Klantvraag

Voor veel organisaties is het opzetten, invoeren en borgen van een kwaliteitssysteem nog een behoorlijke opgave. De basis voor de opzet van een kwaliteitssysteem is artikel 16 van de Archiefregeling. De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken. Hoe pak je dit aan? Hoe zorg je voor een systeem dat werkt? Doxis heeft hier ruime ervaring mee en neemt uw organisatie graag mee in dit proces.

Wat is een kwaliteitssysteem?

Onder een kwaliteitssysteem verstaat Doxis ‘het geheel van de organisatiestructuur, taken, verantwoordelijkheden, procedures, activiteiten, middelen, personen, et cetera die er tezamen op gericht zijn dat producten en diensten voldoen aan wet- en regelgeving en/of daarvoor gestelde normen en eisen.’ Het betreft dus niet alleen een systeem in technische zin.

Aanpak

1. Samen bepalen we de behoeften en verwachtingen van u en andere belanghebbenden. Wij doen dit door middel van:
   a. Interviews met stakeholders (management organisatie)
   b. De workshop betekenis geven aan een kwaliteitssysteem voor management organisatie
   c. Opstellen scenario’s voor de implementatie van het kwaliteitssysteem voor de organisatie
   d. Begeleiden besluitvorming scenario implementatie van het kwaliteitssysteem voor de organisatie
2. Vaststellen van het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen van uw organisatie
3. Inrichten van governance informatiemanagement
4. Inrichten van processen informatiemanagement
5. Opstellen middelen, methoden en instrumenten voor sturing, beheer, toetsing en verantwoording voor het informatiemanagement
6. We begeleiden u in het gebruik van deze middelen om de kwaliteit van informatiehuishouding organisatie vast te stellen.
7. Samen bepalen we de maatregelen om afwijkingen te voorkomen en de oorzaken ervan te elimineren.
8. We ontwikkelen en implementeren het proces voor continue verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Uw resultaat

• U beschikt over een up-to-date kwaliteitssysteem dat voldoet aan wet- en regelgeving.
• U beschikt over een methode waarmee u aantoont dat uw informatie aantoonbaar bruikbaar, toegankelijk, beschikbaar en betrouwbaar is en dat het voortbestaan gegarandeerd kan worden.
• U voldoet als overheid aan de kwaliteitseisen die aan u gesteld worden op het gebied van archief- en documentbeheer.