Informatievoorziening toekomst-proof? Bereid je voor op onzekerheid

Even rust in het midden van die kolkende rivier

Daar sta je dan. Je had het allemaal zo goed geregeld; de organisatie van je informatievoorziening. De opdracht en doelstelling was goed afgestemd, wetten en regels begrijp je tot op de letter en je klantgroep heb je goed in de gaten. Maar door de continue verandering van de wereld om ons heen en de veranderende verwachtingen van onze klanten mag je weer aan de slag. Je mag je nog wat beter voorbereiden op de toekomst. Een toekomst met een toenemende onzekerheid. Een toekomst die vraagt om flexibiliteit en een groot aanpassingsvermogen van de organisatie. Niet alleen flexibiliteit van de IT-voorzieningen en toegankelijkheid van gegevens, maar juist van de mensen die meewerken in jouw organisatie. En hoe bereid je je voor? Wat kun je vandaag doen wanneer je niet precies weet wat de dag van morgen brengt? Maak een pas op de plaats, even dobberen op die kolkende digitale wildwaterrivier...
(Lees ook de blog: 'Raftend naar de overkant in de nieuwe digitale wereld van informatievoorziening')

Voorbereiden op verandering

De omslag gaat niet over één nacht ijs. Het kost tijd om de organisatie écht voor te bereiden op een nieuwe manier van denken en werken. Als je als organisatie te snel verandert ben je onvoldoende voorbereid op de volgende verandering en ga je kopje onder. Maar wanneer je te lang wacht, dan wordt de sprong die je moet maken te groot.

Het goed organiseren van je informatie zodat je voldoet aan de wet- en regelgeving en aan (nieuwe) wensen en eisen van de eigen organisatie rondom data en informatie, noemen we informatie governance. Dit gaat daarmee overigens zeker niet alleen over het maken en vastleggen van goede afspraken over besturen, beheren en uitvoeren van informatiemanagement. Het gaat in de nieuwe digitale wereld juist ook over het maken van samenwerkafspraken en het geven én nemen van verantwoordelijkheden.

Tegen je gevoel in!

De complexiteit zit hem juist in het maken van goede samenwerkafspraken! Want het voelde toch altijd erg goed om precies te vertellen hoe iemand anders iets moest doen. Dan wist je immers pas echt zeker dat aan de juiste eis en wens werd voldaan? En dan moet je bij iedere verandering in de omgeving weer opnieuw vertellen, in detail vastleggen en organiseren dat men het precies zo doet zoals het nodig is. Dat blijkt in de veranderende wereld niet lang houdbaar en dan kost dat te veel tijd.

Onvoorziene obstakels

De sleutel tot succes bij het organiseren van de juiste informatie governance zit hem in het vaststellen van de doelstellingen en het zo optimaal mogelijk inrichten van de organisatie om aan die doelstellingen te voldoen. Daarbij is het essentieel dat de organisatie alle betrokken medewerkers die geraakt worden, herkent, betrekt en erkent in hun expertise en professionaliteit.
Een (grote) investering kan helpen om resultaten te boeken. Maar zonder de juiste bemensing is de kans wel erg groot dat je vroeg of laat obstakels tegenkomt die je niet hebt voorzien.

De vakman aan zet

Door de juiste mensen te betrekken is de belangrijkste stap gezet om te komen tot een goede informatie organisatie. Wanneer iedereen de doelstelling van informatiemanagement kent (wat en waarom), ontstaat gemeenschappelijkheid. Daarin kan ieder vanuit zijn/haar expertise en professie kijken hoe hij/zij daarin kan bijdragen. We stellen de vakman écht centraal. In goed overleg wegen we de opties af en kiezen de optimale koers (hoe) voor de organisatie.

In de steeds veranderende wereld is het daarna zaak om in contact te blijven met alle betrokken vakmensen. Nieuwe ontwikkelingen betekenen immers nieuwe keuzes in de manier van (samen)werken. Zo kan een nieuwe privacywet, een nieuwe wens en doelstelling vanuit de organisatie of veranderende technologie ook impact hebben op eerder gemaakte keuzes.  Door de grote betrokkenheid, de gemeenschappelijke doelstelling én het geven van verantwoordelijkheden aan de vakmensen, worden veranderingen gemakkelijker, sneller en eerder omarmd. In goede samenwerking en in onderling vertrouwen speel je zo sneller op veranderingen en nieuwe doelstellingen.
Zo ben je als organisatie wendbaar, flexibel en optimaal voorbereid op de verandering van morgen.

Thijs is een Implementatiespecialist en teamleider met ervaring in onder andere (financiële) dienstverlening en overheid. Veranderingen in organisaties en werkprocessen voert hij succesvol door waarbij hij de collega’s en leveranciers weet te motiveren en een betere samenwerking realiseert.