Duurzaam archiefbeheer

 

Waarom duurzaam bewaren?

Je informatievoorziening moet je vakmensen faciliteren. De werkomgeving dient daarom zodanig ingericht te zijn dat de juiste informatie wordt gebruikt, gedeeld én (duurzaam) bewaard.

Daarnaast ben je het verplicht als overheidsorganisatie om ervoor te zorgen dat je archief voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dat betekent op tijd vernietigen, bewaren wanneer nodig en toegankelijk voor wie dat mag. En je moet het op een gegeven moment overdragen naar een archiefbewaarplaats (in papieren dan wel digitale vorm).

Aanpak

Dit vraagt om een hoge mate van expertise op het niveau van VVA, Archivistiek A en B. Doxis beschikt over een team van deze experts. Bij onze aanpak hanteren we de volgende uitgangspunten:

  • Projectmatig

De archief ‘werkvoorraden’ lenen zich uitstekend voor een duidelijke projectmatige aanpak. Hierbij staan kwaliteit, planning en budget centraal. Doxis heeft hiervoor de juiste kennis en expertise in huis. Bovendien kennen we de overheid én geldende wet- en regelgeving als geen ander!

  • Compliant

We zorgen ervoor dat je achterstanden op het gebied van archiefbeheer snel worden aangepakt en we helpen je het informatiebeheer volgens geldende wet- en regelgeving in te richten. Maar we doen niet aan symptoombestrijding. Dat betekent dat we tegelijkertijd ervoor zorgen dat nieuwe achterstanden niet ontstaan waardoor je vakmensen doelmatig aan de slag kunnen met hun kerntaken.

 

Onze methode

We gebruiken de volgende methode tijdens een archiefbewerkingsproject:

Archiefanalyse

Archiefanalyse

In de analysefase starten we met het afbakenen van de scope, de omvang en de kwaliteit van het archiefbestand. We toetsen het archief op volledigheid en maken een inschatting van de benodigde werkzaamheden en het niveau van de bewerking (dossier, tab of document). Met een hoogwaardige archiefschouw komen we tot een analyse en een plan van aanpak op hoofdlijnen.

Inrichten

Inrichten

Tijdens de inrichtingsfase maakt Doxis een Archiefbewerkingsplan. Dit is een nadere uitwerking op detailniveau van de analyse: de inrichting van de productie, de rapportage, de communicatie-afspraken en benodigde resources stellen we vast. De werkzaamheden en de te gebruiken hulpmiddelen (software, selectielijst, rubriekenschema, metadatamodel, logboek) worden beschreven. Of te wel een scherp ingericht en afgestemd productie- en rapportageproces .

Uitvoeren

Uitvoeren

Tenslotte volgt de uitvoering van het project. Doxis maakt hierbij gebruik van de Prince2 methodiek waarbij we continu meten en verslagleggen. We laten ons door de klant toetsen door middel van steekproeven en sturen nadrukkelijk op kwaliteit, tijd en budget. Heldere communicatie en rapportage zorgen voor een goed en regelmatig overleg met de klant. Resultaat: je beschikt over een goed geordend en toegankelijk bestand (compliance).

Doxis kijkt verder dan haar neus lang is. We gaan voor oplossingen die je duurzaam archiefbeheer vandaag op de rit zet voor de toekomst van nu én later. Hoe we dat doen? Jij vraagt, wij ook.

Lees naast onze expertises op het gebied van Duurzaam archiefbeheer ook wat we voor je kunnen doen op het gebied van Digitaal Werken en Informatiemanagement en Digitaal Informatiebeheer.

Afbeelding voor Kennisbijeenkomst Kwaliteitssysteem Informatiebeheer
Kennisbijeenkomst Kwaliteitssysteem Informatiebeheer
  • Gemeente Heerenveen
  • 21 november 2019
Aanmelden voor dit event Bekijk alle events
“De quickscan van Doxis op onze netwerkschijf helpt ons enorm bij het besef dat we onze informatiehuishouding op orde moeten brengen.”
Harald de Ceuninck
Remko Oonk, gemeente Hof van Twente
Senior medewerker informatiebeheer en ICT
“Door veranderingen in wetgeving heb je geen garantie dat het ook zo goed is als je denkt. Doxis gaf helder weer welke zaken aandacht nodig hadden.”
Harald de Ceuninck
Ad Tramper
Gemeentearchivaris, Gemeente Vlissingen
“Mede dankzij de ondersteuning van Doxis bij het opzetten van de informatiesystemen, zijn we zover gekomen.”
Harald de Ceuninck
Stephan van Erp
Manager Strategie en Bedrijfsvoering, Casade

Download het gratis het boek Expeditie Zwerm

Expeditie Zwerm: jouw routekaart op weg naar virtueel werken! Download nu gratis!

Download Download het gratis het boek Expeditie Zwerm Ipad Cover

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.