Digitalisering – advies, inrichting en uitvoering

Uitdagingen

Je wil dossiers digitaliseren omdat je:

  • gaat migreren naar bijvoorbeeld SharePoint
  • wil papieren dossiers digitaliseren ter ondersteuning van digitaal werken of digitale overdracht naar een archiefbewaarplaats
  • gaat verhuizen
  • wil besparen op archiefruimte

Je hebt echter geen inzicht in de omvang van de dossiers, de staat, wat de kosten zijn, en welke werkzaamheden u moet verrichten om de dossiers te digitaliseren. Ook wil je weten of je het zelf kan doen of moet uitbesteden. Daarna wil je een inkooptraject doorlopen, maar hebt inhoudelijke ondersteuning nodig om de juiste vragen aan de leverancier te stellen. Ook wilt je de juiste eisen stellen aan de leverancier zodat het traject gecontroleerd verloopt of omdat je tevens een vervangingsbesluit (papier vernietigen) wil nemen voor de gedigitaliseerde dossiers (dit kan Doxis ook regelen). Bij het werkelijke digitaliseren wil je geholpen worden met de aansturing van het traject en het waarborgen van de afspraken met de leverancier.

Aanpak

Wanneer je je informatiebeleid, governance, roadmap/ planning en implementatie voor digitaal werken op de rit hebt staan, wil je uiteraard ook het analoge verleden activeren binnen het gedigitaliseerde werkproces. Doxis heeft hier een bewezen methode voor en biedt onafhankelijk advies, inkoop- en projectbegeleiding voor je digitaliseringstraject.

Advies
We brengen zorgvuldig de eisen en wensen in kaart van je digitaliseringsbehoefte. Welke archieven heb je in huis? Wat moet er mee gebeuren: schonen ja/nee, bewerken, overdragen? Welke bestanden moeten worden gedigitaliseerd met welk doel? Kunt je het beter per meter, tekening of dossier aanpakken, per tab, per document etc? Op basis van deze inventarisatie schrijven we een business case en bepalen je Return on Investment per digitaliseringsscenario. We adviseren tevens welk scenario het doeltreffendst is voor jouw organisatie.

Inkoop- en projectbegeleiding
We stellen een programma van eisen op waarin we concreet aangeven aan welke criteria een scanleverancier moet voldoen. Gezamenlijk met de inkoopadviseur van jouw organisatie begeleiden we het selectietraject. Na gunning kunnen we als projectleider het traject begeleiden.

Nadat de keuze voor de scanleverancier is gemaakt, gaan we aan de slag met het digitaliseren van de dossiers. Wij verzorgen de projectbegeleiding over het gehele digitaliseringsproject, je hebt dus 1 aanspreekpunt. Dat maakt het wel zo overzichtelijk.

Doxis begrijpt dossiers, of het nu gaat over personeelsdossiers, bouwdossiers, milieudossiers, leerlingendossiers etc. Ook zijn we al jarenlang thuis in de overheidswereld. Op basis van deze gedegen kennis en ervaring zijn wij in staat om jouw organisatie optimaal te begeleiden bij de keuze voor het juiste digitaliseringsscenario, de inkoopbegeleiding van het digitaliseren en de projectleiding van de gehele implementatie.

Resultaat

  • De keuze voor het juiste digitaliseringsscenario en onafhankelijke inkoopbegeleiding resulteert in een snelle return on investment.
  • Papieren informatie voegt nu in gedigitaliseerde vorm weer waarde toe aan het werkproces
  • Een succesvol en efficiënt digitaliseringstraject.

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.