Informatiebeheer in een hybride organisatie

Klantvraag

Veel organisaties werken hybride. Dat wil zeggen dat zij digitaal werken maar ook nog gebruik maken van papieren dossiers. Hybride werken betekent ook een dubbele beheerlast want zowel het digitale als het analoge informatiebeheer moet in orde zijn. Hoe regel je het informatiebeheer in een hybride organisatie?

In veel gevallen is er binnen organisaties onvoldoende capaciteit voor de dagelijkse werkzaamheden in een hybride omgeving (papier en digitaal) op het gebied van informatiebeheer. Vaak is ook niet de specifieke kennis en expertise in huis op het gebied van zaakgericht werken en diverse applicaties. Dit kan veroorzaakt worden door bijvoorbeeld door langdurige ziekte, verlof en openstaande vacatures.  Het gevolg is echter dat er grote achterstanden ontstaan op het gebied van informatiebeheer. Dit komt de dienstverlening aan burgers en bedrijven uiteindelijk niet ten goede. Hoe zorgt u ervoor dat zowel uw analoge als digitale informatiebeheer op orde komt en blijft?

Aanpak informatiebeheer in een hybride organisatie

De professionals van Doxis hebben uitgebreide kennis en ervaring op het gebied van informatiebeheer binnen een hybride organisatie. We brengen uw digitale informatiebeheer snel en doeltreffend weer op orde:

  • We scannen  scannen en registreren (metadata toekennen) uw documenten volgens de juiste richtlijnen (denk aan TMLO).
  • Onze (gecertificeerde) professionals koppelen digitale documenten aan digitale dossiers in een zaaksysteem of DMS van bijvoorbeeld Corsa, Decos en Verseon.
  • Indien nodig archiveren zij ook zaaksgewijs de analoge documenten.

Uw resultaten

  • De documenten zijn op de juiste manier zowel digitaal als analoog beschikbaar voor uw organisatie. Uw medewerkers beschikken over actuele en volledige informatie. Hierdoor kunnen zij sneller en efficiënter werken.
  • Doordat uw informatie op orde is, kan informatie in het kader van de WOB (Wet Openbaarheid van Bestuur) sneller worden verstrekt. De kans op termijnoverschrijving neemt af en hierdoor kan men geen aanspraak maken op de Wet Dwangsom en Beroep bij niet tijdig beslissen.
  • Uw dienstverlening naar burgers en bedrijven verbetert aanzienlijk.
  • U realiseert tevens flinke kostenbesparingen.
  • Uw capaciteitsprobleem op het gebied van informatiebeheer is opgelost.
  • Analoge documenten zijn zaaksgewijs gearchiveerd. Dat houdt in dat u geen achterstanden meer heeft.

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.