Inrichten hotspot COVID-19

Uitzonderlijke gebeurtenissen met grote impact wil je vastleggen, maar daar biedt de Selectielijst helaas niet altijd de ruimte voor. Het Nationaal Archief bedacht daarom in 2015 de Hotspotmonitor.

Het inrichten van de hotspotmonitor raakt meerdere disciplines binnen een organisatie en dus niet alleen de DIV-afdeling. Dit vraagt om de juiste begeleiding, advies en een gedegen visie.  Wij hebben ervaring met het inrichten van een hotspotmonitor en kunnen je hierbij helpen.

Hotspotmonitor

Niet elke gebeurtenis is even uitzonderlijk en het is ook niet altijd duidelijk wat het uitzonderlijke karakter van een gebeurtenis bepaalt. Het Nationaal Archief benoemt een aantal criteria waaraan een hotspot dient te voldoen:

• Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.

• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.

• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.

• Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

 

Hotspot COVID-19

Het uitvoeren van de hotspotmonitor is een terugkomend proces en wordt normaal gesproken achteraf toegepast. Dat ligt in het geval van het coronavirus anders. Vanwege het vluchtige karakter van veel informatie is het essentieel om tijdig proactief relevante informatie veilig te stellen.

Doxis herkent 5 stappen die we hebben samengebracht in een stappenplan hotspot COVID-19:

1. Inventariseren: Onderzoek waar in de organisatie zich relevante informatie kan bevinden en welke systemen en kanalen daarbij horen. Inventariseer tevens welke rollen in de organisatie betrokken moeten worden. Stel een team samen waarin de belangrijkste betrokkenen een rol hebben, denk aan de afdeling informatievoorziening, IT, de archivaris en de Privacy Officer.

2. Afbakenen: Schat in welke informatie binnen de reikwijdte van de hotspot valt en welke niet. Kijk hierbij vooral naar de actoren, stakeholders en overlegvormen binnen jouw organisatie en nog niet naar de informatie zelf. Leg vooral nu al vast wie, vanuit welke rol, mandaat en taak betrokken is. Neem de scope nu liever iets te ruim dan te beperkt.

3. Veilig stellen: Start zo snel mogelijk met het veilig stellen van de meest belangrijke en vluchtige informatie. Communiceer goed waarom je deze informatie gaat veiligstellen en zorg voor duidelijke richtlijnen over welke informatie je op welke wijze wilt veilig stellen. Zorg ervoor dat er voldoende ondersteuning kan worden geleverd vanuit de Informatievoorziening afdeling.

4. Procedureel afronden: Laat de zorgdrager formeel besluiten dat COVID-19 een hotspot is en leg de scope vast.

5. Archiveren: Ga na welke van de veiliggestelde informatie moet worden uitgezonderd van vernietiging en zorg voor duurzame archivering.

We helpen je graag!

Ga je zelf aan de slag met het vaststellen van jouw hotspots of sta je nu voor de uitdaging om de archivering van de hotspot COVID-19 vorm te geven? Wij helpen je graag!

Tijdens onze (gratis) leergang Hotspot COVID-19 gaan in op de what, why and how en vertellen je meer over knelpunten en vertrouwelijkheid.  Daarnaast bieden we je een concreet stappenplan. De leergang is gratis online te volgen. Schrijf je hier in.

Toch graag ondersteuning van een Doxis professional bij het inrichten en implementeren van hotspot COVID-19 binnen jouw organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op via +31 (0)70 317 7172 of ons contactformulier.

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.