Digitaliseringstrajecten – Advies en projectbegeleiding

Klantvraag

U wilt uw dossiers digitaliseren omdat:

  • u gaat migreren naar bijvoorbeeld SharePoint
  • u gaat verhuizen
  • u wilt besparen op archiefruimte
  • u wilt papieren dossiers digitaliseren ter ondersteuning van digitaal werken of digitale overdracht naar een archiefbewaarplaats.

U heeft echter geen inzicht in de omvang van de dossiers, de staat, wat de kosten zijn, en welke werkzaamheden u moet verrichten om de dossiers te digitaliseren. Ook wilt u weten of u het zelf kunt doen of moet uitbesteden. Daarna wilt u een inkooptraject doorlopen, maar u heeft inhoudelijke ondersteuning nodig om de juiste vragen aan de leverancier te stellen. Ook wilt u de juiste eisen stellen aan de leverancier zodat het traject gecontroleerd verloopt of omdat u tevens een vervangingsbesluit (papier vernietigen) wilt nemen voor de gedigitaliseerde dossiers (dit kan Doxis ook voor u regelen). Bij het werkelijke digitaliseren wilt u geholpen worden met de aansturing van het traject en het waarborgen van de afspraken met de leverancier.

Aanpak

Wanneer u uw informatiebeleid, governance, roadmap/ planning en implementatie voor digitaal werken op de rit heeft staan, wilt u uiteraard ook uw analoge verleden activeren binnen uw gedigitaliseerde werkproces. Doxis heeft hier een bewezen methode voor en biedt onafhankelijk advies, inkoop- en projectbegeleiding voor uw digitaliseringstraject.

Advies
We brengen zorgvuldig uw eisen en wensen in kaart van uw digitaliseringsbehoefte. Welke archieven heeft u in huis? Wat moet er mee gebeuren: schonen ja/nee, bewerken, overdragen? Welke bestanden moeten worden gedigitaliseerd met welk doel? Kunt u het beter per meter, tekening of dossier aanpakken, per tab, per document etc? Op basis van deze inventarisatie schrijven we een business case en bepalen uw Return on Investment per digitaliseringsscenario. We adviseren u tevens welk scenario het doeltreffendst is voor uw organisatie.

Inkoop- en projectbegeleiding
We stellen een programma van eisen op waarin we concreet aangeven aan welke criteria een scanleverancier moet voldoen. Gezamenlijk met uw inkoopadviseur begeleiden we het selectietraject. Na gunning kunnen we als projectleider het traject begeleiden.

Nadat de keuze voor de scanleverancier is gemaakt, gaan we aan de slag met het digitaliseren van de dossiers. Wij verzorgen de projectbegeleiding over het gehele digitaliseringsproject, u heeft dus 1 aanspreekpunt. Dat maakt het wel zo overzichtelijk.

Doxis begrijpt uw dossiers, of het nu gaat over personeelsdossiers, bouwdossiers, milieudossiers, leerlingendossiers etc. Ook zijn we al jarenlang thuis in de overheidswereld. Op basis van deze gedegen kennis en ervaring zijn wij in staat om u optimaal te begeleiden bij de keuze voor het juiste digitaliseringsscenario, de inkoopbegeleiding van het digitaliseren en de projectleiding van de gehele implementatie.

Resultaat

  • De keuze voor het juiste digitaliseringsscenario en onafhankelijke inkoopbegeleiding resulteert in een snelle return on investment.
  • Uw papieren informatie voegt nu in gedigitaliseerde vorm weer waarde toe aan uw werkproces
  • Een succesvol en efficiënt digitaliseringstraject.

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.