Blog: wie gaat erover informatiebeheer?

Is het duidelijk wie in jouw organisatie gaan over het informatiebeheer? Iedereen verwerkt en slaat tegenwoordig informatie op. Misschien zeg je: “Iedereen doet aan informatiebeheer”. Dat vinden wij ook. Maar hoe is dat dan geregeld? Vaak is belangrijke informatie versnipperd in een veelheid aan applicaties opgeslagen. Dat dit voor geen enkele bedrijfsvoering efficiënt is, snappen we allemaal. Maar er speelt meer. Want is er iemand die bijvoorbeeld rekening houdt met eisen aan informatiebeheer vanuit wet- en regelgeving? Is de organisatie compliant en zijn risico’s gedekt? En heel belangrijk: kunnen medewerkers op een prettige manier digitaal werken?

Verschillende rollen binnen het informatiebeheer

Als iedereen over informatiebeheer gaat, hoe zorg je er dan voor dat iedereen zijn rol vervult? Je kunt vier rollen onderscheiden waarmee je een belangrijke basis legt voor betrouwbare en efficiënte werkprocessen. Zo kunnen medewerkers zonder gedoe digitaal samenwerken.

Eigenaar: het MT is eindverantwoordelijk voor goed informatiebeheer en heeft iemand nodig die de rol van gedelegeerd eigenaar op zich neemt. Dit is iemand die actief het MT betrekt bij governance ten aanzien van informatiebeheer. Iemand die hen meeneemt in het proces om tot eenduidig beleid en kaderstelling over informatiebeheer te komen.

Sparringpartner/ ‘geweten’: dit is een rol voor een of meerdere personen. De sparringpartner opereert binnen het vastgestelde kader en beleid. Hij is een sparringpartner voor proceseigenaren over de invulling van de informatievoorziening. Als er advies nodig is over hoe, waar en volgens welke kwaliteit een nieuwe categorie informatie op te slaan, weet hij raad. Iemand die daarnaast toezicht houdt op naleving van gemaakte afspraken met betrekking tot informatiebeheer. De sparringpartner is er ook voor afdelingen. Hij geeft bijvoorbeeld instructies of trainingen over correct gebruik van de applicaties.

Proceseigenaar: een belangrijke rol, omdat de proceseigenaar verantwoordelijk is voor de kwaliteit en volledigheid van de informatie binnen de processen. Het meest logische is om deze rol bij het lijnmanagement te beleggen vanuit een procesbeheersstructuur. Omdat het lijnmanagement namelijk voldoende bevoegdheid heeft om in te grijpen in de processen. Bewustmaking en faciliteren van afspraken rondom informatievoorziening is een belangrijke taak vanuit deze rol. Maar ook afstemming met de overige proceseigenaren, omdat verschillende processen over dezelfde informatiedomeinen heen gaan.

Gebruiker: dit is een rol voor iedereen die informatie ontvangt, bewerkt of verwerkt. Daarmee ben jij ( buiten je andere rollen) ook een gebruiker. Je maakt als gebruiker dagelijks afwegingen over de kwaliteit van je eigen werk. De kwaliteit van de informatie die je volgens afspraak ergens vastlegt. Jouw werk is echter niet jouw informatie. Het is informatie van/voor de organisatie waar je voor werkt. Denk in processen en informatiestromen. Dat helpt om te begrijpen dat werkelijk alle informatie die door jouw handen gaat weer input kan zijn voor een ander. Daarom kan jij als gebruiker je rol binnen het informatiebeheer pas goed uitvoeren als de andere rollen ook ingeregeld zijn.

Goed inregelen

Goed ingeregeld informatiebeheer is belangrijk, maar nog steeds geen vanzelfsprekendheid. Hoe zijn de eerder genoemde rollen in jouw organisatie belegd? Wat is eigenlijk de status van informatiebeheer in je organisatie?

Onze gouden tip:

  • Begin eerst maar eens bij het beleid voor informatiebeheer. Daar zit het meeste werk:
  • Is er beleid voor informatiebeheer en is het actueel?
  • Is nut en noodzaak voor de organisatie duidelijk?
  • Staan de rollen er in omschreven?
  • Is het duidelijk voor iedereen?
  • Dan kan je van daaruit van boven naar beneden verder met de invulling van de rollen. Succes!

Meer weten?

Doxis heeft een standaard aanpak ontwikkeld voor niet-standaard issues ten aanzien van informatiebeheer. Met deze methode borgen wij dat de rollen voor informatiebeheer goed toegerust worden. Het resultaat hiervan is dat de organisatie prettig en correct digitaal werkt.

Ben je benieuwd naar de aanpak? Lees meer over onze diensten op het gebied van digitaal werken en informatiebeheer.

Pearl Hagen is een organisatieregisseur, gespecialiseerd in procesmanagement, kwaliteitsmanagement en verandermanagement. Tevens is zij programmamanager van i-Beez; een dienstverleningsproduct van Doxis.