Stop met het opruimen van je digitale zolder! 12 overwegingen

Hoe ga je om met het selecteren van digitale data?

Ivana Ivkovic
Ivana Ivkovic

Door: Ivana Ivkovic, Thinking, not wishful thinking- Auteur van 'De Zwerm. Een verhaal over de virtuele samenleving'

Nu het archief geen fysieke ruimte meer inneemt, liggen de mogelijkheden voor het verzamelen van data voor ons open. Maar hoe zorgen we ervoor dat het oneindige digitale archief geen oneindige rommelkamer wordt? En wat betekent dit voor je digitale duurzaamheid?

Iedereen die ooit een zolder heeft opgeruimd weet hoe het moet. Je bekijkt alle spullen, bedenkt wat nog nuttig kan zijn, stopt het bij elkaar in de dozen met het opschrift 'bewaren' en brengt de rest naar de vuilstort, of naar de kringloopwinkel. Het informatiebeheer gaat in organisaties niet wezenlijk anders. Een stapeltje documenten, een afgerond dossier, moet ofwel in permanente opslag of na een tijdje weg. Alleen zijn er sinds de digitalisering geen echte stapeltjes meer, en dus ook geen echte zolder die om de zoveel tijd moet worden leeg geruimd. Fysiek ruimtegebrek is niet langer een reden om data te bewaren of weg te gooien. Wat dan wel? Om welke redenen besluiten we tegenwoordig om de zolder op te ruimen? En zijn dat goede redenen?

1 Stel vooral de vraag: waaróm je iets wil bewaren

Bij veel organisaties is de invulling van het digitale informatiebeheer hoogst pragmatisch – wat wordt bewaard of weggegooid, wordt besloten op grond van de wettelijke eisen en de bestaande selectielijsten. Maar de duidelijkheid die de regelgeving schept kan ook verraderlijk zijn als de brede impact van digitalisering wordt onderschat, en als organisaties voorbijgaan aan de belangrijke vragen die zich met digitalisering aandienen: hoe willen we met ons digitaal geheugen omgaan? Op welke manier het beste te anticiperen op de ontwikkelingen van de toekomst – qua technische mogelijkheden, maar ook qua ontwikkelingen in de maatschappij? Want de vraag is niet alleen wat we willen bewaren en hoe, maar ook: waaróm, met welk oogmerk?

2  Geen technisch vraagstuk maar een organisatievraagstuk

Zo betekent een heldere richtlijn bijvoorbeeld niet dat alle relevante informatie ook daadwerkelijk wordt bewaard. Want informatie ligt opgeslagen op verschillende plekken, en een deel verdwijnt onder de radar. Het selecteren van digitale informatie wordt op slechts een deel van het totaal toegepast. E-mails, tweets, of WhatsApp-berichtjes zitten daar vaak niet bij – en deze kunnen wel relevant zijn.  Informatie wordt alleen goed bewaard als het aansluit op de informatiehuishouding van de hele organisatie, en die informatiehuishouding is sinds de digitalisering enorm in complexiteit toegenomen. In plaats van een archiefafdeling waar professionals zorgen voor het beheer, is door digitalisering de taak van archivering verspreid onder vele medewerkers, en staat deze taak tegenwoordig dichter bij het werkproces.

3  Discipline hoort er wel bij

Op een goede manier de relevante informatie bewaren vereist een enorme discipline, en soms is dat te veel gevraagd. Hiermee is het beheer van digitale informatie niet langer een technisch vraagstuk, maar een organisatievraagstuk.
Dit organisatievraagstuk is op zijn beurt al een hele opgave, sinds uitbesteden eerder een regel dan een uitzondering is. Informatie van een groot project – een snelweg bijvoorbeeld – ligt verspreid bij vele overheidsinstanties en bedrijven die de werkzaamheden aan de weg verrichten. De vraag wie dan de informatie moet beheren is niet zo eenvoudig te beantwoorden. In het sociale domein ontstaat een vergelijkbaar probleem aangezien de gemeente de opdrachtgever is en alles moet aansturen, maar er in de praktijk talrijke hulpverleners bij betrokken zijn. Dat kunnen grote organisaties zijn, maar ook kleine zelfstandigen zoals psychologen. Daarom moet er hoe dan ook informatie gedeeld worden. De vraag is wat de beste manier is om dat te doen.

4  Open data versus privacybescherming

Een ontwikkeling als open data - één gezamenlijke Data Cloud voor vele betrokkenen – lijkt op den duur de enige oplossing te zijn om deze versnippering, atomisering, het hoofd te bieden. En uiteraard staat een dergelijke oplossing haaks op zaken als privacybescherming of, in het geval van infrastructuur, eigendomsrechten. Maar juist daarom moet er meer discussie zijn over hoe op een effectieve én een integere manier met informatie om te gaan. Het huidige beleid heeft voornamelijk het behoud van controle als doel, en richt zich onvoldoende op de vraag naar samenwerking.

5  Samenwerken móet in de digitale wereld

En de belangrijke invloed van digitalisering is dat we hoe dan ook niet langer om het samenwerkingsvraagstuk heen kunnen. De ontwikkeling die ingezet is met digitalisering, is namelijk niet vrijblijvend. Zo wordt de ontwikkeling van een gezamenlijke Data Cloud - een 'data-zwerm' - door de Rotterdamse techniekfilosoof Jos de Mul niet gezien als slechts één van de vele mogelijkheden, iets waar we in de toekomst naartoe kunnen groeien, maar als een noodzakelijke randvoorwaarde om in die toekomst nog fatsoenlijk te kunnen blijven werken, en dat is een heel ander uitgangspunt.

6  Ontwikkel een visie op wat je documenteert…

Dat het huidige beleid zich meer op controle dan op samenwerking richt, is ook zichtbaar in de strategie die nu wordt gevolgd om de grote berg digitale data te beheren. De eindeloze stroom informatie moet namelijk zo snel mogelijk worden ingedamd: selectie is niet langer iets dat achteraf gebeurt, bij een voltooide zaak, maar gebeurt bij de bron. Zodra er informatie binnenkomt, een vergunningsaanvraag bij een gemeente bijvoorbeeld, moet het worden geoormerkt als iets dat bewaard moet worden, na een bepaalde tijd weg mag, of zelfs weg moet. Het probleem daarbij is dat er niet altijd onmiddellijk bepaald kan worden of een zaak zal uitgroeien tot iets groters of niet. Zo kan een klacht jaren later uitgroeien tot een grote klokkenluidersaffaire, en de aanvankelijk afgehandelde brieven kunnen een nieuwe betekenis krijgen. In het kort: de vraag wat bewaard moet worden en wat weg mag, is niet louter procedureel. Het is belangrijk om een visie te ontwikkelen over hoe en waarom data gedocumenteerd wordt.

7…en vertaal die visie naar de organisatie

Dergelijke visies worden wel ontwikkeld, maar vinden slechts mondjesmaat een vertaling naar het organisatieniveau. Zo heeft Charles Jeurgens, hoogleraar Archivistiek bij de Universiteit Leiden en adviseur bij het Nationaal Archief, al in 2008 een visie geschreven over selectie vanuit erfgoedperspectief: Gewaardeerd verleden. Terwijl er nu per werkproces wordt bepaald welke data bewaard wordt, stelt het visie-rapport van Jeurgens een compleet andere benadering voor, namelijk om te kijken welke organisaties iets hebben gedaan wat voor de Nederlandse geschiedenis interessant is. Selectie gebeurt dan op basis van trends en hotspots – een belangrijke trend sinds de jaren zeventig is het opkomend milieubewustzijn, en het gifschandaal in Lekkerkerk is dan een hotspot. Op basis van dergelijke trends en hotspots wordt besloten welke informatie verzameld en bewaard moeten worden, ook uit particuliere bronnen. Dat is een heel andere aanpak.

8  Macro-selectie op basis van trends en risico’s

De aanpak die Jeurgens voorstelt rekent af met de methode van het 'opruimen van de zolder', waar je moet kijken naar alles wat je hebt om te beslissen wat je wilt bewaren en wat niet. Het is een vorm van macro-selectie waarbij je eerst bepaalt hoe belangrijk een organisatie is binnen de Nederlandse samenleving en geschiedenis (systeem- en trendanalyse) en vervolgens op risicobasis bekijkt wat van een organisatie langdurig bewaard moet blijven (risicoanalyse). Dat levert een verzameling op van een andere kwaliteit dan de spullen die op de opgeruimde zolder blijven staan. Maar het visie-rapport van Jeurgens blijkt lastig uit te werken en veel organisaties worstelen nog steeds met het operationaliseren hiervan.

Toch is het onontbeerlijk om een visie te ontwikkelen over waarom we informatie moeten bewaren, want de redenen daarvoor zijn niet alleen maar geschiedkundig. Bepaalde informatie kan later nog relevant zijn, maar geeft ook inzicht in de bedrijfscultuur van een bepaald moment, in onderlinge omgangsvormen, of in het effect van veranderingen die een organisatie doormaakt. Een dergelijk inzicht is belangrijk voor de toekomstige onderzoekers en voor de maatschappij, maar ook voor de organisatie zelf – voor een stukje reflectie over het eigen verleden.

9  Blijven hangen in ‘papieren logica’

Er is nog een ander probleem met de methodiek van het 'opruimen van de zolder', namelijk dat deze veronderstelt dat het mogelijk is om alle spullen door de handen te laten gaan. Met de toenemende hoeveelheid data, die exponentieel toeneemt, wordt deze methodiek steeds minder realistisch. Eigenlijk is de vuistregel 'je moet alles bekijken, en dan beslissen wat je weg wilt gooien' een overblijfsel van het papieren tijdperk, toen weggooien noodzakelijk was vanwege de beperkte archiefruimte. Wij zijn simpelweg in die 'papieren logica' blijven hangen.

10 Denk na over hoe je de boel toegankelijk houdt

Wat is dan het alternatief? Zomaar alles bewaren is onvoldoende, omdat de documentatie na een aantal jaar niet vanzelfsprekend leesbaar blijft. De programma’s evolueren ook en de formats waarin data wordt opgeslagen blijven niet eeuwig compatibel. Met digitalisering ligt de nadruk niet langer op opslag, maar op toegankelijkheid. Wij zullen ons dus hoe dan ook de vraag moeten stellen welke data wij duurzaam toegankelijk willen maken.

11 Het totaaloverzicht bestaat niet; dat vinden we heel eng

Een ander gevolg van de exponentiële toename van de hoeveelheid data, is dat het totaaloverzicht niet langer een optie is. Een zolder die bijna oneindig is, kan niet langer op de ouderwetse manier worden opgeruimd. Op den duur zullen we technische hulpmiddelen moeten ontwikkelen om de informatie te selecteren, en zelfs om de informatie te kunnen vinden. De filosoof Jos de Mul spreekt over een 'datascoop', een instrument om een inkijk te bieden in dit onoverzichtelijke geheel. Maar het is op dit moment niet vanzelfsprekend dat wij ons op een dergelijk instrument moeten verlaten – de oude angst voor de afhankelijkheid van techniek steekt ook hier de kop op.

Bovendien speelt hier ook iets anders dat ons angst inboezemt: het idee dat we niet langer een totaaloverzicht kunnen behouden, ervaren we als een groot verlies. Ook hier blijkt dat digitalisering een grote denkomslag van ons vereist, zodat we niet alleen met een strategie gericht op controle op deze ontwikkeling reageren, maar in plaats daarvan durven na te denken over de mogelijkheden die digitalisering ons biedt. Want een dergelijk hulpmiddel hoeft niet in het teken van een verlies te staan en kan juist nieuwe deuren openen; nieuwe manieren om in ons verleden te kijken en deze voor de toekomst te bewaren.

12 Oneindige data-analyse mogelijkheden – selecteer met het oog op de toekomst

Digitalisering maakt het namelijk voor het eerst mogelijk om op grote schaal te zoeken naar relevante verbanden in onmetelijke hoeveelheden data. Data-analyse biedt ons nieuwe manieren om archieven te ontsluiten en mogelijk ook nieuwe inzichten. Er zijn nu al grootschalige onderzoeksprojecten opgezet om uit patiëntendossiers, maar ook statistische gezondheidsonderzoeken, nieuwe medische kennis te verwerven. Wat zal er volgen? Eén ding is zeker: om dit soort methodes te kunnen toepassen, moeten de relevante dossiers natuurlijk wel bewaard blijven. Ook daarom is het belangrijk om het selectiebeleid te voeren met het oog op de toekomst.

Geraldine is verantwoordelijk voor de communicatie en marketing bij Doxis Informatiemanagers, i-Beez, Somio, ChangeAssist en Ceelo.