Gegevensbeheer – Afsluiten archieven

Momenteel is in het archief de transitie van analoge naar digitale archiefbewerking gaande. Na de overgang van de bedrijfsvoering naar digitaal werken in de afgelopen jaren, is nu het effect in de archiefbewerking merkbaar.

 

 

Toename digitale bestanden

Papieren archiefbewerking is eindig! Maar nu nog niet!

Veel organisaties digitaliseerden hun processen en werken inmiddels zaakgericht. Dat zorgt voor veel aandacht voor digitaliseren en de afgelopen jaren is minder aandacht geweest voor papieren werkvoorraden. Het gevolg van de voortgaande digitalisering is dat we nu in de fase zijn gekomen dat steeds meer papieren archieven worden afgesloten en overgebracht naar de archiefbewaarplaats (bij de archiefdienst). Met selectie en waardering van deze papieren bestanden en de overdracht worden overheidsorganisaties weer compliant in de zin van de Archiefwet.

Werkvoorraden

Doxis is van mening dat deze werkvoorraden de komende jaren verwerkt worden. In de markt en bij onze klanten ziet Doxis de expertise, kennis en resources rondom papieren archiefbewerking snel verdwijnen. Dat zorgt voor een gat in de bezetting bij de Nederlandse overheid in de komende 10 jaren. Op dit moment zitten de informatiespecialisten van de overheid in de (transitie naar) digitale archivering en kwaliteitswerkzaamheden. Ook gaat de aandacht en het budget in hoge mate naar de verdere digitale afhandeling van zaken, digitale archivering en e-depots.

Kennis en processen

Dit zorgt het komende decennium voor een grote behoefte aan archiefprofessionals die deze werkvoorraden wegwerken. Doxis vindt dat werkvoorraden zich uitstekend lenen voor een duidelijke projectmatige aanpak met zekerheid over de drie belangrijkste aspecten: kwaliteit, tijd en budget. Onze professionals beschikken niet alleen over de kennis van archiefbewerking, maar ook over uitgebreide kennis van de processen van de Nederlandse overheid. Om de archiefbescheiden goed te kunnen waarderen en selecteren, moeten we immers begrijpen wat de taken en processen van de organisatie zijn.

Erfgoedvraagstukken

De komende jaren ligt de focus ook op erfgoedvraagstukken; dit vraagt om een hoge mate van expertise en specifieke kennis over het ontsluiten van particuliere en bedrijfsarchieven op het niveau van VVA, Archivistiek A en B. Doxis beschikt over een team van deze experts. Tenslotte richt Doxis Archiefbewerking zich op de kwaliteitscontroles op toegankelijkheid (metadata), volledigheid en betrouwbaarheid van het dossier en het afsluiten (read only maken) van digitale dossiers.

Archiefanalyse

Archiefanalyse

In de analysefase starten we met het afbakenen van de scope, de omvang en de kwaliteit van het archiefbestand. We toetsen het archief op volledigheid en maken een inschatting van de benodigde werkzaamheden en het niveau van de bewerking (dossier, tab of document). Met een hoogwaardige archiefschouw komen we tot een analyse en een plan van aanpak op hoofdlijnen.

Inrichten

Inrichten

Tijdens de inrichtingsfase maakt Doxis een Archiefbewerkingsplan. Dit is een nadere uitwerking op detailniveau van de analyse: de inrichting van de productie, de rapportage, de communicatie-afspraken en benodigde resources stellen we vast. De werkzaamheden en de te gebruiken hulpmiddelen (software, selectielijst, rubriekenschema, metadatamodel, logboek) worden beschreven. Of te wel een scherp ingericht en afgestemd productie- en rapportageproces .

Uitvoeren

Uitvoeren

Tenslotte volgt de uitvoering van het project. Doxis maakt hierbij gebruik van de Prince2 methodiek waarbij we continu meten en verslagleggen. We laten ons door de klant toetsen door middel van steekproeven en sturen nadrukkelijk op kwaliteit, tijd en budget. Heldere communicatie en rapportage zorgen voor een goed en regelmatig overleg met de klant. Het resultaat van de uitvoering is dat u beschikt over een goed geordend en toegankelijk bestand (compliance).

Logo RIVM
Logo Rijkswaterstaat
Logo Gemeente Amsterdam
Logo Gemeente Utrecht
Logo Gemeente Deventer
Logo Eneco
Logo van Casade
Afbeelding voor Training Implementatie Nieuwe Gemeentelijke Selectielijst 2017
Training Implementatie Nieuwe Gemeentelijke Selectielijst 2017
  • Eindhoven, Utrecht en Zwolle
  • 28 september 2017, 5 oktober 2017, 17 oktober 2017
Aanmelden voor dit event Bekijk alle events

Expertisegebieden

Archiefbewerking - begeleiding en coaching


Klantvraag Bij organisaties en instellingen die in de transitie zitten van analoog naar digitaal werken ontstaan vaak achterstanden op het gebied van het archiveren van de papieren dossiers en documenten. Het is belangrijk dat dit 'papier' op de juiste manier en volgens de geldende wet- en regelgeving wordt bewerkt. In organisaties is de (klassieke) kennis en expertise van documentbeheer meestal . . .

Archiefbewerkingsplan - business case opstellen


Klantvraag Reorganisaties, fusies, (gemeentelijke) herindelingen en ook de implementatie van bijvoorbeeld een zaaksysteem, zorgt er vaak voor dat er achterstanden ontstaan op het gebied van archivering. Bovendien betekent het vaak dat oude archieven moeten worden afgesloten en nieuwe archieven vereisen een nieuwe inrichting. Als u dit niet regelt, voldoet u onder andere niet meer aan de geldende wet- en regelgeving . . .

Overbrengen van archieven


Klantvraag Voor overheidsorganisaties geldt dat zij op een gegeven moment hun archieven moeten overbrengen naar een Archiefbewaarplaats. Voor alle rijksorganisaties, ZBO's, PBO's, provincies, gemeenten, waterschappen en regionale samenwerkingsorganisaties is het overbrengen van archieven een wettelijke verplichting. De Archiefbewaarplaatsen stellen specifieke en hoge eisen aan de archieven die overgedragen worden. De tijd en specifieke deskundigheid voor het overbrengen van . . .

“Door veranderingen in wetgeving heb je geen garantie dat het ook zo goed is als je denkt. Doxis gaf helder weer welke zaken aandacht nodig hadden.”
Harald de Ceuninck
Ad Tramper
Gemeentearchivaris, Gemeente Vlissingen
“Mede dankzij de ondersteuning van Doxis bij het opzetten van de informatiesystemen, zijn we zover gekomen.”
Harald de Ceuninck
Stephan van Erp
Manager Strategie en Bedrijfsvoering, Casade
“Seminar 2016: over de veranderingen in de samenleving door digitalisering en de inspanningen die analoge mensen doen om hiermee om te gaan. ”
Harald de Ceuninck
Herman Konings
Trendwatcher en futuroloog
“Doxis Seminar 2016: Mensen die altijd maar professioneel verbonden (moeten) zijn, gaan alternatieven zoeken. Ze gaan bijvoorbeeld bierbrouwen.”
Harald de Ceuninck
Herman Konings
Trendwatcher, futuroloog

Download het gratis boekje 'De 7 Zonden'

Wat moet je niet doen bij het digitaliseren van dossiers, substitutie of functioneel beheer? Download gratis het 7 zonden boekje.

Download Download het gratis boekje 'De 7 Zonden' Ipad Cover

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.