Blog: techniek is helemaal niet zo spannend voor digitale duurzaamheid

Digitale duurzaamheid, best wel belangrijk… Ja, dat weten we nu wel, maar hoe dan? Belofte maakt schuld en daarom in deze blog een aantal oplossingsrichtingen voor digitale duurzaamheid. Geen zeven stappenplan naar een volmaakt duurzame toekomst, maar wel richtingen die het verkennen waard zijn.

Digitale duurzaamheid heeft geen ‘one system to fix it all’...

Was het maar zo simpel. Als je digitale duurzaamheid binnen je organisatie goed op de kaart wilt zetten dan is het zaak om sowieso vanuit twee invalshoeken te kijken naar dit thema. Ten eerste vanuit het oogpunt van de inhoudsdeskundige/ archivaris. Sta stil bij de volgende punten:

1. Vergeet het e-depot als totaaloplossing idee (zie ook GemmaOnline) en focus je op wat je nu wel kunt regelen, bijvoorbeeld door eerst het informatiemanagement binnen jouw eigen organisatie op orde te brengen en te houden.

2. Breng orde in de chaos door helder beleid, duidelijke verantwoordelijkheden en een duidelijke bewaarstrategie:

A Beleid
a. Hoe gaan we om met oudere digitale informatie van pak en beet voor 2010?
b. Hoe gaan we om met digitale informatie binnen de (Windows) kantoorautomatisering?
c. Hoe gaan we om met digitale informatie in DMS en zaaksystemen
d. Hoe gaan we om met digitale informatie in proces- en back-office applicaties?
e. Hoe gaan we om met digitale informatie in de cloud?

B Verantwoordelijkheden
f. Wat is de verantwoordelijkheid van de ambtenaar, DIV’er, ICT’er en archivaris met betrekking tot al die verschillende soorten informatie?

C Bewaarstrategie
g. Wat is onze preserveringsstrategie voor al die verschillende soorten informatie?
h. Hoe bieden we toekomstige uitdagingen met betrekking tot digitale duurzaamheid het hoofd?

3. Werk samen en experimenteer met andere overheidsorganisaties op aspecten van digitale duurzaamheid.

Maak beleid voor de gehele organisatie

Maar digitale duurzaamheid is zeker niet, een ding van het archief alleen! De gehele organisatie moet van het belang doordrongen worden. De tweede invalshoek gaat daarom over het vaststellen van een organisatiebrede visie. En dat begint toch echt bij het bestuur/ MT/ College.

Zet digitale duurzaamheid op de agenda, naast alle andere vraagstukken op het gebied van informatie. Geef voor jezelf en vooral als bestuur/ MT/ college zelf antwoord op de volgende vragen:
• Wat voor organisatie willen we zijn?
• Wat betekent dit voor onze processen, onze dienstverlening, de wijze van sturing hierop en de informatie die we voor ons werk ontvangen, maken, gebruiken en versturen?
• Hoe vullen we wettelijke verplichtingen zo in dat ze ons dagelijkse werk beter of efficiënter maken?
• Hoe houden we elkaar scherp op de waarde van informatie voor onszelf en voor de burger?
• Wat verwachten wij van onze inhoudsdeskundigen en hoe faciliteren we hen?

Als deze stappen gezet worden, is de techniek nog het minst spannende onderdeel….

Dick de Vries is expert op het gebied van selectie en waardering. Daarnaast is hij zeer ervaren op het gebied van kwaliteitssystemen en kwaliteitszorg. Dick is tevens lid van de NEN-commissie voor ‘Archief en informatiemanagement’.