Metadataschema – grip op digitale informatie

Klantvraag

In 2017 moeten burgers en bedrijven digitaal zaken kunnen doen met de overheid. De ‘berg’ digitale informatie neemt exponentieel toe en komt beschikbaar. Ook wilt u digitaal, plaats- en tijdsonafhankelijk werken. U moet samenwerken in de keten en wilt aan de slag met enkelvoudige opslag van informatie die u meervoudig kunt gebruiken. Hoe zorg je nu dat je daar goed zicht op houdt? Het metadataschema zorgt in dit geval voor kwaliteitsborging van de informatie, uniformiteit van de vastgelegde gegevens en is een handig beheerinstrument voor de continue ontwikkeling van digitaal werken en toenemende stroom aan digitale informatie.

Ook zijn medewerkers steeds meer verantwoordelijk voor hun eigen informatie, wel gekoppeld aan de wensen dat op ieder moment collega’s of rechthebbenden bij de informatie kunnen. Dit is ook belangrijk voor een soepele overdracht naar een digitaal archiefdepot.

Anders dan bij papier is digitale informatie jaren na dato niet meer deugdelijk te bewerken. Maar hoe zorg je ervoor dat informatie goed wordt geborgd, het proces niet wordt gehinderd en de medewerkers het gevoel krijgen dat hetgeen ze invullen bijdraagt aan een goede informatiehuishouding van de organisatie? Een goed metadataschema biedt hierbij uitkomst.

Kunt u op dit moment garanties afgeven over uw digitale informatiehuishouding?

Digitaal werken vereist dat het management van de organisatie garandeert dat digitale informatie beschikbaar, toegankelijk, betrouwbaar en volledig is. En dat er wordt voldaan aan wet- en regelgeving op dit gebied. Medewerkers moeten handvatten krijgen om hun werk goed te doen en daar moeten systemen ondersteunend in zijn zodat informatie die nu gemaakt wordt, nu, straks, morgen, volgend jaar of over een periode van misschien wel 100 jaar of nog langer nog terug te vinden en toegankelijk is.

In een metadataschema staat welke informatie voor de organisatie van belang is en op welke wijze deze moet worden vastgelegd. Het voorziet in het vastleggen van proces-, archief-, en technische metadata, zodat informatie volledig wordt ontsloten. Een metadataschema bepaalt ook op welke wijze gegevens dienen te worden vastgelegd en of dat handmatig of geautomatiseerd gebeurt.

Aanbod metadataschema

Doxis heeft een gestandaardiseerde methode ontwikkeld waarmee we het opstellen en implementeren van een metadataschema tot een succes maken. Zo bent u verzekerd bent van een goed instrument voor uw informatiebeheer en deugdelijke ontsluiting van informatie. Op basis van het TMLO (Toepassingsmodel Metadatering Lokale Overheden) en NEN-ISO 23081 en uw wensen stellen wij een gefundeerd schema op waar uw organisatie mee aan de slag kan.

Uw resultaat

Door de implementatie van een metadataschema :

  • heeft u zicht op hoe informatie binnen de organisatie wordt ontsloten
  • regelt u aan de voorkant hoe informatie na afloop bewaard moet worden
  • voorkomt u dat medewerkers niet onnodig of dubbele informatie hoeven in te voeren
  • zet u concrete stappen naar een uniforme informatiehuishouding
  • werkt uw organisatie effectiever en efficiënter omdat informatie snel en eenduidig is terug te vinden
  • realiseert u een snellere en betere dienstverlening
  • maakt u een start voor het sneller overdragen van digitale informatie naar een digitaal archiefdepot

Tientallen organisaties gingen u al voor

Doxis heeft inmiddels tientallen overheidsorganisaties –rijk, provincie, waterschap, gemeente, profitsector- geholpen met een metadataschema. Doxis is als marktleider uw ideale partner voor succesvolle implementaties hiervan. Onze gestandaardiseerde en bewezen oplossing resulteert in een gevalideerd metadataschema waardoor u verzekerd bent van een deugdelijke informatiehuishouding.

Heeft u vragen? Stel ze ons gerust...