Office 365/ SharePoint: inrichting, gebruik, governance

Je uitdaging

Hoe zorg ik voor een optimale inrichting en gebruik van Office 365 en SharePoint Online? En hoe doe ik dit ook nog eens volgens de geldende wet- en regelgeving?

Office 365 en SharePoint Online zijn uitgegroeid tot dé online tools voor projectmatig (samen)werken. Zomaar invoeren in de organisatie is echter vragen om problemen. Dit vraagt om een zorgvuldige en gedragen visie, strak projectmanagement en de juiste begeleiding en training van je mensen. Ook kennis van zaken op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheersvraagstukken, governance en inrichting van je andere systemen zijn essentieel. Doxis heeft hiervoor een succesvolle aanpak ontwikkeld en bij diverse (overheids)organisatie succesvol Office 365/ SharePoint Online geïmplementeerd.

Aanpak implementatie SharePoint/ Office 365

1. Visie informatiebeheer

Zonder visie geen goede inrichting. Je hebt een visie op informatiebeheer én een visie op metadatering en classificatie nodig om Office 365 correct in te kunnen richten.

We kijken naar:

  • De organisatie van informatiebeheer en sturing (9-vlaksmodel)
  • De werkwijze van de vakman binnen de organisatie: welke applicatie gebruikt hij voor welk proces?
  • Het systeem (Office 365) en de informatiearchitectuur
  • Borgen van governance

2. Inrichting

We maken een integraal inrichtingsplan waarbij we de aspecten IT-architectuur, recordmanagement, functioneel beheer en informatiebeveiliging meenemen. Samen met je vakmensen op deze gebieden stellen we de volgende zaken vast voor de inrichting van Office 365/ SharePoint Online:

  • Uitgangspunten voor het beheer
  • Governance Center
  • De functies en ontwerpprincipes van metadata
  • Hoe om te gaan met de informatie in de oude omgevingen zoals je oude SharePoint omgeving en netwerkschijven

3. Roadmap

We stellen een implementatieplan, een roadmap, op. In deze roadmap beschrijven we de stappen hoe de organisatie inhoud geeft aan de uitgangspunten die zijn vastgesteld in de visie. Hierbij hanteren wij het informatiebeheer by design principe waarbij Archiving by Design en Privacy by Design zijn ingeregeld. Dat betekent dat je informatiebeheer en privacy al in het begin van het proces goed regelt door bijvoorbeeld metadata en bewaartermijnen toe te voegen.

4. Adoptie van Office 365/ SharePoint Online

Het waarom (visie) en hoe (inrichting en implementatieplan) moeten duidelijk zijn en gedragen worden door alle medewerkers. Als mensen niet begrijpen waarom we doen wat we doen, gaan ze het niet doen. Wij hebben een laagdrempelige en constructieve veranderaanpak ontwikkeld waardoor je vakmensen de nieuwe manier van werken snel omarmen. Zie: veranderaanpak en adoptie.

Resultaat implementatie SharePoint/ Office 365

  • Office 365/ SharePoint Online en de bijbehorende inrichting, werkwijzen en beheer functioneren efficiënt in de bredere context van je informatie- en systeemarchitectuur;
  • volgens de geldende wet- en regelgeving;
  • en je vakmensen kunnen prettig digitaal samenwerken.

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.