Contact

Gemeente Almere en de verbeterde archiefzorg

Bij de gemeente Almere kon het proces rondom de archiefzorg wel een boost gebruiken. In samenwerking met Doxis heeft Almere ervoor gezorgd dat de gemeente weer volledig grip heeft op het proces rondom het jaarlijkse archiefinspectierapport. Inclusief de daarbij behorende management letter, mét de interpretatie en de concreet te ondernemen acties op basis van de bevindingen van de inspecteur.

Opdracht details

Informatie(beheer) is de rode draad

‘Een gemeente is een complexe organisatie met als grootste gemene deler de dienstbaarheid aan de burgers en ondernemingen’, zegt Remco Schilderinck, CIO bij de gemeente Almere. ‘Dat betekent dat je intern vooral overzicht moet creëren en grip hebben op planning, capaciteit en assets. En op (de kwaliteit van) informatie en informatiebeheer, want dat loopt bij een overheid als een rode draad door alle processen en de hele organisatie.'

 

“Er zijn echter organisaties met mensen die daar inhoudelijk veel meer verstand van hebben, zoals Doxis.”
Remco Schilderinck
CIO gemeente Almere

 

Inzicht ontbrak

'Bij mijn aantreden in 2017 liep het proces van de archiefvorming en de daarbij horende jaarlijkse inspectie niet zo lekker. Na een wisseling van de wacht in 2018 op een strategische plek was eigenlijk onduidelijk wie nu waarvoor verantwoordelijk
was en welke acties van wie werden verwacht. Via de gemeentesecretaris – de uiteindelijk verantwoordelijke voor archiefzorg - kreeg ik als CIO en afdelingsmanager, dit onderwerp van archiefzorg binnen mijn portefeuille toegewezen. Er zijn echter organisaties met mensen die daar inhoudelijk veel meer verstand van hebben, zoals Doxis. Mij gaat het als CIO vooral om hoe de processen verlopen, wat de voortgang is en wat de status van de acties die zijn afgesproken. Dat inzicht ontbrak eigenlijk grotendeels.’

Prioriteiten

Daarom heeft de gemeente Almere aan Doxis gevraagd om het proces van de archiefzorg in kaart te brengen en vooral oplossingen aan te dragen ter verbetering van de doorloop van het proces. Pearl Hagen, senior consultant bij Doxis, heeft dit project succesvol handen en voeten gegeven.

Pearl Hagen: ‘Het grote voordeel van het weer op orde hebben van dit toch belangrijke proces, is inderdaad dat niet alleen beslissingen kunnen worden genomen op actuele en onderbouwde informatie, maar ook dat je nu prioriteiten kunt stellen.'

Wil je het hele artikel lezen? Download dan het artikel.

Pearl Hagen Senior Consultant bij Doxis

Bekijk ook deze opdrachten

Meer weten?

Geen probleem! Stuur ons een bericht of bel +31 (0)70 317 71 72