Contact

Gemeente Veere gaat ontvlechten; maar wat staat er op de netwerkschijven?

De gemeente Veere ontvlecht per 1 januari 2020 de samenwerking met Vlissingen en Middelburg op het gebied van het sociaal domein. Dit betekent dat de documentatie gesplitst moet worden naar de gemeente Middelburg, Vlissingen en Veere. Inzage in wat je eigenlijk hebt aan informatie is hierbij cruciaal. Daarom wilde de gemeente Veere inzage in de status van de netwerkschijven. Doxis heeft hiervoor een slimme inventarisatie gedaan van de netwerkschijven.

Opdracht details

Aanpak

Gemiddeld is 70% van de informatie in een organisatie ongestructureerd. Dit is informatie waar weinig zicht op is en bijna niet beheerd kan worden zonder intensieve inzet van medewerkers. Medewerkers zijn daardoor lang bezig om de juiste informatie te zoeken, er kunnen besluiten genomen worden op basis van foutieve of oude informatie en het is vaak in strijd met de AVG en de Archiefwet. Deze problemen spelen niet overal in dezelfde vorm. Elke organisatie heeft een eigen manier van werken, met een eigen architectuur en cultuur. Doxis maakt daarom altijd eerst een inventarisatie van de ongestructureerde informatie om een eventueel risico te kunnen duiden.

Stappen: Governance, Risk Management en Governance

Doxis voerde een scan op de netwerkschijven van de gemeente Veere uit. We classificeerden de bevindingen en risico’s in een GRC (Governance-Risk-Compliance) structuur:

  • Governance: we keken bijvoorbeeld naar de ‘nestdiepte’ van de mappenstructuur en het aantal bestanden per afdeling. Als er veel bestanden zijn op een specifieke afdeling met een lange nestdiepte kan dit duiden op lange zoektijden.
  • Risk Management:  we namen bijvoorbeeld het aantal dubbelen onder de loep, lege mappen en bestanden met de naam document1.doc. Hierin zijn quickwins te realiseren omdat er misschien nog veel verouderde en dubbele bestanden stonden.
  • Compliance: we hebben een indicatie gegeven in hoeverre de gemeente Veere voldoet aan wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en AVG. We hebben bekeken of bestanden onder deze categorie vallen vanuit de naamgeving van de documenten en wanneer de bestanden voor het laatst geopend zijn.
“Voor de inventarisatie van de netwerkschijven hebben we dankbaar gebruik gemaakt van een quickscan via een tool van Doxis, waarmee we een aantal netwerkmappen hebben gescand. Hierdoor hebben we veel inzicht gekregen in het aantal en soort dubbele bestanden. Nu kunnen we voor specifieke mappen een verdiepingsslag maken en een concreet plan van aanpak opstellen voor het opschonen. Daarna kunnen we de bestanden uitsplitsen per gemeente.”
Co de Feijter
Adviseur Informatiebeheer bij de gemeente Veere

Resultaat

  • De gemeente Veere heeft cijfermatig onderbouwd wat  de status is van de netwerkschijven op metadataniveau.
  • Op basis hiervan is er een analyse gemaakt op de thema's Governance, Risico’s en Compliance met een bijbehorend passend en praktisch advies.
  • Doorstart maken naar een concreet plan van aanpak voor het opschonen van de desbetreffende netwerkschijven en vervolgens de uitsplitsing van documenten naar gemeente.

Bekijk ook deze opdrachten

Meer weten?

Geen probleem! Stuur ons een bericht of bel +31 (0)70 317 71 72