Ongestructureerde informatie

Ongestructureerde data (of ongestructureerde informatie); eigenlijk hebben we het er liever niet over. Want het voelt als digitaal zand door onze vingers. Toch loop je tegen een berg van uitdagingen/ problemen aan:

Uitdagingen waar je tegenaan loopt wanneer je informatiegestuurd wilt gaan werken:

  • Door een gebrek aan kwalitatieve informatie heb je geen basis voor goede sturingsinformatie.
  • Enorme hoeveelheden digitale bestanden die elke dag groter worden.
  • Je gaat werken met systemen als Office 365: zonder kwalitatieve informatie erg lastig. Wat moet mee en wat niet?
  • Je organisatie is kwetsbaar omdat je niet voldoet aan wet- en regelgeving.
  • Hierdoor loop je risico op imagoschade en boetes.
  • Je hebt geen integraal (klant)beeld door onjuist gebruik van applicaties.
  • Je weet niet waar alle informatie staat. Het effect: onnodig lang zoeken.
  • Je vakmensen beschikken niet over de juiste informatie op het juiste moment.
  • Dit zorgt voor inefficiëntie en ontevreden medewerkers.
  • Je hebt geen overzicht over/ inzicht in al je informatie. Informatie en daarmee kennis gaan verloren.
  • Het informatiebeheer hapert waardoor er schaduwarchieven ontstaan. Je hebt geen basis voor goede sturingsinformatie. Je kunt alle tools op je berg ongestructureerde data loslaten maar wanneer je die tools niet laat werken met kwalitatieve data, gaat het je ook geen goede sturingsinformatie opleveren.

Focus

Hoe pak je deze berg ongestructureerde informatie op een slimme manier aan?

Dit doe je door te focussen op wat voor jouw organisatie grote meerwaarde heeft. Ga je voor:

  • Compliance: voldoen aan wet- en regelgeving
  • Risk Management: in hoeverre wil je risico’s uitsluiten en welke risico’s ben je bereid te nemen
  • Governance: goed bestuur als overheidsorganisatie

Door bewust af te wegen wat voor jouw organisatie belangrijk is, is operational excellence binnen handbereik.

“De quickscan van Doxis op onze netwerkschijf helpt ons enorm bij het besef dat we onze informatiehuishouding op orde moeten brengen. Zowel gebruikers als ook lopende en toekomstige projecten hebben baat bij juiste, accurate en actuele informatie die snel gevonden kan worden.”
Remko Oonk
Senior Medewerker Informatiebeheer en ICT bij gemeente Hof van Twente

Aanpak

Hoe vlieg je dit aan? Focus op wat voor jouw organisatie grote meerwaarde heeft. We gebruiken hiervoor een overzichtelijke methode en ‘hakken het in stukjes’. Ook gebruiken we hierbij slimme software. Hoe?

We doen een informatiescan -i-Scan- van netwerkschijven van een of meerdere relevante processen/ afdelingen.

De volgende stap(pen)

De vervolgstappen na de i-Scan hangen dus samen met de resultaten uit de i-Scan, de bijbehorende analyse en de focus (Governance, Risk Management en Compliance) van jouw organisatie. De volgende maatregelen zijn mogelijk:

  • Goed om te weten, maar we hoeven verder geen actie te ondernemen
  • Inzoomen op nog één of meerdere specifieke processen/ afdelingen: we kwamen wat gekke dingen tegen, dus we nemen nog een paar processen of afdelingen onder de loep
  • Organisatiebrede i-Scan: het is toch een beter idee om de héle organisatie te inventariseren
  • Integrale aanpak voor informatiemanagement: we pakken helemaal door en gaan voor een integrale aanpak van ongestructureerde informatie
Pak je ongestructureerde informatie aan samen met Doxis

Je resultaat

Afhankelijk van de keuzes die je maakt en de vervolgstappen die daarbij horen, realiseer je belangrijke inzichten én praktische verbeteringen op weg naar informatiegestuurd werken zoals:

  • Afspraken over het vernietigen volgens de daarvoor geldende wet- en regelgeving, kwaliteit van data is verbeterd, informatie staat in de juiste omgeving en bepaalde persoonsgegevens in kader van AVG geanonimiseerd
  • Aandacht voor het mensenwerk achter de processen en systemen
  • Inzicht in de kwaliteit van informatie en bijbehorende consequenties op proces/ afdelingsniveau(s) of als je voor de integrale benadering gaat, op organisatiebreed niveau
  • Op integraal niveau: inzicht in je applicatielandschap

Verder praten?

Neem contact op met onze collega’s van de Commerciële Binnendienst. Zij zorgen ervoor dat er een professional van Doxis bij je langskomt om je hier alles over te vertellen. Bel 070-317 71 72 of stuur een mail naar commercielebinnendienst@doxis.nl

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.