‘Hotspotmonitor’ als leidraad voor uitzonderlijke situaties

Hoe ga je als overheid om met uitzonderlijke gebeurtenissen met grote impact , waarvan de weerslag eigenlijk separaat zou moeten worden vastgelegd? Ook als die weerslag bijvoorbeeld buiten de Selectielijst valt. Hoe bepaal je of een gebeurtenis, zoals bijvoorbeeld het coronavirus, dermate belangrijk en uitzonderlijk is dat je daarvan de documentatie rondom beslissingen, proces en afronding, maar ook alle andere maatschappelijke uitingen wilt registreren en bewaren? Precies om die reden heeft het Nationaal Archief in 2015 de Hotspotmonitor in het leven geroepen als aanvulling op de al bekende Selectielijst, waarvoor duidelijke criteria gelden en waarmee eigenlijk elke overheidsinstantie wel vertrouwd is inmiddels.

Waarom zouden dergelijke gebeurtenissen eigenlijk apart moeten worden geregistreerd en gedocumenteerd? ‘Er zijn nu eenmaal gebeurtenissen die voor bijvoorbeeld een gemeente zo’n grote impact hebben dat je daar wat mee moet’, aldus Max Beekhuis, voormalig directeur van Doxis Informatiemanagers. ‘Daar kun je je van alles bij voorstellen. Stel een Koningsdagviering binnen een specifieke gemeente. Dat is landelijk gezien geen uitzonderlijke gebeurtenis, want we vieren elk jaar Koningsdag. Maar voor die ene gemeente of provincie die de koninklijke familie aandoet dat ene jaar, gelden andere criteria.’ Beekhuis noemt als ander voorbeeld de beruchte Koninginnedag in Apeldoorn in 2009. Die dag en alles wat er toen gebeurde had genoeg impact om alle documentatie daarover te willen bewaren. Het belang daarvan kan eigenlijk iedereen zich wel voorstellen.

“Ga maar eens met een aantal mensen in een werkgroepje bij elkaar zitten en bedenken wat en waarom iets een hotspot zou kunnen zijn.”

Niet alles even duidelijk

Niet elke gebeurtenis is even uitzonderlijk en het is ook niet altijd duidelijk wat het uitzonderlijke karakter van een gebeurtenis bepaalt. Annerije van der Vliet, adviseur Doxis Informatiemanagers: ‘Het Nationaal Archief heeft daarom die Hotspotlijst toegevoegd aan de selectieprocedure voor te bewaren archiefbescheiden. Dat begon bij het Rijk, maar is inmiddels uitgerold over de hele overheid. Als we alleen de Selectielijst zouden blijven volgen, dan wordt het wel een heel saai archief waarnaar we over een aantal jaar zitten te kijken. Het gaat zeker ook om die uitzonderingen. Die bepalen voor een belangrijk deel hoe we met bepaalde gebeurtenissen zijn omgegaan en waarom specifieke beslissingen zijn genomen.’

Gewaardeerd verleden

Beekhuis: ‘De initiatiefnemer van deze Hotspotlijst om bijzondere gebeurtenissen specifiek te registreren en vast te leggen, Charles Jurgens van de Universiteit van Amsterdam, pleitte er zelfs voor om in bepaalde gevallen particuliere of krantenarchieven te verwerven. Het gaat hem daarbij om het vastleggen van ‘gewaardeerd verleden’: er is een bepaalde impact gekoppeld aan gebeurtenissen. Daarvan willen we op termijn ook nog kunnen herleiden hoe een en ander heeft kunnen gebeuren en wat naar aanleiding van die gebeurtenis verder aan vervolgacties heeft plaatsgevonden et cetera.’

Impact bijzondere gebeurtenissen is waardevol

Zover is het echter niet gekomen: van de ideeën van (onder meer) Jurgens is de Hotspotlijst echter wél overgebleven. Van der Vliet: ‘Die lijst is heel waardevol. Het zegt namelijk iets over de impact en het belang van bijzondere gebeurtenissen, van incident tot ramp of feest en alles wat daartussen zit. Dat heeft een voorspellende waarde. Neem het naderende Eurovisie Songfestival. Dat zal voor Rotterdam zeker een uitzonderlijke gebeurtenis zijn, maar is het daarmee ook een hotspot? Dat is op zijn minst bespreekbaar. Kom je tot de conclusie dat dat zo is, dan moet je alles aan documentatie rondom het evenement als zodanig registreren en bewaren.’

Praktijk is weerbarstig

In de praktijk blijkt het bepalen van hotspots best weerbarstig, aldus Beekhuis. ‘Ga maar eens met een aantal mensen in een werkgroepje bij elkaar zitten en bedenken wat en waarom iets een hotspot zou kunnen zijn. Is het Eurovisie Songfestival uitzonderlijk voor Rotterdam, maar eigenlijk ook voor Nederland, een TT in Assen is dat niet. Dat evenement komt elk jaar terug en wordt al bijna als routineklus bestempeld. Daar zal heus een en ander van worden vastgelegd, al was het alleen al in het kader van vergunningverlening, maar het is geen uitzondering (meer), dus geen hotspot die als zodanig moet worden geregistreerd. Dat volgt gewoon de Selectielijstprocedure.’

Structureel is geen hotspot

Kortom, wanneer iets structureel plaatsvindt is het feitelijk niet meer als hotspot te benoemen? Van der Vliet hierover: ‘In het Archiefbesluit staat gedefinieerd hoe en op basis van welke gronden uitzonderingen zijn te benoemen. Dat klinkt complex, maar het komt er in de praktijk op neer dat hotspots vooral tijdelijk en afgebakend zijn. Gaswinning is dus geen hotspot, de aardbevingen als gevolg daarvan zouden weer wel als hotspot kunnen worden benoemd. Het kraanincident bij Alphen aan den Rijn zou een hotspot kunnen zijn; zo ook een optreden van de Rolling Stones op het Malieveld. Zo zijn er talloze zaken op te noemen. Maar je moet er in ieder geval over nadenken en argumenten aanvoeren!’

Organisatie neemt initiatief

De eerste stap in het proces moet zijn dat de organisatie zelf het initiatief neemt om te bezien of ergens hotspots zijn te benoemen. Beekhuis ziet daarin een aantal aspecten die van belang zijn : ‘Een werkgroep moet samengesteld zijn met uiteenlopende disciplines. Een brede kijk op gebeurtenissen is belangrijk. Maak er een informatiemanagementproject van. Noteer gebeurtenissen, vraag die verder uit en vul ze aan met argumenten om er al dan niet een Hotspot van te maken. Uit die sessies rolt uiteindelijk een aantal voorstellen voor hotspots. In het Strategisch Informatie Overleg (SIO) kunnen dan vervolgens beslissingen worden genomen over het al dan niet officieel benoemen van die hotspots. Vergis je niet, als je er één of twee per jaar hebt, is dat al heel veel. Anders eindig je met een woud aan uitzonderlijke gebeurtenissen.’ Zoals altijd geldt ook hier dat kwaliteit boven kwantiteit gaat. Bewaren om het bewaren heeft geen enkele toegevoegde waarde.

Moeite met afstand houden

Van der Vliet constateert dat veel organisaties moeite hebben met afstand nemen van gebeurtenissen. Zo worden zaken al snel belangrijker dan ze écht zijn. Ze onderschrijft het belang van begeleiding in dit proces. ‘Die begeleiding is cruciaal voor het benoemingsproces. Net als de adequate verslaglegging ervan. Dan kun je achteraf dit proces onderbouwen. Bijkomend probleem is dat door toenemende digitalisering informatie vluchtiger wordt. Alle overheden vinden dat die Hotspotmonitor van de grond moet komen. Ook de toezichthouders vinden dat. Echter, door die digitalisering moeten we sneller schakelen, want voor je het weet is informatie verloren gegaan.’

Belang van informatie onderschrijven

De hele discussie over de Hotspotmonitor ziet Beekhuis mede als een aanleiding om het gesprek aan te gaan over het belang en de waarde van informatie. ‘Wie reflecteert op wat hij heeft gedaan? En hoe? Dáárin ligt de basis. Wie hiermee aan de slag gaat, zal door ervaring ondervinden wat het belang is van je werk. We moeten leren uit het verleden, maar dan moeten we wel kunnen reconstrueren wat dat verleden dan was. Dat waren vast niet allemaal standaard gebeurtenissen die we keurig volgens de ‘regelen der Selectielijst’ kunnen vastleggen. Inzicht in het verleden geeft uitzicht op de toekomst, stelde professor Eric Ketelaar al. Aan de slag dus…’

Dit artikel is gepubliceerd in de voorjaarseditie van Doxis Magazine

Training Hotspotmonitor

Op 23 april lanceren wij de Doxis Academie en ter ere van deze lancering bieden wij de eerste training over het 'COVID-19 als hotspot' gratis aan. We gaan tijdens onze training onder andere in op het starten en inrichten van een hotspotmonitor, COVID-19 als hotspot, knelpunten en vertrouwelijkheid.

Nieuwsgierig naar deze training? Volg ons op LinkedIn of Twitter en blijf als eerste op de hoogte van de ontwikkelingen.

Ondersteuning nodig van onze experts?

Liever een vrijblijvend gesprek? Neem contact met ons op via +31 (0)70 317 7172 of stel je vraag per e-mail via commercielebinnendienst@doxis.nl.