Veranderaanpak en adoptie

Office 365, Microsoft Teams, Sharepoint, een zaaksysteem, DMS of andere vakapplicatie

Je wilt werken met een nieuw informatiesysteem of andere vakapplicatie, maar hoe zorg je voor een optimaal gebruik van het systeem? Ongeacht welk systeem het is; het vergt een andere manier van werken. Je bent er niet met een simpele ‘knoppencursus’. Je hebt een grondige veranderaanpak nodig om ervoor te zorgen dat je medewerkers daadwerkelijk de nieuwe manier van werken adopteren.

Aanpak veranderstrategie

We hanteren een veranderstrategie die is gebaseerd op vier uitgangspunten waarin de medewerker centraal staat:

  1. Willen: medewerkers voelen de urgentie om te veranderen en hebben ook een persoonlijke motivatie, zij zien duidelijk wat het hen op kan leveren
  2. Kennen: medewerkers weten wat het belang is van de nieuwe werkomgeving/werksituatie (nieuw systeem of nieuwe manier van werken)
  3. Kunnen: medewerkers zijn voldoende getraind en ondersteund zodat zij snel en eenvoudig digitale documenten vinden, delen en beheren
  4. Zijn: medewerkers voelen zich prettig in de nieuwe situatie, deze is onderdeel geworden van de routine

Het besef dat er verandering moet plaatsvinden. Er is een noodzaak, een gemis of een incident wat de aanleiding geeft om in beweging te komen. Doxis doet dit door onderzoek te doen naar de huidige situatie.

Samenwerken binnen een nieuwe omgeving zoals Office 365 of SharePoint betekent een nieuwe, andere manier van werken. De uitgangspunten worden verbonden door de mate van bewustzijn, vaardigheid en discipline van de medewerker.

Bewustzijn
De medewerker is zich bewust van de waarde van informatie, begrijpt de regels voor het gebruik van de samenwerkruimten en waarom metadata en labels nodig zijn. Ook snapt hij/zij wat de consequenties zijn van haar/zijn eigen digitale handelen.

De organisatie ondersteunt dit door training en awareness acties, waarbij ze informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacybescherming in één adem meeneemt.

Vaardigheid
De medewerker is digitaal vaardig. Dit betekent dat de medewerker efficiënt haar/zijn weg kan vinden binnen het nieuwe platform. Hij/zij begrijpt welke instrumenten van het programma nodig zijn voor het prettig en veilig digitaal samenwerken en laat zien dat hij/zij met de instrumenten overweg kan.

 De organisatie faciliteert dit met structurele functionele ondersteuning.

Discipline
De medewerker volgt de afspraken die gemaakt zijn en heeft een contactpersoon die bereikbaar is voor vragen. De medewerker neemt zelf initiatief om deze vragen te stellen. Aanspreken op het mislopen van afspraken mag: we gaan immers niet uit van afrekenen, maar de routine erin krijgen.

De organisatie houdt de afspraken voor het digitaal samenwerken overzichtelijk, onder andere doordat ze werkt met vaste rollen binnen sites. Aanspreken zit nog niet in de genen van de organisatie en heeft een opstartperiode nodig.

De veranderaanpak wordt ingestoken op organisatieniveau en op het niveau van de afdelingen. Op organisatieniveau is de veranderaanpak gericht op het breed informeren en enthousiasmeren van alle medewerkers en het creëren van urgentie en draagvlak.

 

Lees meer over informatiebeheer met SharePoint >>>

Onze aanpak

Doxis stelt het verander- en opleidingsprogramma op samen met medewerkers van jouw organisatie, onder leiding van een verandermanager. Dit levert je een praktische toolkit op met alle benodigde middelen op het gebied van communicatie, opleiding en informatie.

Resultaat van onze veranderaanpak

  • Je vakmensen begrijpen waarom deze nieuwe manier van werken belangrijk is
  • Je vakmensen gebruiken het systeem op de manier waarvoor het bedoeld is en maken geen work-arounds meer
  • Doelen van de organisatie staan centraal, waarbij ook rechtmatig gewerkt wordt

Onze belofte

We zorgen voor een optimale werkomgeving, waar de vakmensen in de organisatie professioneel en plezierig werken op een doelmatige en rechtmatige wijze.

We houden rekening met alle aspecten die gezamenlijk bepalend zijn voor een succesvolle informatievoorziening. We leveren slimme oplossingen en diensten door informatiemanagement integraal vorm te geven vanuit vier invalshoeken:

Systemen en informatie (1) moeten aansluiten op de doelen en het beleid (2) van een organisatie. Daarbij is de vraag hoe de processen (3) binnen die organisatie worden ingericht en hoe de sturing is georganiseerd. Alles valt en staat vervolgens met het gedrag en het leiderschap (4).

In onze boeken De Zwerm en Expeditie Zwerm vertellen we je meer over onze visie. De boeken vormen de onderlegger voor alles wat we doen.

We adviseren je graag over adoptie van informatiesystemen. Of dat nu voor Sharepoint, Office 365, Microsoft Teams, zaaksysteem of een andere vakapplicatie is. Benieuwd naar de mogelijkheden of even sparren? Neem contact met ons op voor meer informatie!

 

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.