Selectielijst – quickscan succesvolle implementatie

Klantvraag

Op 1 januari 2017 treedt de nieuwe selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden in werking. Dit heeft grote gevolgen voor de archiefvorming, selectie en waardering binnen uw informatiehuishouding. De nieuwe selectielijst gaat uit van procesgerichte en geautomatiseerde archivering en selectie. Weet u al waar u staat en hoe u deze selectielijst gaat implementeren? Waar gaat u beginnen, welke risico’s loopt u en hoe kunt dit efficiënt aanpakken?

Aanpak quickscan selectielijst

De quickscan bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Startgesprek op directieniveau: bepalen scope quickscan en SOLL situatie organisatie
  • Desk research: bepalen van de stand van zaken op het gebied van beleid, procesinrichting, toedeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de inrichting van de processen voor informatiebeheer
  • Workshop met stakeholders (DIV, ICT, KCC) uit uw organisatie
  • Oplevergesprek op directieniveau: bespreken resultaat quickscan, toelichting op de risico’s
  • Maatregelen

U ontvangt na afloop een rapport bestaande uit een managementsamenvatting met daarnaast een matrix van bevindingen, risico’s, maatregelen en kostenindicatie.

Uw resultaat

  • U weet waar uw organisatie nu staat met betrekking tot de implementatie van de selectielijst en welke stappen u moet zetten. Wij kijken hierbij naar het geheel van digitaal werken, digitale procesinrichting en procesondersteuning en digitaal archiveren.
  • U heeft inzicht in de risico’s die uw organisatie momenteel loopt. Denk hierbij aan:
    • Beleid (houdt u er wel rekening mee)
    • Systeeminrichting (kunnen uw systemen er wel mee werken)
    • Informatie (is/wordt alle informatie gewaardeerd)
    • Medewerkers (kunnen zij met de nieuwe lijst werken?)
    • De quickscan geeft aan hoe urgent de risico’s zijn en het tijdpad waarin u deze zaken kunt aanpakken.
  • Doxis geeft aan welke stappen gemaakt moeten worden voor een goede invoering van de selectielijst. Op basis hiervan bepaalt u welke aanpak u wilt volgen.
  • U beschikt na de quickscan over de benodigde informatie om de selectielijst effectief in te zetten in de dagelijkse praktijk.

Waarom Doxis?

Doxis is expert op het gebied van selectie en waardering. In oktober en november 2015 heeft Doxis samen met Sdu Uitgevers in het hele land drukbezochte workshops verzorgd over de selectielijst. Naar aanleiding van de vele vragen die wij daarna kregen, heeft Doxis deze quickscan opgesteld.

Bovendien beschikt u snel over de resultaten van de quickscan. Met medewerking van uw organisatie garanderen wij dat het rapport in slechts vijf werkdagen wordt opgeleverd.

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.