Bergen bitrot of een betrouwbare overheid – hoe zit het met digitale duurzaamheid? Blog.

“Digitale duurzaamheid, duurzame toegankelijkheid. Fantastisch. Mag ik nu weer verder met mijn werk?” Nee. Want als je niet zorgt dat alle informatie die je nodig hebt om je werk überhaupt te kunnen doen, duurzaam toegankelijk maakt, wordt werken binnen afzienbare tijd knap lastig.

Digitale duurzaamheid ‘by design’

Goed, waar hebben we het over? Het programma DUTO heeft de term duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie ‘populair’ gemaakt. Hiermee willen de makers duidelijk maken dat duurzaamheid van informatie (bestand zijn tegen verandering) niet genoeg is, maar dat informatie gedurende de levensduur ook toegankelijk (vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar en authentiek) moet zijn én blijven.

DUTO beperkt zich qua scope tot ‘nog te vormen informatie’: duurzaamheid ‘by design’ is in de toekomst het toverwoord. DUTO doet geen uitspraken over bestáánde digitale overheidsinformatie: hoe je als overheidsorganisatie duurzame toegankelijkheid van de huidige informatie voor elkaar krijgt, dat mag je min of meer zelf uitvogelen.

Veel ‘Check’, weinig ‘Plan -Do- Act’

De decentrale overheid wordt gelukkig niet helemaal aan haar lot overgelaten bij het verduurzamen van bestaande informatie; de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) helpt hierbij. KIDO bevat een uitgewerkte methodiek en instrumenten waarmee je een check kunt doen in hoeverre je wel, of niet, voldoet aan de wettelijke eisen op het gebied van informatiebeheer. Wanneer je echter op basis van KIDO een kwaliteitssysteem wilt inrichten en implementeren binnen je organisatie, word je weer doorverwezen naar kwaliteitsmanagementnormen als de NEN-ISO 9001. Ja en nu?

In de praktijk betekent dit dat veel afdelingen en informatieprofessionals heel druk bezig zijn met toetsen én zelfevaluaties én 0-metingen (Check), maar niet concreet worden! De praktische vervolgstappen (Plan, Do en ACT) gaan verloren in organisatorisch drijfzand. Want niemand voelt zich nu binnen overheidsorganisaties echt verantwoordelijk voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.

Handreikingen zijn leuk maar echte meerwaarde?

Bestuurders belijden dat een open overheid in theorie hét ideaal is, maar vinden het verdraaid lastig als toch dat ene bonnetje opduikt… ICT-ers zijn druk bezig om tientallen systemen en ‘tig’ terabytes in de lucht te houden. DIV-ers worstelen met thema’s als zaakgericht werken en ‘hoe zorg ik ervoor dat mijn collega’s in het primair proces zaken en documenten goed registreren?’ De medewerkers in het primair proces zijn ‘ineens’ verantwoordelijk voor compleetheid van een zaak en toekenning van TMLO metadata, ‘TM eh wat?’ (Toepassingsmodel Metadata Lokale Overheden), zonder de ondersteuning die zij in het papieren tijdperk nog van DIV kregen. Van proceseigenaren en afdelingshoofden wordt verwacht dat zij sturen en controleren, maar weten niet hoe en waarop. Want daar bieden alle handreikingen, KPI-audits, toetsinstrumenten etc. geen meerwaarde en moet iedere organisatie zélf het wiel uitvinden… Dus wordt in de praktijk gestuurd op geld en mensen en niet of nauwelijks op (duurzame toegankelijkheid van) informatie. ‘

Is dat een probleem? Ja, dat is een probleem. Allereerst voor de legitimiteit van het overheidshandelen. Hoe kun je nog verantwoording afleggen als er niets is om verantwoording over af te leggen? Daarnaast voor ons cultureel erfgoed: wanneer duurzame toegankelijkheid geen prioriteit krijgt, zal ons digitale archief snel ten ondergaan aan linkrot, bitrot en softwareveroudering. En dat lijkt mij voor iedere Nederlander problematisch.

Kan het niet anders en beter?

Ja, natuurlijk kan dat. Stop kwaliteitsmanagement, duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie en informatie governance niet in hokjes maar positioneer deze integraal binnen de organisatie. Zo staat effectiviteit en de legitimiteit van het handelen van een overheidsorganisatie centraal. Hoe? Daarover een volgende keer meer..

Dick de Vries is expert op het gebied van selectie en waardering. Daarnaast is hij zeer ervaren op het gebied van kwaliteitssystemen en kwaliteitszorg. Dick is tevens lid van de NEN-commissie voor 'Archief en informatiemanagement'.