Digitaal informatiebeheer

Digitaal werken is de norm. Zeker met het oog op de Digitale Overheid 2020. Ook in de digitale wereld heeft u als overheid de verantwoordelijkheid dat u voldoet aan uw zorg voor authentieke, toegankelijke en betrouwbare informatie. Doxis heeft succesvolle methoden ontwikkeld waarmee wij uw digitaal informatiebeheer succesvol vormgeven en inrichten. Bovendien toetsen wij of uw digitaal informatiebeheer voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Een transparante overheid met betrouwbare informatie is de eis die tegenwoordig wordt gesteld. In een wereld waarin informatie almaar toeneemt, is het belangrijk dat het duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Vroeger kwam de post via één kanaal binnen. Door de opkomst van Twitter, Facebook, e-mail, WhatsApp etc. is een uniforme informatiestroom lastig te ontwaren. Iedere medewerker wordt verantwoordelijk voor zijn eigen informatie en dan blijft de grote vraag: hoe zorgen we ervoor dat uiteindelijk het informatiebeheer deugdelijk, goed en efficiënt is geregeld? 

Regel uw informatiebeheer aan de voorkant van het proces

Doxis brengt en houdt uw digitaal informatiebeheer op orde. Dit doen we door onder meer het opstellen en toetsen van beleidsplannen. Hierbij leggen we ook vast wie wat doet en waar de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen. Kortom, aan de voorkant is het van belang dat het goed wordt geregeld. Ook blijven we continu in gesprek met opdrachtgevers in het steeds veranderende veld.


Authenticiteit, toegankelijkheid en betrouwbaarheid

Anders dan met papieren informatie bestaat de mogelijkheid van achteraf verwerken en opruimen van informatie in de digitale wereld amper meer. De werkelijkheid is vluchtig en veel informatie wordt gemaakt op basis van een context die snel wisselt. Nadat de verantwoordelijkheden zijn belegd is het zaak om te zorgen dat informatie die wordt gemaakt, verstuurd en of bewaard ook voldoet aan de eisen voor authenticiteit, toegankelijkheid en betrouwbaarheid. Zowel voor het hier en nu en als voor de langere termijn. Ook onderzoekers en rechthebbenden moeten later over dezelfde informatie kunnen beschikken en de informatie in de juiste context kunnen plaatsen.

Applicaties in harmonie

Om dat te borgen is het belangrijk dat je processen goed en eenduidig ontwikkelt, borgt en waar nodig verbetert. Welke applicaties zet je in en hoe zorg je ervoor dat je bedrijfsprocessen in goede harmonie met elkaar werken? Hoe ontstaat een symbiose waarbij de primaire taken (bediening van de klant) gepaard gaat met het efficiënt inzetten van mensen en middelen. Het in kaart brengen van processen gekoppeld aan de informatie die in dat proces wordt verzameld en door wie is van groot belang. Risico’s voor inefficiënt werken liggen op de loer net als het onnodig verzamelen van informatie en het dubbel opslaan van informatie en het niet (kunnen) werken met de laatste versie van informatie.

Als dat dan allemaal op orde is, blijft ook de vraag hoe de techniek (lees: IT) hier een ondersteunende rol in speelt. Processen, beheer en technieken lopen in toenemende mate in elkaar over. Zo wordt het steeds meer een samenspel tussen verschillende disciplines om te komen tot en te blijven voldoen aan een deugdelijk informatiebeleid. Burgers moeten weten dat hun gegevens goed zijn geborgd en dat die gegevens alleen ingezet kunnen worden door die medewerkers in die processen die die informatie nodig hebben. Afschermen door middel van techniek maar ook sturing via het management. Alleen IT volstaat niet, techniek is er om het werk gemakkelijker te maken, maar het neemt het niet over. De menselijke expertise is en blijft een voorwaarde voor succes. Dat is ook waar Doxis voor staat: als digitaal mensenwerk wordt.

Identificeren informatiebeheer

Identificeren

Bedrijfsresultaat behalen in een plaats- en tijdonafhankelijke wereld. Informatie die 24/7 beschikbaar en vindbaar moet zijn. Doxis maakt dit mogelijk en onderzoekt hoe dit binnen uw bedrijf ingericht moet worden. 

Ontwerpen informatiebeheer

Ontwerpen

Digitaal werken is ook mensenwerk. De menselijk maat bepaalt hoe en of digitaal informatiebeheer een succes wordt. Doxis geeft naast inrichting in procedures en techniek vooral inzicht in het menselijke aspect. 

Toetsen informatiebeheer

Toetsen

Samen met u zorgen we voor toetsing en zorgen we dat digitaal informatiebeheer iedere dag beter wordt.  

Logo RIVM
Logo Rijkswaterstaat
Logo Gemeente Amsterdam
Logo Gemeente Utrecht
Logo Gemeente Deventer
Logo Eneco
Logo van Casade
Afbeelding voor Blockchain; de zoveelste buzzkreet of écht revolutionair voor (semi)overheden?
Blockchain; de zoveelste buzzkreet of écht revolutionair voor (semi)overheden?
  • Abe Lenstra Stadion Heerenveen (FR), Theater De Tamboer, Hoogeveen (DR)
  • 7 november, 7 december
Aanmelden voor dit event Bekijk alle events

Expertisegebieden

Substitutie - verzekerd digitaal werken


Klantvraag Welke organisatie werkt er vandaag de dag niet aan de substitutie (digitale vervanging) van de werkprocessen? En welke van deze organisaties zijn er ook echt volledig digitaal? Bent u al zover? Of is uw organisatie er ook een van de vele die al jaren werkt in een hybride informatielandschap: met papieren én digitale documenten. Vaak blijkt het nog een . . .

Kwaliteitssysteem succesvol opzetten


Klantvraag Voor veel organisaties is het opzetten, invoeren en borgen van een kwaliteitssysteem nog een behoorlijke opgave. Als proceseigenaar, gemeentesecretaris of CIO ben je wel verantwoordelijk voor het sturen  op en beheersen van de kwaliteit van informatie. Hoe pak je zoiets aan in een tijd dat de hoeveelheid informatie binnen je organisatie exponentieel toeneemt? Veel gehoorde 'wakker-liggers' zijn: Wat . . .

Audits en nulmetingen - snel en betrouwbaar


Klantvraag Voldoet onze organisatie aan geldende wet- en regelgeving op archiefgebied? Is onze organisatie in control? Werken wij wel conform de door onszelf geadopteerde (NEN- ISO) normen? Als verantwoordelijke voor de informatisering heeft u de uitdaging om ervoor te zorgen dat het digitaal informatiebeheer voldoet aan alle wet- en regelgeving en kwaliteitseisen. Doxis is een ervaren deskundige op het gebied . . .

“Door veranderingen in wetgeving heb je geen garantie dat het ook zo goed is als je denkt. Doxis gaf helder weer welke zaken aandacht nodig hadden.”
Harald de Ceuninck
Ad Tramper
Gemeentearchivaris, Gemeente Vlissingen
“Mede dankzij de ondersteuning van Doxis bij het opzetten van de informatiesystemen, zijn we zover gekomen.”
Harald de Ceuninck
Stephan van Erp
Manager Strategie en Bedrijfsvoering, Casade
“Seminar 2016: over de veranderingen in de samenleving door digitalisering en de inspanningen die analoge mensen doen om hiermee om te gaan. ”
Harald de Ceuninck
Herman Konings
Trendwatcher en futuroloog
“Doxis Seminar 2016: Mensen die altijd maar professioneel verbonden (moeten) zijn, gaan alternatieven zoeken. Ze gaan bijvoorbeeld bierbrouwen.”
Harald de Ceuninck
Herman Konings
Trendwatcher, futuroloog

Zit Bill Gates ook in uw Zwerm?

We leven in een ‘zwerm’ en zijn allemaal met elkaar verbonden. Dit vereist een omslag in denken over mens, werk én informatieopslag. Download gratis het e-book.

Download Zit Bill Gates ook in uw Zwerm? Ipad Cover

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.