Contact

College van Bestuur RUG 'goes digital'

Ate Veenstra, Programmamanager bij Rijksuniversiteit Groningen, wilde een oplossing om de stap te kunnen zetten naar volledige digitale ondersteuning van het bestuurlijke proces. ‘Het gaat niet alleen om het digitaal vergaderen. Dat is wel een goede basis, maar het uiteindelijke resultaat moet zijn dat de mensen die beslissingen moeten nemen, kunnen beschikken over alle relevante informatie op het juiste moment.'

Opdracht details

Informatie was overal en nergens

Corrine van der Meer, Doxis: ‘Eigenlijk kwam het erop aan om het proces van informatie verzamelen voorafgaand aan het vergaderen aan te pakken. Informatie stond op netwerkschijven, in het archief of waar mensen ‘hun’ informatie maar opslaan. De vergaderstukken stonden uiteindelijk weliswaar in het vergadersysteem, maar daarin zat geen of onvoldoende structuur. Dat betekent in de praktijk dat er verschillen in versies konden ontstaan, het was veel werk om iets te vinden en er waren ook nog wat technische dingetjes. Daardoor waren sommige documenten niet te openen.’ Daarnaast moest de oplossing voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder de AVG. En als aanvulling: het moest bovenal veilig zijn, want het gaat hier om uiterst vertrouwelijke informatie van het College van Bestuur.

Ate Veenstra: 'We wilden een ‘standaard’ oplossing, maar wel één die is toegesneden op wat het College van Bestuur nodig heeft en vooral, waar het secretariaat snel en efficiënt mee kan werken.’

Aanpassen maar niet écht anders

Het proces moest aangepast, maar zo weinig mogelijk afwijken van de huidige werkwijze. Corrine van der Meer: ‘Om de acceptatie zo hoog mogelijk te krijgen, moesten we ervoor zorgen dat aan alle eisen met betrekking tot structuur, beschikbaarheid, veiligheid en vertrouwelijkheid werd voldaan, maar ook dat het niet ineens een heel andere procedure zou worden. Dat is gelukt.’

“Het secretariaat is heel enthousiast: het scheelt daar veel tijd en stress om alles bij elkaar te hebben en te houden. Er is grip op informatie.”
Ate Veenstra
Programmamanager Rijksuniversiteit Groningen

 

Alles digitaal

Alle communicatie gaat nu via de digitale weg. De vergaderstukken en de agenda worden in de loop van de vrijdag bij elkaar gebracht, waarbij direct de stukken worden voorzien van metadata om ze te kunnen archiveren in Corsa. Alle informatie wordt opgeslagen en beheerd volgens het bijbehorende recordmanagement regime.

Wil je het hele artikel van de RUG lezen? Download dan gelijk de case.

Bekijk ook deze opdrachten

Meer weten?

Geen probleem! Stuur ons een bericht of bel +31 (0)70 317 71 72