Informatie governance: vage kreet of toch wel belangrijk?

Flexibel informatie governance in de praktijk

Informatie governance in de praktijk gaat vooral om de groeiende noodzaak om flexibel in te spelen op zowel de interne als externe informatiebehoefte. In de vorige blog 'Informatievoorziening toekomst-proof?' Bereid je voor op onzekerheid' benoemde Thijs van den Boom dit al.  Maar welke ruimte is er voor flexibiliteit? De geldende archief wet- en regelgeving en normeringen waarin is bepaald waar de informatievoorziening aan moet voldoen, lijkt eerder beklemmend. 

 

Goed governance – ‘Flexible Style’

Goed ingericht informatie governance rust volgens Doxis op de volgende pijlers:

  • Innovatie en visie: vertaald naar strategie, beleid en plannen, vraag en aanbod in evenwicht.
  • Compliance: toepassing van wet- en regelgeving, inclusief aanvullende spelregels van de organisatie.
  • De informatie-organisatie: taken en verantwoordelijkheden, het beheer, de inrichting maar ook de sturing en verantwoording moeten worden georganiseerd. Zowel kwalitatief als kwantitatief; dus de juiste hoeveelheid middelen en mensen die ook de juiste dingen doen.
  • Inrichting en performance: van ondersteunende systemen, bruikbare businesscases, kritische procesindicatoren en benchmarking.

Domino-effect bij wijzigingen in je afspraken

Op zich klinkt dit allemaal heel solide. Het is alleen zaak dat je dit goed borgt maar hier wel een bepaalde flexibiliteit voor inruimt. Dit doe je door:

  • duidelijke afspraken te maken over hoe je deze vier punten goed organiseert, inricht en beheert en hoe je daarbij de onderlinge samenhang behoudt;
  • goede afspraken te maken over het bepalen van de impact als er iets wijzigt in deze afspraken. Wat betekent het bijvoorbeeld voor de Inrichting en Performance wanneer je overstapt op een ander systeem?
  • de manier waarop je de naleving van de gemaakte afspraken organiseert.

Let erop dat je ook de risico’s goed afweegt. Als je een verandering doorvoert in de afspraken heeft dit vaak een domino-effect op alle andere gemaakte afspraken en procedures. Let op wat dit doet met je informatie. Wat is de invloed van een wijziging in de gemaakte afspraken op welk type informatie? Je wilt niet dat door een wijziging in bijvoorbeeld afspraken over het beheer er informatie verloren gaat die niet verloren mag gaan.

Waarden omarmen; maar dan concreet

Wil je op succesvolle wijze informatie governance vormgeven en de flexibiliteit daarbinnen borgen, omarm dan als organisatie een aantal waarden. Waarden die bepalend zijn voor de manier waarop je met informatie omgaat. Het uitgangspunt hierbij is dat je de kenniswerker met kwalitatief hoogwaardige informatie ondersteunt, zodat hij goed prioriteiten kan stellen en gewoon goed zijn werk kan doen. Waarden klinken natuurlijk wat vaag maar wij hebben er een aantal concreter gemaakt, die je helpen de brug te slaan over de, zoals Thijs dat noemt, ‘wildwaterrivier’ van informatie:

  • Vakmanschap: laat de informatievraag van de kenniswerker leidend zijn en niet puur het proces of het systeem.
  • Datascoping: ga voor maximaal gebruik van informatie en minimaal belasten van de vakman met beheer op informatie.
  • Gemeenschappelijkheid & vertrouwen: faciliteer het delen van informatie en de samenwerking, in plaats van krampachtig afschermen van informatie op basis van eigenbelang van afdelingen/personen.
  • Autonomie: gebruik informatie niet om te controleren, maar om te faciliteren.

Goed ingericht governance: een echt praktijkvoorbeeld

Gemeenschappelijkheid in de praktijk

Een overheidsorganisatie met ongeveer 700 medewerkers heeft diverse externe samenwerkingsverbanden en vooral veel werkprocessen. Hoe houdt deze organisatie de neuzen van haar kenniswerkers in dezelfde richting? En hoe houdt ze haar informatievoorziening actueel?
Ze heeft één bedrijfsprocesmodel, waarmee het voor medewerkers duidelijk is wat de relatie tussen de verschillende processen is én wat de bijbehorende concrete organisatiedoelen zijn.

Deze gemeenschappelijkheid is de basis van haar Informatiebeleid en governance. Dit beleid is periodiek onderwerp van gesprek tijdens de teamoverleggen, zodat iedere medewerker snapt wat het informatiebeleid voor hem/haar en voor de organisatiedoelen betekent.

Vakmanschap draait om vertrouwen

De organisatie heeft de werkprocessen in kaart gebracht. Niet om ze in beton te gieten, maar om met elkaar vast te stellen wat haar kenniswerkers van elkaar nodig hebben (input/ output) om samen de doelen te bereiken. Elk werkproces heeft een ‘eigenaar’ die verantwoordelijk is voor de procesresultaten en de kwaliteit van de informatie verwerkt in het/ de desbetreffende proces(sen). Hij zorgt ervoor dat dit aandacht heeft bij de kenniswerkers. Hij geeft ze daarbij het vertrouwen dat zij vanuit vakmanschap goed in staat zijn de benodigde kwaliteit te leveren. Dit bevordert het nemen van de eigen verantwoordelijkheid.

Persoonlijk leiderschap = Autonomie

Naast een eigenaar heeft elk proces ook een ‘procescoördinator’ die de werkbaarheid en de informatiebehoefte in de gaten houdt. De coördinator-rol rouleert: iedere kenniswerker is voor een periode aan de beurt. Dit verhoogt het kwaliteitsbesef, de gezamenlijkheid en het persoonlijk leiderschap (autonomie) .

Datascoping: ‘scoop and combine’

Prettig digitaal werken en datascope zijn twee pijlers uit het informatiebeleid. Datascope wil zeggen dat je het systeem opdracht geeft informatie op te lepelen en bepaalde informatie te combineren. Het uitgangspunt van beide pijlers is dat de organisatie informatie zoveel mogelijk hergebruikt en daarmee de administratieve last vermindert. Zo is ze als organisatie in control zonder grote inspanning. Voor de informatievoorziening betekent dit een omslag naar een ander systeem en werkwijze. De organisatie heeft besloten zowel de inrichting als de implementatie daarvan te doen vanuit co-creatie met de afdelingen en kenniswerkers. Niet de mogelijkheden van het nieuwe systeem zijn leidend, maar wederom de informatiebehoefte van de kenniswerkers.

Herkenning of ontkenning?

Lijkt dit op jouw organisatie? Hoe zou jouw organisatie haar informatie governance invulling kunnen geven met de waarden gezamenlijkheid & vertrouwen, vakmanschap, autonomie en datascoping?

Laat ons weten hoe welke bruggen je daarmee hebt gebouwd.

Pearl Hagen is een organisatieregisseur, gespecialiseerd in procesmanagement, kwaliteitsmanagement en verandermanagement. Tevens is zij programmamanager van i-Beez; een dienstverleningsproduct van Doxis.