Kwaliteitssysteem succesvol opzetten
Een digitaal kwaliteitssysteem succesvol opzetten
Klantvraag
Voor veel organisaties is het opzetten, invoeren en borgen van een kwaliteitssysteem nog een behoorlijke opgave. Als proceseigenaar, gemeentesecretaris of CIO ben je wel verantwoordelijk voor het sturen op en beheersen van de kwaliteit van informatie. Hoe pak je zoiets aan in een tijd dat de hoeveelheid informatie binnen je organisatie exponentieel toeneemt?
Veel gehoorde ‘wakker-liggers’ bij het opzetten van een kwaliteitssysteem zijn:
- Wat heb ik nodig om digitaal te werken volgens bepaalde kwaliteitsnormen?
- Hoe krijg ik proceseigenaren in hun rol?
- Is risicomanagement een hype of moet ik hierbij aansluiten?
- Hoe krijg ik regie op onze informatievoorziening?
- Wat moet ik doen om aan te sluiten op een e-Depot?
- Hoe borg ik de kwaliteit van output?
- Hoe helpt het kwaliteitssysteem het informatieproces beter te besturen?
- Welke meerwaarde heeft een kwaliteitssysteem voor onze informatievoorziening?
- Hoe borg ik de duurzame toegankelijkheid van onze informatie?
- Wat moet ik met KIDO?
- Wat betekent DUTOvoor mijn organisatie?
Wat is een digitaal kwaliteitssysteem?
Wanneer je met deze vragen worstelt is het tijd voor de invoering van een kwaliteitssysteem. Je wilt, vanuit informatiemanagement, een integrale kijk op diverse disciplines in de organisatie ontwikkelen. Wat moet er geregeld worden om (weer) efficiënt en effectief te kunnen worden? En om de gewenste kwaliteit te kunnen leveren, zowel vanuit doelmatig als rechtmatig perspectief? Dat begint bij het maken van de juiste keuzes.
Onder een kwaliteitssysteem verstaat Doxis ‘het geheel van de organisatiestructuur, taken, verantwoordelijkheden, procedures, activiteiten, middelen, personen, et cetera die er tezamen op gericht zijn dat producten en diensten voldoen aan wet- en regelgeving en/of daarvoor gestelde normen en eisen.’ Het betreft dus niet alleen een systeem in technische zin.
Met Doxis maak je onderbouwde keuzes op het gebied van:
- doelmatigheid en rechtmatigheid van de inrichting van de informatiehuishouding;
- kwaliteit en duurzaamheid van informatie;
- proportionele inzet van mensen en middelen ten opzichte van gestelde organisatiedoelen;
- systematische verbetering (PDCA) van de kwaliteit van informatie.
Hiermee maak je direct inzichtelijk aan directie en toezichthouder waar de organisatie staat in de gewenste ontwikkeling en hoeveel tijd en investering nodig is om de beoogde doelen te realiseren.
Je resultaat
- Je beschikt over een up-to-date kwaliteitssysteem dat voldoet aan wet- en regelgeving.
- Je beschikt over een methode waarmee je aantoont dat informatie aantoonbaar bruikbaar, toegankelijk, beschikbaar en betrouwbaar is én dat het voortbestaan gegarandeerd kan worden.
- Je voldoet als overheid aan de gestelde kwaliteitseisen op het gebied van archief- en documentbeheer.
