Contact

VGGM kiest voor digitaal duurzaam

De Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Een goede informatievoorziening en een organisatie die rechtmatig en doelmatig werkt is hierbij essentieel. VGGM heeft Doxis gevraagd om een groot aantal uitdagingen op het gebied van informatiebeheer aan te pakken.

Opdracht details

VGGM heeft de expertise van Doxis ingeschakeld voor:

  • Het in beeld brengen van de processen op het gebied van de documentaire informatievoorziening
  • Een vertaling van deze processen naar functionele eisen voor het Document Management Systeem (DMS) (aanbesteding)
  • Het opstellen van instrumenten (metadataschema en bewaartermijnen) voor inrichting van het DMS, zodat voldaan wordt aan de eisen gesteld in de nieuwe selectielijst en het TMLO
  • Advies over de toekomst van de DIV-functie waaronder functieprofielen en vacatureteksten
  • Goedgekeurd Handboek Vervanging waarmee vervanging voor digitale documenten is ingeregeld
  • Het actualiseren van de archiefverordening, beheerregeling en mandaatregeling

"We hebben met veel plezier samengewerkt met de adviseur DIV van Doxis. Binnen onze organisatie houden we van een praktische (en soms pragmatische) aanpak in onze vraagstukken rondom informatievoorziening."

Resultaat

Doxis heeft de medewerkers DIV en de organisatie van VGGM voorzien van concrete adviezen op al deze thema's.

  • Processen zijn beschreven en in kaart gebracht
  • Beleidsstukken, het handboek Vervanging en de benodigde instrumenten zijn opgesteld.
  • Op basis hiervan is de VGGM van het startblok gegaan met de implementatie van al deze producten om rechtmatig en doelmatig te blijven werken.
  • Daarnaast heeft Doxis in de vakantieperiode (last-minute) nog enkele weken praktische ondersteuning geboden bij afwezigheid van een medewerker DIV.
“De adviseur heeft hier een goede rol in gespeeld door met de juiste balans tussen uitvoering van wet- en regelgeving en de praktische procesinrichting mee te denken en voorstellen te doen.”
Remco Aarts
Servicemanager bij VGGM

Bekijk ook deze opdrachten

Meer weten?

Geen probleem! Stuur ons een bericht of bel +31 (0)70 317 71 72