Selectielijst 2017 – een succesvolle implementatie

De Gemeentelijke Selectielijst 2017 gaat uit van procesgerichte en geautomatiseerde archivering en selectie. Dit heeft grote gevolgen voor de archiefvorming, selectie en waardering binnen je informatiehuishouding. 

Implementatie Selectielijst: wat staat je te wachten?

Weet je al waar je staat en hoe je deze selectielijst gaat implementeren? Waar ga je beginnen, welke risico’s loop je en hoe kun je dit efficiënt aanpakken?

De hoeveelheid digitale informatie neemt elke dag exponentieel toe en het aantal applicaties idem dito. Zo is de kans groot dat informatie niet opgeslagen en beheerd wordt in lijn met de AVG. Veel overheden riskeren op deze manier hoge boetes en imagoschade, omdat informatiebeheer- en systemen niet voldoen aan de geldende privacywetgeving.

De Selectielijst: een handig 'moetje'

Hoe zorg je ervoor dat informatie, bijvoorbeeld gevoelige persoonsgegevens, niet voor de eeuwigheid digitaal rondslingeren of, nog erger, dat ze op straat komen te liggen? De gemeentelijke Selectielijst 2017 is hierbij een handige wettelijke verplichting. Elke gemeente is verplicht om deze Selectielijst toe te passen op alle informatie die zij heeft gevormd vanaf 2017.

Governance, Risk Management en Compliance

Wanneer je de Selectielijst 2017 correct implementeert is het eindelijk mogelijk om in een digitale omgeving ‘selectie en waardering’ wél op de juiste wijze toe te passen. De Selectielijst 2017 is daarnaast een ‘levend’ instrument; de lijst wordt regelmatig geactualiseerd. Om te (blijven) voldoen aan wet- en regelgeving zoals de AVG en Archiefwet, is het zaak dat je deze wijzigingen ook doorvoert in de organisatie.

  • Deze Selectielijst richt zich op processen in plaats van documenttypen. Hierdoor kun je de lijst toepassen op informatie in zaaksystemen en andere digitale processystemen zoals een Document Management Systeem (DMS).
  • Wanneer je dat op de goede manier doet, voldoe je aan eisen die wet- en regelgeving zoals AVG en Archiefwet stellen (compliance), beperk je het risico aanzienlijk dat informatie in verkeerde handen valt (risk management) en
  • draag je bij aan good governance (goed bestuur).
  • Kortom; een goede opmars naar optimale dienstverlening

Aanpak Selectielijst 2017

We hebben een modulaire aanpak Selectielijst 2017 ontwikkeld. Je kunt de modules separaat afnemen en als totaalpakket.

Met behulp van de Quickscan krijg je inzicht in hoeverre de Selectielijst 2017 wel/ niet correct is geïmplementeerd. Ook geven we een aantal scenario’s waardoor je een goed beeld krijgt van de verschillende mogelijke verbeterstappen.

“Praktische workshops waardoor je zelf aan de slag kan met de implementatie van de Selectielijst. Ook de voorgestelde taakverdeling (multidisciplinair) is een mooi inzicht!”
Deelnemer van de training Gemeentelijke Selectielijst 2017

Je resultaten

Je werkt nu als overheidsorganisatie aan een optimale dienstverlening richting burgers en bedrijven omdat:

1. Compliance
De inrichting van je informatiesysteem voldoet aan de AVG en Archiefwet door correct gebruik van bewaar- en vernietigingstermijnen.

2. Risk Management
Je beperkt het risico aanzienlijk dat informatie in verkeerde handen valt omdat het bewaar- en vernietigingsbeheer binnen je informatiesysteem goed zijn geregeld.

3. Governance
Je informatiesysteem doet wat het moet doen: optimaal procesgericht werken. Dit betekent dat werkprocessen en zaaktypen binnen de informatieomgeving (zaaksysteem / DMS) goed op elkaar aansluiten; medewerkers kennen de Selectielijst 2017 en weten hoe ze deze correct moeten toepassen.

4. Regie op zaaksysteem
Je voert regie op het beheer en de kwaliteit van het zaaksysteem, conform AVG en Archiefwetgeving, je bent dus veel meer in control

5. Procesgericht werken
Het maakt procesgericht bewerken en beheren van je bedrijfsinformatie mogelijk.

Selectielijst 2017 implementeren? Bel Doxis!

Waarom Doxis?

  • Tientallen gemeenten en andere overheidsorganisaties geholpen bij succesvolle implementatie van de Selectielijst 2017
  • Zeker 500 informatieprofessionals succesvol getraind in het toepassen van de Selectielijst 2017 in diverse workshops en in-company trainingen
  • Expert op het gebied van wet– en regelgeving
  • Kent de overheid door en door

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.