Radboud Universiteit Nijmegen: belangrijke ontdekking in archief

Terugvinden 'kerkelijk decreet' onderschrijft belang van archief op orde

Dat archief van de Faculteit der Filosofie, Theologie en Religiewetenschappen (FFTR) is een belangrijke cultuurhistorische bron voor de Radboud Universiteit (RU). Het is een erfgoedcollectie zelfs. Archief- en recordbeheerder Wilma van Bergen-Berger voerde al enkele jaren de druk op om iets te doen aan de ordening ervan. Het moest nu echt gebeuren. De waarde van het structureren bleek meteen. Doxis vond bij het inventariseren en opschonen van het archief een kerkelijk besluit terug dat verwijst naar de oprichting van de Theologische Faculteit. Die bestond al voordat de Universiteit werd opgericht. Een belangrijk cultuurhistorisch document dus.

Opdracht details

Looptijd: 1 jaar
Teamgrootte: 2
Thema: Duurzaam archiefbeheer

Onvergeeflijk

‘Het zou onvergeeflijk zijn geweest als juist dat document verloren was gegaan. Het document zat niet op de plaats waar het had moeten zijn. Precies de reden om juist het FFTR-archief (in delen) te laten analyseren, op te schonen en gestructureerd op te slaan’, aldus Van Bergen-Berger. Zij is als archief- en recordbeheerder (mede) verantwoordelijk voor de ordentelijke en toegankelijke staat van het FFTR-archief. ‘Echter, ik constateerde dat steeds vaker dozen met inhoud in de archiefruimte werden geplaatst. Zonder dat duidelijk was wat daar dan precies in zat en hoe relevant dat was. Dat helpt natuurlijk niet om zo’n erfgoedcollectie op orde te houden.’

Bestuur overtuigd

Achteraf zo’n archief doorzoeken is heel tijdrovend en arbeidsintensief. Als dat naast het gewone werk moet gebeuren, komt het er niet van. Een op handen zijnde verbouwing en een volle archiefruimte deden de rest. De maat was vol. Van Bergen-Berger overtuigde het faculteitsbestuur van de urgentie om stappen te nemen en het FFTR -archief aan te pakken. Zo geschiedde.

In een eerder project met personeelsdossiers had Doxis haar waarde als deskundige partij al bewezen. Naast de ervaren Eric-Jan Keulemans (projectleider namens Doxis) werd via de campusdetachering een enthousiaste student, Sjoerd van Hooijdonk, als ondersteuning aangetrokken. ‘Dat bleek een gouden zet’, aldus Van Bergen. ‘De samenwerking tussen de betrokkenen werkte perfect. Sjoerd raakte zelfs zo betrokken bij de materie dat hij nu de opleiding Archiefwetenschappen is gaan volgen.’ De inhoudelijke deskundigheid van Doxis was hard nodig. Lang niet altijd bij elk document was direct duidelijk waarom het ging.

Inventarissen en vernietigingslijsten

In de eerste helft van 2019 werden vervolgens vijftien deelarchieven geanalyseerd en bewerkt. Wat er niet in hoorde werd meteen verwijderd. Voor de documenten die wel relevant waren werden beschrijvende inventarissen en vernietigingslijsten opgesteld. Vervolgens werd de materiële verzorging van de te bewaren archieven ter hand genomen. Het college van bestuur van de RU heeft richtlijnen opgesteld voor het in goede en geordende staat houden van het archief, om die bestanden blijvend te kunnen benaderen. De papieren documenten werden in zuurvrije mappen en zuurvrije dozen gedaan. Met daarop duidelijk en geclassificeerd aangegeven wat zich in die doos bevindt.

Heldere, toegankelijke structuur

Van Bergen-Berger: ‘Het FFTR-archief is een belangrijke bron voor historisch onderzoek. Het aanbrengen van een heldere en toegankelijke structuur, gebaseerd op de structuur van het Basis Selectie Document, is cruciaal om er ooit nog iets in te kunnen terugvinden, juist voor die lange termijn en omdat alles op papier blijft met alleen de inventaris- en vernietigingslijsten digitaal.’ Vervolgens heeft Doxis najaar 2019 na de verbouwing nog twee deelarchieven van latere datum (archief van TH 2000-2010. Daar bleken nog enkele dossiers van 1940 in te zitten) op dezelfde wijze aangepakt.