Veranderaanpak en adoptie van SharePoint

Of een zaaksysteem, DMS of …

Je uitdaging

Informatiebeheer met SharePoint, Zaaksysteem of andere vakapplicatie; hoe zorg ik voor een optimaal gebruik van mijn systeem? Ongeacht welk systeem het is; het vergt een andere manier van werken. Je bent er niet met een simpele ‘knoppencursus’. Je hebt een grondige veranderaanpak nodig om ervoor te zorgen dat je medewerkers daadwerkelijk de nieuwe manier van werken adopteren.

Aanpak veranderstrategie

We hanteren een veranderstrategie die is gebaseerd op vier uitgangspunten:

  1. Willen: medewerkers voelen de urgentie (urgentiebesef) om te veranderen en hebben ook een persoonlijke motivatie, zij zien duidelijk ‘what’s-in-it-for-me?’
  2. Kennen: medewerkers weten wat het belang is van de nieuwe werkomgeving/werksituatie (nieuw systeem of nieuwe manier van werken)
  3. Kunnen: medewerkers zijn voldoende getraind en ondersteund zodat zij snel en eenvoudig digitale documenten vinden, delen en beheren
  4. Zijn: medewerkers voelen zich prettig in de nieuwe situatie

Onze aanpak is onderverdeeld in:

  • Voorbereiding: Doxis stelt het verander- en opleidingsprogramma op samen met medewerkers van jouw organisatie, onder leiding van een verandermanager. Dit levert je een praktische toolkit op met alle benodigde middelen op het gebied van communicatie, opleiding en informatie
  • Uitvoering: nadat het verander- en opleidingsprogramma handen en voeten heeft gekregen, gaan we aan de slag met alle medewerkers die gaan werken met de nieuwe applicatie. Hierbij doorlopen we de volgende stappen:
    • Intake
    • Opleiding
    • Implementatie
    • Borging
  • Borging: we dragen het project zorgvuldig over aan de organisatie en zorgen dat de nieuwe manier echt verankerd is in de organisatie.

Resultaat van onze veranderaanpak

  • Je vakmensen begrijpen waarom deze nieuwe manier van werken belangrijk is
  • Je vakmensen gebruiken het systeem op de manier waarvoor het bedoeld is en maken geen work-arounds meer
  • Doelen van de organisatie staan centraal, waarbij ook rechtmatig gewerkt wordt

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.