Ongestructureerde data

Ongestructureerde data (we zeggen ook wel content); eigenlijk hebben we het er liever niet over. Want het voelt als digitaal zand door onze vingers. Iedereen ervaart het probleem van ongestructureerde informatie op zijn eigen manier:

  • Je hebt geen integraal (klant)beeld door onjuist gebruik van applicaties
  • Je weet niet waar alle data staan. Het effect: onnodig lang zoeken. Dat kost allemaal extra tijd en geld.
  • Je hebt geen overzicht over/ inzicht in al je data
  • Data en daarmee kennis gaan verloren
  • Het archiefbeheer hapert waardoor er schaduwarchieven ontstaan.
  • Je hebt geen actueel, compleet en samenhangend overzicht van archiefbescheiden.
  • Je organisatie is kwetsbaar omdat je niet voldoet aan wet- en regelgeving. Hierdoor loop je risico op imagoschade en boetes (AVG). Bovendien doet het afbreuk aan het vertrouwen van de samenleving in de overheid.
  • Je vakmensen beschikken niet over de juiste informatie op het juiste moment. Dit zorgt voor inefficiëntie en ontevreden medewerkers.
  • Je hebt geen basis voor goede sturingsinformatie. Je kunt alle tools op je berg ongestructureerde data loslaten maar wanneer je die tools niet laat werken met kwalitatieve data, gaat het je ook geen goede sturingsinformatie opleveren.

Stappenplan van ongestructureerde data naar kwalitatieve data

Doxis helpt je om het probleem van je ongestructureerde data slim aan te pakken. Grip houden op die enorme hoeveelheid data is een illusie. Onze visie is heel pragmatisch. We nemen je stap voor stap mee in het proces en helpen je om je databerg zo slim mogelijk te ‘beklimmen’.

Wij zorgen voor een realistische blik op informatie:

  • Waar staat het?
  • Wat is de waarde?
  • Wat moet je ermee?

Onze aanpak in drie stappen:

  1. Analyseren
  2. Opschonen & Verrijken
  3. Waarderen, Migreren & Veiligstellen

Stap 1: Analyseren

We brengen eerst de inhoud van de gegevensbronnen (bijvoorbeeld e-mail en netwerkschijven) in kaart. De analyse geeft een beeld van de status van jouw informatie binnen jouw gegevensbron(en), bijvoorbeeld op het gebied archiefwaardige bestanden of AVG-bestanden.

Na deze eerste stap van analyseren:

  • Heb je een overzicht van de risico’s die je loopt op het gebied van bedrijfsvoering, wetgeving en beheer.
  • Heb je inzicht wat de juiste vervolgstappen zijn.

Stap 2: Opschonen en verrijken

In deze stap ordenen wij de content in je databron (bijvoorbeeld een netwerkschijf). Dit doen wij onder andere door deduplicatie (ontdubbeling), metadatering en classificatie. Met krachtige en slimme software:

  • ontdoen wij je databron van vervuiling;
  • verrijken wij de documenten met extra en uniforme metadata;
  • en kunnen wij de metadata en de inhoud van de content automatisch classificeren in overeenkomstige categorieën.

Op deze manier is de desbetreffende content binnen de scope die je veilig wilde stellen;

  • in beeld
  • ontdubbeld
  • ondergebracht bij de juiste categorie
  • opgeschoond én verrijkt met de juiste metadata

Je beschikt nu over kwalitatieve data op het gebied van het door jouw gewenste onderwerp. Klaar voor de volgende stap.

Stap 3: Waarderen, Migreren en VeiligstellenVan ongestructureerde data naar kwalitatieve data

Voordat we migreren, kunnen we kwalitatieve data, content, voor je waarderen. Dit betekent dat we kijken wat de waarde is van de content op basis van de geldende Selectielijst. Hoort de content bij lang of kort te bewaren content? Of moet het gelijk vernietigd worden? Op basis van deze waardering migreren we vervolgens de content naar de gewenste omgeving. Bijvoorbeeld content die je nu nog nodig hebt voor de bedrijfsvoering gaat mee naar de nieuwe SharePoint-omgeving. Maar content die je niet meer nodig hebt maar wel lang (of voor eeuwig) moet bewaren, exporteren we naar een e-Depot.
Je kunt je content migreren zonder handmatige selectie toe te passen. Dit gaat een stuk sneller en efficiënter, zeker bij grote hoeveelheden data.

De locaties waar je content naar kunt migreren zijn legio;

  • Zaaksystemen
  • Samenwerkomgevingen zoals SharePoint 365
  • Document Management Systemen (DMS)
  • Enterprise Content Managementsystemen (ECM)
  • E-depots
  • Een nieuwe netwerkomgeving (Fileshares)

Je resultaat

Je beschikt nu over kwalitatieve data, verrijkt met juiste metadata op een platform/ in een systeem van jouw keuze.
Jij en je vakmensen werken nu rechtmatig én doelmatig, op een prettige manier. Bovendien heb je een beeld bij de mogelijke vervolgstappen om door te pakken naar effectief informatiegestuurd werken.

Borgen

Nu is alles op orde maar hoe zorg je dat het binnen de kortste keren niet weer een onoverzichtelijke toestand wordt? Doxis helpt je hier ook bij door het schrijven van beleid en het trainen van medewerkers. Ook hebben we een behoorlijk trackrecord als het gaat om kwaliteitsmanagement en de kwaliteitssystemen. Dit helpt je om de kwaliteit van je informatie op peil te houden.

Waarom Doxis?

We doen niet aan ‘symptoombestrijding’ en pakken je vraag integraal aan. We kijken ook naar het IT-landschap, hoe je informatieprocessen zijn ingericht, naar gedrag en sturing en de manier waarop je organisatie in elkaar steekt. Op deze manier zorgen we ervoor dat de aanpak van je ongestructureerde data niet alleen ‘jouw’ ding is maar geïntegreerd met de gehele organisatie.

Daarnaast:

Zijn we gespecialiseerd in het structureren en ordenen van informatie want we doen dit al meer dan 100 jaar.
Wéten we hoe je wet- en regelgeving vertaalt naar en toepast op overheidsdiensten. Het is ons ding.
Hebben we een duidelijke visie op informatie en de rol van informatie binnen je organisatie, nu en in de toekomst. Dit hebben we opgeschreven in twee boeken; De Zwerm en Expeditie Zwerm. We kijken dus echt verder; de uitdaging achter jouw uitdaging! Bovendien kennen we het reilen en zeilen bij de overheid als geen ander.

Bovendien werken we samen met ervaren en erkende partners

  • specialistisch softwareleverancier Knowliah (door internationaal onderzoeks- en adviesbureau in de informatietechnologie-sector Gartner erkend als een ‘vendor to watch’ in de categorie Enterprise Search & Analytics) die als geen ander de berg (ongestructureerde) data geautomatiseerd te lijf kan gaan voor de juridische achterban;
  • als het gaat om ongestructureerde data met betrekking tot de AVG werken we samen met een onafhankelijk beëdigd advocaat gespecialiseerd op het gebied van privacy.

Wil je weten hoe jij ongestructureerde data op een slimme manier aanpakt?

Neem contact op met onze collega’s van salessupport. Zij zorgen ervoor dat er een professional van Doxis bij je langskomt om je hier alles over te vertellen.

Bel 070-317 71 72 of stuur een mail naar commercielebinnendienst@doxis.nl

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.