Hoe je de hele organisatie meekrijgt in de transitie

In een serie van drie blogs gaan we in op het fenomeen 'Mens en Transitie'. In de eerste blog ‘De wereld verandert snel – groot cliché, enorme gevolgen’ ging het over de context van alle veranderingen in termen van technologie, samenleving en overheid. In dit tweede blog zoomen we verder in op wat dit betekent voor de informatieprofessional anno nu en in de laatste blog lees je hoe je hier invulling aan kunt geven.

Waarom moet ik ineens een ingewikkeld programma gaan gebruiken om met collega's samen te werken? Even langslopen of een mailtje sturen, werkt toch ook prima? Waarom moet ik me identificeren met een wachtwoord én een pincode? En moet ik nu ineens al mijn bestanden delen op een centrale plek? Die informatie is toch van mij? En wat als het straks toch kwijtraakt?!

 

Deze en andere veranderingen zijn soms nodig. Mondige klanten willen sneller worden geholpen en de regie in eigen hand houden. Wetgeving als de AVG vereist dat organisaties duidelijk kunnen aangeven waar hun informatie staat. Bedrijven en overheidsorganisaties werken steeds meer samen door kennis te delen.

Angst voor de achtbaan

"We hebben het altijd zo gedaan." In iedere organisatie zijn woorden van gelijke strekking te horen. Verandering stuit vaak op weerstand. Dat is begrijpelijk. Veranderen doe je niet om het veranderen en mensen zijn pas bereid mee te gaan in de transitie als ze de meerwaarde ervan inzien.

Dat de wereld snel verandert, daar is iedereen zich wel van bewust. Maar mensen hebben soms wel het gevoel dat ze in een achtbaan worden gezet. Daarom is het belangrijk dat iedereen in de organisatie de waarde inziet van de veranderingen rond processen, informatie en systemen.

De informatiemanager speelt in alle aspecten van de transitie een belangrijke rol. In plaats van beheerder van documenten, wordt hij of zij meer een regisseur die de organisatie kan adviseren. De informatiemanager nieuwe stijl moet nog altijd verstand hebben van technologie, maar is daarnaast een bruggenbouwer. Sociaal en organisatorisch sterk, creatief en leergierig. Maar in alle lagen van de organisatie is minstens een deel van deze eigenschappen nodig.

Hoe zet je de zaak in beweging?

Het begint bij de wil om te veranderen, ofwel de urgentie bij iedere afzonderlijke medewerker. Daarbij is het belangrijk om medewerkers de juiste vragen voor te leggen: wat gaat er mis als we stil blijven staan? Wat kan er beter en waarom zouden we dat moeten willen?

Pas wanneer mensen in alle lagen van de organisatie de urgentie tot verandering zien, heeft de verandering een kans van slagen. Pas daarna is het mogelijk om te kijken waar de organisatie heen moet of welke oplossing daarvoor nodig is. De stip op de horizon, de visie, die medewerkers duidelijkheid geeft over waar de organisatie naartoe werkt, zodat ze weten wat hen te doen staat.

Van 'ik kan het' naar 'ik ben het'

De volgende stap is het ontwikkelen van kennis en competenties. De randvoorwaarden om aan de nieuwe manier van werken te voldoen. Persoonlijke aandacht en ondersteuning zorgen dat alle medewerkers overgaan tot het doen, ofwel het in de praktijk brengen van de nieuwe kennis in een veilige omgeving.

Uiteindelijk leidt dit tot het borgen, het verankeren van de verandering in de organisatie. Het wordt onderdeel van de routine en medewerkers identificeren zichzelf met de nieuwe situatie.

Transitie - Een oneindig leerproces

Natuurlijk is het daarna niet 'klaar'. Het past bij de moderne organisatie om zich altijd te blijven ontwikkelen en doorgroeien in professionaliteit. De stappen zijn niet chronologisch afdwingbaar. Dat wil zeggen dat organisaties soms de verandering al inzetten door te 'doen'. Daardoor kan bijvoorbeeld aan het licht komen wat aan ontwikkeling nodig is.

Doxis helpt organisaties bij deze vijf stappen van verandering. We doen onderzoek naar de bestaande situatie met onder meer 0-metingen en scans. We organiseren workshops en trainingen on-the-job om iedere stap in het proces succesvol af te ronden.

 

Jochem werkt als Doxis-professional bij verschillende organisaties met enthousiasme aan verbetering van informatievoorziening en begeleiding van verandering.