Begeleiding vernietingsprocedures van archieven

Klantvraag

Overheidsorganisaties hebben de wettelijke plicht om dossiers op de juiste manier te waarderen, te bewaren én te vernietigen. Vaak ontbreekt het u hierbij aan capaciteit, kennis en ervaring om dit op de juiste manier aan te vliegen. Met de bewezen oplossing van Doxis ‘Begeleiding vernietigingsprocedures van archieven’ bent u verzekerd van de juiste aanpak voor de waardering van uw archieven.

Ook zien we vaak dat een organisatie onvoldoende ruimte heeft om archieven op te slaan waardoor zij dit extern moeten doen. Wat uiteraard ook weer extra, onnodige, kosten met zich meebrengt. Een van de oorzaken is dat informatie onnodig lang bewaard wordt. Dit resulteert niet alleen in een overvol archiefdepot maar betekent ook dat u niet voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de privacywetgeving (Wet Bescherming Persoonsgegevens).

Aanpak vernietigingsprocedures van archieven

Doxis heeft jarenlange kennis en ervaring in huis bij het begeleiden vernietigingsprocedures van archieven. Dit doen wij op basis van onderstaande succesvolle en bewezen methode:

  • Doxis screent uw dossiers op te bewaren en te vernietigen stukken.
  • We passen de omschrijvingen aan op de archiefvernietigingslijsten.
  • We vermelden de vernietigingscategorieën.
  • De vernietigingsconcepten stemmen wij met u af en verwerken eventuele opmerkingen.
  • Uiteraard betrekken wij ook de Archiefinspecteur bij het opstellen van de archief vernietigingslijsten. Eventuele opmerkingen voeren wij door in de lijst.

Uw resultaat

Door de inzet van de professionals van Doxis bent u verzekerd van de juiste waardering, selectie en vernietiging van uw archieven.

  • Uw organisatie voldoet aan de wettelijke verplichting op het gebied van het vernietigen van archiefbescheiden na het vervallen van de bewaartermijn. Hierdoor voldoet u ook aan de eisen die gesteld worden door de privacywetgeving (Wet bescherming persoonsgegevens).
  • U benut nu de ruimte van het archiefdepot optimaal. Hierdoor hoeft u het archiefdepot niet onnodig uit te breiden of opnieuw in te richten.
  • U heeft geen extra externe opslag meer nodig voor uw archief. Dit houdt in dat u aanzienlijke kostenbesparingen realiseert op het gebied van archiefopslag.

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.