Digitalisering bij de overheid: gaan we Nederland ooit zonder papier besturen?

Het Nationaal Archief in Den Haag bevat meer dan 137 kilometer aan papier. Het is de weerslag van honderden jaren regeren en besturen. Rij na rij aan archiefkasten vol met documenten. Dan zijn er nog provinciale archieven en een flink aantal gemeentearchieven. Om te zorgen dat deze enorme papierberg niet elk jaar verder groeit, streven alle overheden ernaar om zoveel mogelijk te digitaliseren. Hoe staat het met de papierloze overheid?

Natuurlijk is het logisch dat overheden zoveel mogelijk willen digitaliseren. De kosten zijn een belangrijke drijfveer, maar er zijn legio voordelen te bedenken om de atomen van het papier te verruilen voor de bits en bytes van digitaal verkeer. Informatie die binnenkomt in digitale formulieren kan direct verwerkt worden in de administratie. En samenwerken tussen allerlei overheidsinstanties wordt versoepeld.

En, niet onbelangrijk, burgers verwachten digitaal zaken te kunnen doen met hun overheid zoals ze dat ook doen met bedrijven waar ze klant zijn. Maar papier is ook in dit geval geduldig: het laat zich niet zo gemakkelijk terzijde schuiven. Gaat het ooit lukken om Nederland zonder papier te besturen?

Scepsis

Veel mensen zullen met scepsis tegen de digitalisering van de overheid aankijken. Voor die mensen loont het de moeite om te kijken naar Estland. De Baltische staat werkt al sinds 1997 aan een volledig digitale overheid. Toegegeven, er wonen maar 1,2 miljoen mensen in het land dat zelfs nog iets groter is dan Nederland. Hier hebben we te maken met bijna 14 keer zoveel mensen. Maar het land kan – zeker binnen Europees verband – als lichtend voorbeeld dienen voor de mogelijkheden van digitalisering van de overheid.

Waar Estland na de onafhankelijkheid van de Sovjet-Unie met een schone lei kon beginnen, zitten we hier al sinds de jaren 80 vast aan een verscheidenheid aan systemen voor verschillende overheidsdiensten.

Estland komt van ver. Toen het digitaliseringsproces van start ging in 1997, was er op digitaal gebied helemaal niks. De bevolking wist nauwelijks wat internet was en computers werden maar mondjesmaat gebruikt. Via de invoering van de e-Taks (2000), het digitale ID (2002) en stemmen via internet (2005) heeft Estland de fundering gelegd voor verregaande digitalisering. Inmiddels is 99% van de publieke dienstverlening van de overheden digitaal beschikbaar voor de burgers.

Wet van de remmende voorsprong

Het is niet gek dat de Nederlandse overheid de afgelopen jaren heel wat bedrijfsbezoekjes aan Estland heeft gebracht. Tijdens het laatste bezoek heeft een zware Nederlandse delegatie inzicht gekregen in de Estse oplossing voor zaken als inclusie, regie op gegevens, digitale identiteit en innovatie. Kan Nederland leren van Estland? Misschien, maar het moet gezegd dat we hier natuurlijk niet stil zijn blijven staan de afgelopen decennia.

Een nadeel hebben we natuurlijk wel: de wet van de remmende voorsprong knelt aan alle kanten. Waar Estland na de onafhankelijkheid van de Sovjet-Unie met een schone lei kon beginnen, zitten we hier al sinds de jaren 80 vast aan een verscheidenheid aan systemen voor verschillende overheidsdiensten. En deze laten zich met alleen heel, heel grote inspanningen aan elkaar koppelen. Als dat ooit gaat lukken. De problemen bij de Belastingdienst zijn bekend, maar ook andere omvangrijke ict-projecten bij de overheid verlopen stroef, mede doordat allerlei bestaande systemen met elkaar samen moeten werken. Zo ontstonden grote problemen bij het systeem dat de betaling van persoonsgebonden budgetten (PGB's) moet stroomlijnen.

Doe de training Kwaliteit Werkt van Doxis

Digitaal walhalla

Het is gelukkig niet allemaal kommer en kwel. Onze eigen variant van het digitale ID – DigiD – is behoorlijk succesvol. Je kunt tegenwoordig digitaal aangifte doen en je krijgt binnen enkele maanden keurig je digitale aanslag van de fiscus. Je toeslagen voor zorg, huur en kinderopvang regel je op de website van de Belastingdienst. Steeds meer gemeenten hebben een website waar je veel burgerzaken gewoon direct online kunt afhandelen.

Gaat dat altijd goed? Nee, nog lang niet. Er worden nog altijd toeslagen niet betaald - of onterecht aan de verkeerde personen overgemaakt - en er worden nog altijd mensen opgezadeld met torenhoge boetes door fouten van de digitale overheid. We hebben nog een lange weg te gaan, maar langzaam maar zeker bereiken we het digitale walhalla voor onze communicatie met de overheid.

'Voor de zekerheid'

En binnen de overheid zelf? Bestuurlijke documenten lopen gelukkig ook steeds vaker netjes in bits en bytes de digitale archieven in. Is een papierloze overheid daarmee binnen handbereik? Zolang we ons nog moeten identificeren met een papiertje, zolang een fysieke handtekening nog nodig is voor de rechtsgeldigheid van documenten, zolang gegevens 'voor de zekerheid' toch nog op papier worden gecheckt, lijkt de ambitie om een 100 procent papierloze overheid te creëren nog ver weg. Toch heeft de 137 kilometer papier in het Nationaal Archief gezelschap gekregen van ruim 800 terabyte aan opslag. Langzaam maar zeker gaat het de goede kant op.