Op weg naar digitaal werken: visie en verandertraject informatiehuishouding

Klantvraag

Hoe word je een optimaal functionerende e-overheid? Hoe maak je van digitaal werken een succes? Ontwikkelingen als de Digitale Agenda 2020, de Omgevingswet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG; de Nederlandse ‘vertaling’ van de GDPR), de generieke digitale infrastructuur (GDI), open overheid, andere wetgeving, maatschappelijke ontwikkelingen en veel technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat overheidsorganisaties op het gebied van digitale dienstverlening (randvoorwaardelijke) voorzieningen moeten treffen om deze doelen te realiseren. Dit heeft behoorlijke consequenties voor je informatiehuishouding. Hoe pak je dat aan? Bovendien is het ook belangrijk dat je je medewerkers ook in dit gehele traject meeneemt. Kortom een stevige veranderuitdaging.

Succesvol digitaal werken betekent creëren van samenhang

Digitaal werken is pas succesvol als je processen zijn afgestemd op je klanten en als je vakmensen goed geoutilleerd digitaal aan het werk zijn. Betrouwbare, vindbare, toegankelijke en authentieke informatie is hierbij van cruciaal belang. Vanuit onze expertise van informatiemanagement kijken we naar vier aspecten die we in samenhang (in)richten en op die manier elkaar versterken.

Uitgangspunt is hierbij onze visie op integraal informatiemanagement die we hebben verwoord in ons boek ‘De Zwerm. Een verhaal over de virtuele samenleving.‘ Succesvol organiseren van informatie en werk vereist meer dan technische kennis alleen. Het vereist ook een goed begrip van de op handen zijnde transformatie van de mens, organisatie en samenleving voortgestuwd door de technologische ontwikkelingen.

We werken al geruime tijd vanuit een integrale aanpak waarin informatiemanagement wordt benaderd in samenhang  met andere aspecten van werk en informatie.

Doxis Integraal Informatiemanagement

1  Doelen en beleid: vanuit gemeenschappelijkheid en vertrouwen

Burgers en bedrijven doen digitaal zaken met de overheid. Je werkt projectmatig en maakt veelal deel uit van een keten. Om dit succesvol te maken is heldere informatiegovernance noodzakelijk. In de kern gaat het hierbij vooral om het verduidelijken van verantwoordelijkheden, rollen, standaarden, processen en eigenaarschap van informatie in de primaire processen.

2  Processen & sturing: vanuit activity based working en vakmanschap

Bij het inrichten van processen dient het vakmanschap van  medewerkers centraal te staan. Zij moeten hun werk organiseren, uitvoeren en er verantwoording over afleggen. Gestandaardiseerde processen maken effectief en efficiënt werken mogelijk.

3  Systemen en informatie: vanuit de Zwerm en datascoop

De idee van ‘one size fits all’ is niet meer van deze tijd. Er is niet één applicatie voor een specifieke bedrijfsfunctie. Voorlopig moeten we accepteren dat we binnen onze organisatie verschillende oplossingen hebben. Onmiskenbaar is echter dat we naar de cloud gaan. Uiteindelijk zullen de verschillende applicaties verdwijnen en plaatsmaken voor een platform met daarop werkgerelateerde apps. Deze paradox – specifieke applicaties versus een platform – moeten we uiteindelijk opheffen omdat we samenwerken en informatie met elkaar delen.

4  Leiderschap & gedrag: vanuit autonomie en gebaar

Digitaal is werken is helemaal geen gebaand pad. Het is een proces van veranderen, leren, verbeteren, fouten maken en leren van je fouten. Vakmensen moeten wel hiervoor het mandaat hebben. Zij zijn verantwoordelijk voor het resultaat van hun werk. Digitale organisaties faciliteren hun vakmensen in dit veranderingsproces.

Ons aanbod

Doxis realiseert samen met jou deze doelen op het gebied van de digitale dienstverlening van jouw organisatie.

We zorgen voor:

  • kennisdeling over de laatste ontwikkelingen
  • bewustwordings- en/of inspiratiesessies
  • ontwikkeling van visie, beleid, en dienstverleningsfilosofie
  • opstellen van een GAP analyse
  • de vertaling van de e-overheid ontwikkelingen naar een Roadmap of Plan van Aanpak
  • de ontwikkeling van een organisatiespecifieke informatie- en systeemarchitectuur.
  • de inrichting en optimalisatie van frontoffice / KCC-processen en systemen inclusief ontsluiting richting digitaal loket.
  • een concreet veranderprogramma voor kenniswerkers met begeleiding en advies
  • de mid- en backoffice procesinrichting en optimalisatie, eventueel in combinatie met Zaakgericht werken
    risicoanalyses, beveiligingsbeleid- en plannen.

Jullie resultaat

  • Jullie organisatie heeft een pragmatische visie op E-overheid ontwikkelingen.
  • Je weet welke stappen je moet nemen, wat de risico’s zijn en welke beveiligingsmaatregelen u moet treffen.
  • Je frontoffice processen zijn op orde, mid- en backoffice processen sluiten hierbij naadloos aan.
  • Je hebt draagvlak gecreëerd bij het management en de kenniswerkers/ vakmensen door een gedegen verander- en begeleidingstraject. Zij weten wat de visie is, wat van hen verwacht wordt en over welke tools zij beschikken. En uiteraard hoe zij deze moeten toepassen.

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.