Substitutie – verzekerd digitaal werken

Klantvraag

Welke organisatie werkt er vandaag de dag niet aan de substitutie (digitale vervanging) van de werkprocessen? En welke van deze organisaties zijn er ook echt volledig digitaal? Bent u al zover? Of is uw organisatie er ook een van de vele die al jaren werkt in een hybride informatielandschap: met papieren én digitale documenten. Vaak blijkt het nog een hele stap om te besluiten dat digitaal werken leidend is. Daarom heeft Doxis een gestandaardiseerde methode ontwikkeld waarmee uw vervangingsproces wordt geregeld. Met als resultaat ‘verzekerd digitaal werken’. Doxis heeft inmiddels tientallen organisaties –rijk, provincie, waterschap, gemeente, profitsector- succesvol ondersteund bij hun vervangingsproces.

Kunt u op dit moment garanties afgeven over uw digitale informatie?

Digitaal werken vereist dat het management van de organisatie garandeert dat digitale informatie beschikbaar, toegankelijk, betrouwbaar en volledig is. En dat er wordt voldaan aan wet- en regelgeving op dit gebied.
Het totale vervangingsproces moet kwalitatief zo goed zijn dat daaraan zekerheid van behoud van informatie wordt ontleend. Het geheel van de organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en hard- en software, dat het beheer van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt, dient goed te zijn geregeld.

Ons aanbod

Doxis heeft een gestandaardiseerde methode ontwikkeld waarmee we de invoering van substitutie samen tot een succes maken. Ondanks standaardisatie realiseren we in een kort tijdbestek het vervangingsproces dat past bij de specifieke manier van werken van uw organisatie waarmeer u verzekerd digitaal kunt werken.

Voordat u tot vervanging over mag gaan dient u inzage te geven in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging, bijvoorbeeld door een Handboek Vervanging op te stellen. Doxis begeleidt u in dit proces, ondersteunt u bij de implementatie en kan u tevens begeleiden bij het opstellen of actualiseren van bijvoorbeeld uw ICT-procedures, het handboek kwaliteit, uw ordeningsplan of uw beheersregelingen.

Onze nulmetingen en audits wijzen vaak uit dat organisaties hier nog wel de nodige uitdagingen hebben. Dit is absoluut geen probleem want Doxis heeft ook hier bewezen oplossingen voor ontwikkeld die u moeiteloos verder op weg helpen naar verzekerd digitaal werken.

Uw resultaat

Door het papier af te schaffen -door digitaal werken echt leidend te maken- boekt uw organisatie de volgende voordelen:

  • het einde van de versnippering die voortkomt uit een dubbele (hybride) beheeromgeving.
  • de kenniswerkers gaan echt digitaal werken, dus geen onbetrouwbare papieren en digitale dossiers meer door de onduidelijkheden over ‘wat’ nu leidend is;
  • geen dubbele boekhouding meer, de digitale informatievoorziening staat
    centraal;
  • geen fysieke dossiervorming en dossieropslag meer
  • het terugdringen van onnodige dubbele beheerskosten: naast de eventuele invoering en gebruikskosten van uw digitale hulpmiddelen geen extra kosten meer voor papier gerelateerde handelingen zoals dossiervorming, dossieropslag (dure m2) en dossierbeheer.
  • een besparing van minimaal € 250,- per jaar per werkplek (bron: benchmarkonderzoek Facilitaire Kengetallen Gemeente, Fier.fm);
  • digitale processen zijn het vertrekpunt voor het doorvoeren van efficiency
    en effectiviteitsverbeteringen.
  • een integrale digitale informatiehuishouding maakt procesoptimalisatie (lean en mean werken) echt mogelijk.

Tientallen organisaties gingen u al voor

Doxis heeft inmiddels tientallen overheidsorganisaties –rijk, provincie, waterschap, gemeente, profitsector- geholpen bij hun vervangingsproces. Doxis is als marktleider uw ideale partner voor succesvolle vervangingstrajecten. Onze gestandaardiseerde en bewezen oplossing resulteert in een gevalideerd digitaliseringsproces waardoor u met een gerust hart uw papieren documenten kunt vervangen.

Heeft u vragen? Stel ze ons gerust...