Digitaal informatiebeheer

Digitaal werken is de norm. Zeker met het oog op de Digitale Overheid 2020. Ook in de digitale wereld heb je als overheid de verantwoordelijkheid dat zorgt voor authentieke, toegankelijke en betrouwbare informatie.

Doxis heeft succesvolle methoden ontwikkeld waarmee wij digitaal informatiebeheer succesvol vormgeven en inrichten. Bovendien toetsen wij of je digitaal informatiebeheer voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Regel informatiebeheer aan de voorkant van het proces

In een wereld waarin informatie exponentieel toeneemt, is het belangrijk dat het duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor zijn eigen informatie. De grote vraag is alleen hoe zorgen we ervoor dat uiteindelijk het informatiebeheer doelmatig en rechtmatig is geregeld?

Aanpak

Doxis brengt en houdt je digitaal informatiebeheer op orde. Dit doen we door onder meer het opstellen en toetsen van beleidsplannen. Hierbij leggen we ook vast wie wat doet en waar de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen:

  1. Authenticiteit, toegankelijkheid en betrouwbaarheid
    Nadat de verantwoordelijkheden zijn belegd is het zaak om te zorgen dat informatie die wordt gemaakt, verstuurd en of bewaard ook voldoet aan de eisen voor authenticiteit, toegankelijkheid en betrouwbaarheid. Zowel voor het hier en nu en als voor de langere termijn. Ook onderzoekers en rechthebbenden moeten later over dezelfde informatie kunnen beschikken en de informatie in de juiste context kunnen plaatsen.
  2. Applicaties in harmonie
    Om dat te borgen is het belangrijk dat je processen goed en eenduidig ontwikkelt, borgt en waar nodig verbetert. Welke applicaties zet je in en hoe zorg je ervoor dat je bedrijfsprocessen in goede harmonie met elkaar werken? Hoe ontstaat een goede interactie tussen de primaire taken (bediening van de klant) en de efficiënte inzet van mensen en middelen. Wij brengen in kaart wie welke informatie in welke processen verzamelt.
  3. Techniek
    Als dat dan allemaal op orde is, kijken we naar de rol die techniek (lees IT) hier een ondersteunende rol in speelt. Want processen, beheer en technieken lopen in toenemende mate in elkaar over. Alleen IT volstaat niet, techniek is er om het werk gemakkelijker te maken, maar het neemt het niet over. Het is hierbij belangrijk dat alle verschillende disciplines goed samenwerken en hun verantwoordelijkheid nemen om te komen tot én te blijven voldoen aan een adequaat informatiebeleid.

Kortom, aan de voorkant is het van belang dat het goed wordt geregeld. Ook blijven we continu in gesprek met opdrachtgevers in het steeds veranderende veld. De menselijke expertise is en blijft een voorwaarde voor succes. Dat is ook waar Doxis voor staat: als digitaal mensenwerk wordt.

Bij de aanpak van het digitaal informatiebeheer gebruiken we onderstaande bewezen methode:

Identificeren informatiebeheer

Identificeren

Wij onderzoeken samen wat de ambities van jouw organisatie zijn op het gebied van digitaal informatiebeheer. Waar sta je nu en waar wil je naar toe? Doxis maakt dit mogelijk en onderzoekt hoe dit binnen je organisatie ingericht moet worden.

Ontwerpen informatiebeheer

Ontwerpen

Digitaal werken is ook mensenwerk. De menselijk maat bepaalt hoe en of digitaal informatiebeheer een succes wordt. Doxis geeft naast inrichting in procedures en techniek vooral inzicht in het menselijke aspect. 

Toetsen informatiebeheer

Toetsen

Samen zorgen we voor toetsing en zorgen we dat digitaal informatiebeheer iedere dag beter wordt.

Doxis kijkt verder dan haar neus lang is. We gaan voor oplossingen die je informatiebeheer vandaag op de rit zet voor de toekomst van nu én later. Hoe we dat doen? Jij vraagt, wij ook.

Lees naast onze expertises op het gebied van 'Digitaal Informatiebeheer' ook wat we voor je kunnen doen op het gebied van Digitaal Werken en Informatiemanagement en Duurzaam archiefbeheer.

Afbeelding voor Zaakgericht werken en hoe het wél werkt – Training
Zaakgericht werken en hoe het wél werkt – Training
  • Naar keuze
  • In-company
Aanmelden voor dit event Bekijk alle events
“De quickscan van Doxis op onze netwerkschijf helpt ons enorm bij het besef dat we onze informatiehuishouding op orde moeten brengen.”
Harald de Ceuninck
Remko Oonk, gemeente Hof van Twente
Senior medewerker informatiebeheer en ICT
“Door veranderingen in wetgeving heb je geen garantie dat het ook zo goed is als je denkt. Doxis gaf helder weer welke zaken aandacht nodig hadden.”
Harald de Ceuninck
Ad Tramper
Gemeentearchivaris, Gemeente Vlissingen
“Mede dankzij de ondersteuning van Doxis bij het opzetten van de informatiesystemen, zijn we zover gekomen.”
Harald de Ceuninck
Stephan van Erp
Manager Strategie en Bedrijfsvoering, Casade

Download het gratis het boek Expeditie Zwerm

Expeditie Zwerm: jouw routekaart op weg naar virtueel werken. Download nu gratis!

Download Download het gratis het boek Expeditie Zwerm Ipad Cover

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.