Vervanging – verantwoord digitaal werken

Klantvraag

Hoe zorg ik ervoor dat de vervanging van mijn papieren documenten op de juiste manier wordt aangepakt zodat ik verantwoord digitaal kan werken?

Welke organisatie werkt er vandaag de dag niet aan de digitale vervanging van de werkprocessen? En welke van deze organisaties werken ook echt volledig digitaal? Ben jij al zover? Of is jouw organisatie ook een van de vele die al jaren werkt in een hybride informatielandschap: met papieren én digitale documenten. Vaak blijkt het nog een hele stap om te besluiten dat digitaal werken leidend is. Daarom heeft Doxis een gestandaardiseerde methode ontwikkeld waarmee het vervangingsproces wordt geregeld. Met als resultaat ‘verantwoord digitaal werken’.

Doxis heeft alleen al de afgelopen twee jaar bijna vijftig organisaties –rijk/ ministeries, provincie, waterschap, gemeente- succesvol ondersteund bij hun vervangingsproces. Kijken we verder naar de afgelopen twee jaar dan loopt de teller richting de honderd organisaties!

Kun je op dit moment garanties afgeven over jouw digitale informatie?

Digitaal werken vereist dat het management van de organisatie garandeert dat digitale informatie beschikbaar, toegankelijk, betrouwbaar en volledig is. En dat er wordt voldaan aan wet- en regelgeving op dit gebied.
Het totale vervangingsproces moet kwalitatief zo goed zijn dat daaraan zekerheid van behoud van informatie wordt ontleend. Het geheel van de organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en hard- en software, dat het beheer van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt, dient goed te zijn geregeld.

Ons aanbod voor vervanging – nulmeting, handboek Vervanging, audits

Doxis heeft een gestandaardiseerde methode ontwikkeld waarmee we de invoering van vervanging/ substitutie samen tot een succes maken. In een kort tijdbestek organiseren we het vervangingsproces dat past bij de specifieke manier van werken van jouw organisatie zodat je verzekerd digitaal kunt werken.

Handboek Vervanging

Voordat je tot vervanging over mag gaan, dien je inzage te geven in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging, bijvoorbeeld door een Handboek Vervanging op te stellen. Doxis begeleidt je in dit proces en ondersteunt bij de implementatie. Ook kunnen wij je begeleiden bij het opstellen of actualiseren van de ICT-procedures, het handboek kwaliteit, het ordeningsplan of de beheersregelingen.

Nulmeting en audit Vervanging

Onze nulmetingen en audits wijzen vaak uit dat organisaties nog wel de nodige uitdagingen hebben voordat zij het papier definitief kunnen vernietigen en volledig digitaal kunnen gaan werken. Dit is absoluut geen probleem want Doxis heeft ook hier bewezen oplossingen voor ontwikkeld die je moeiteloos verder op weg helpen naar verzekerd en verantwoord digitaal werken.

Jullie resultaat

Door het papier af te schaffen -door digitaal werken echt leidend te maken- realiseer je organisatie de volgende voordelen:

  • het einde van de versnipperde informatie die voortkomt uit een dubbele (hybride) beheeromgeving.
  • de kenniswerkers gaan echt digitaal werken, dus geen onbetrouwbare papieren en digitale dossiers meer door de onduidelijkheden over ‘wat’ nu leidend is;
  • geen dubbele boekhouding meer, de digitale informatievoorziening staat centraal;
  • geen fysieke dossiervorming en dossieropslag meer
  • het terugdringen van onnodige dubbele beheerskosten: naast de eventuele invoering en gebruikskosten van uw digitale hulpmiddelen geen extra kosten meer voor papier gerelateerde handelingen zoals dossiervorming, dossieropslag (dure m2) en dossierbeheer.
  • een besparing van minimaal € 250,- per jaar per werkplek (bron: benchmarkonderzoek Facilitaire Kengetallen Gemeente, Fier.fm);
  • digitale processen zijn het vertrekpunt voor het doorvoeren van efficiency en effectiviteitsverbeteringen.
  • een integrale digitale informatiehuishouding maakt procesoptimalisatie (lean en mean werken) echt mogelijk.

Ruim 90 organisaties/ overheden gingen je al voor

Doxis heeft inmiddels tientallen overheidsorganisaties –rijk, provincie, waterschap, gemeente, profitsector- geholpen bij hun vervangingsproces. Doxis is als marktleider je ideale partner voor succesvolle vervangingstrajecten. Onze gestandaardiseerde en bewezen oplossing resulteert in een gevalideerd digitaliseringsproces waardoor je met een gerust hart papieren documenten kunt vervangen.

Nieuwsbrief

Fear of missing out? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Mis niets op het gebied van digitaal werken, trends in informatiemanagement, effectief werken én de actualiteit binnen de publieke sector. Schrijf je daarom snel in voor de gratis nieuwsbrief van Doxis Informatiemanagers.