Kwaliteitsbewaking van archieven

Klantvraag

Overheidsorganisaties zijn verplicht om ervoor te zorgen dat hun informatie toegankelijk, vindbaar, bruikbaar, authentiek en integer is. De archiefstukken van overheidsorganisaties moeten voldoen aan het desbetreffende kwaliteitssysteem. Het is lastig om deze kwaliteit continu te borgen. Vaak ontbreekt het organisaties aan de juiste kennis, kunde en capaciteit om goed aan deze eisen te voldoen. Doxis heeft uiteraard jarenlange kennis en ervaring op dit gebied. En kent als geen ander alle wet- en regelgeving waaraan overheidsorganisaties moeten voldoen.

Aanpak Strippenkaart kwaliteitsbewaking archieven

Met de strippenkaart kwaliteitsbewaking archieven checkt u periodiek of uw archieven voldoen aan de gestelde eisen. Met behulp van deze strippenkaart, vergelijkbaar met een abonnement, spreken we samen af hoeveel dagen u per jaar wilt afnemen voor de jaarlijkse kwaliteitsbewaking.

Op welke punten controleren wij uw dossiers?

  • Actualiteit van de (digitale) dossiers
    Wij checken of uw dossiers up-to-date en actueel zijn. Dossiers die niet meer actueel zijn, sluiten we af en voeren we vervolgens af naar het semi-statisch archief. De mutaties ( onder meer de looptijd en verblijfplaats) verwerken we in een dossierregistratie.
  • Toegankelijkheid van de (digitale) dossiers
    Dossiers controleren wij op toegankelijkheid (omvang, logische opbouw en indeling) gecontroleerd. Als het nodig is ordenen we de dossiers opnieuw.
  • Volledigheid van de (digitale) dossiers
    We controleren dossiers op volledigheid. Dus: bevat het dossier de belangrijkste documenten van de zaak? Bijvoorbeeld ‘Aanvraag’, ‘Advies’, ‘Besluit’ en ‘Uitgaande brief aanvrager ‘.
  • Authenticiteit en betrouwbaarheid van de (digitale) dossiers
    Authenticiteit is essentieel voor de betrouwbaarheid van informatie. Is een stuk daadwerkelijk het originele stuk wat het lijkt te zijn? Het garanderen van authenticiteit betekent dat aantoonbaar moet zijn dat er geen ongeautoriseerde wijzigingen zijn aangebracht in de inhoud of de begeleidende contextgegevens. Een record is authentiek als aan een aantal vormvereisten is voldaan zodat er niet aan de echtheid van het stuk kan worden getwijfeld. Doxis checkt of dit werkelijk het geval is.
  • Vindbaarheid van de (digitale) dossiers
    Tijdens de kwaliteitscontrole checken wij of dossiers binnen een aanvaardbare tijd en tegen acceptabele inspanningen worden teruggevonden. Dat vergt naast een logische ordeningsstructuur ook vastlegging van relevante contextinformatie waarop gezocht moet worden. Ook controleren wij of informatie in een leesbaar formaat is opgeslagen met juiste en onderscheidende metadata. Want dit is ook een van de voorwaarden voor de vindbaarheid. 

Resultaat

  • Kwaliteitsborging van uw informatie in termen van volledigheid, toegankelijkheid, authenticiteit en betrouwbaarheid.
  • U sluit het risico uit dat u niet kunt beschikken over de juiste informatie. Bijvoorbeeld in het geval van een juridisch geschil.
  • U voorkomt imagoschade van uw organisatie. De overheid heeft een voorbeeldfunctie als het gaat over betrouwbare en volledige informatie.
  • Indien de kwaliteit van uw dossierbeheer niet op orde is, kan dat mogelijk politieke en bestuurlijke consequenties hebben. Denk aan de Teeven deal of de kwestie bij VWS over vernietigde correspondentie om WOB-verzoeken te voorkomen. Dit wilt u uiteraard zoveel mogelijk ondervangen.
  • Doordat uw informatie op orde is, kunt informatie in het kader van de WOB (Wet Openbaarheid van Bestuur) sneller verstrekken. De kans op termijnoverschrijving neemt af en daardoor kan men geen aanspraak maken op de Wet Dwangsom en Beroep bij niet tijdig beslissen. Dit resulteert in flinke kostenbesparingen.

Heeft u vragen? Stel ze ons gerust...