Samenwerkingsomgevingen – Inrichting, gebruik en (functioneel) beheer

Klantvraag

Hoe zorg ik voor een optimale inrichting, gebruik en functioneel beheer van mijn samenwerkingsomgeving (bijvoorbeeld SharePoint)?

“Elk proces verdient zijn eigen ondersteuning” is een veelgehoorde kreet. Jouw organisatie bestaat uit vakmannen- en vrouwen en je wilt hen optimaal faciliteren bij het uitoefenen van hun vak. Hier hoort ook een informatiehuishouding bij die hen hierbij maximaal ondersteunt. Veel organisaties maken daarom gebruik van een digitale samenwerkingsomgeving zoals SharePoint, Office 365, Google apps of Alfresco.

Samenwerkingsplatform is geen zaaksysteem!

Een samenwerkingsomgeving als deze gebruik je om, de naam zegt het al, met meerdere collega’s samen te werken aan een project. Dit zijn geen ‘rechtlijnige’ projecten met een duidelijk begin en einde, zoals een vergunningsaanvraag. Voor dergelijke ‘kop-met-staart-projecten’ gebruik je een zaaksysteem en deze werken fundamenteel anders dan een samenwerkingsomgeving.

Succesvolle samenwerkingsomgeving = succesvol samenwerken

In een digitale omgeving waarin je met elkaar samenwerkt, SharePoint bijvoorbeeld, gaat het veel meer om complexe trajecten. Denk hierbij aan het opstellen van een bestemmingsplan.

Een digitaal platform voor online samenwerking waar je informatie, deelt, gebruikt en beheert, staat of valt met de juiste inrichting. Een tweede belangrijke voorwaarde is dat de eindgebruikers zich ‘herkennen’ in de manier waarop het platform is ingericht. Dit lukt je alleen als je hen meeneemt in het inrichtings- en implementatieproces. Alleen dan krijg je draagvlak en voelen je vakmensen zich daadwerkelijk gefaciliteerd in hun werk.

Ons aanbod – integrale aanpak van informatiebeleid, systeem, data en mensen

SharePoint inrichten - DoxisDit vraagt om zorgvuldig en gedegen beleid en projectmanagement, begeleiding en training van je mensen, kennis van zaken op het gebied van informatiemanagement en systemen. Daarnaast is een berg ervaring met het migreren en verrijken van data van een of meerdere systemen naar een nieuw samenwerkingsplatform ook een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle samenwerkingsomgeving. Deze unieke integrale methode heeft Doxis succesvol bij diverse organisaties uitgevoerd.

We zorgen voor een goede inrichting, dus garbage in, garbage out, is niet aan de orde! De gebruikers nemen we mee bij de inrichting en de uitrol van het systeem. We zorgen dat het nieuwe systeem landt in de organisatie en de bijbehorende werkwijzen en beheerafspraken verankerd worden in de dagelijkse praktijk van je vakmensen.

Wat is onze aanpak?

  • We maken samen met gebruikers/ afdelingen platte (mappen)structuren voor de nieuwe samenwerkingsomgeving. Dus geen eindeloos diepe mappenstructuren op netwerkschijven en/of in SharePoint-omgevingen meer!
  • Je content migreren we naar de nieuwe omgeving. Hierbij verrijken we de data die je meeneemt met verbeterde metadata. Dit doen we vanuit ons label Somio.
  • Alle vakmannen- en vrouwen krijgen trainingen en workshops waarin zij aan de hand van praktische cases het nieuwe systeem in de vingers krijgen. Daarnaast lopen er floorwalkers over de afdelingen waar medewerkers terwijl ze bezig zijn met het nieuwe systeem vragen aan kunnen stellen.
  • Samen met jou stellen we beleid en werkafspraken op over digitaal archiveren
  • We zorgen voor Quick Reference cards, heldere communicatie over het project en instructievideo’s
  • De nieuwe manier van werken borgen we in de organisatie door middel van nazorgsessies. Ook trainen we key-users zodat de organisatie medewerkers zelf kan trainen en ondersteunen.
  • We zorgen voor optimaal functioneel beheer van de nieuwe omgeving. Dit kunnen we deels of zelfs in zijn geheel van je overnemen. Je kunt er ook voor kiezen dat we een aantal key-users trainen zodat de organisatie zelf het beheer kan uitvoeren.

Jullie resultaat

  • Je vakmensen kunnen digitaal samenwerken zoals het ook daadwerkelijk bedoeld is.
  • Medewerkers werken efficiënt en effectief met het ondersteunende systeem.
  • Het nieuwe samenwerkingsplatform wordt gedragen door de gehele organisatie.
  • De doelstellingen van je organisatie staan centraal en digitaal samenwerken ondersteunt je vakmensen om deze te realiseren.
  • Het platform en de bijbehorende inrichting, werkwijzen en beheer functioneert doelmatig in de bredere context van je informatie- en systeemarchitectuur.
  • Zo maak je optimaal gebruik van je nieuwe samenwerkingsomgeving.

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.