Privacy Statement

Privacy Statement Doxis Informatiemanagers

Wij zijn ons er van bewust dat u vertrouwen in ons stelt. Daarom vinden we het belangrijk u duidelijkheid te geven over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. In dit Privacy Statement informeren wij u hierover.

1. Wie zijn wij en hoe kunt u ons bereiken?

Doxis B.V. (Doxis Informatiemanagers) is de verwerkingsverantwoordelijke en gevestigd aan de Loire 126, 2491 AJ in Den Haag. Ons KvK nummer is 27155464. Telefonisch kunt u ons bereiken op 070 – 317 7172 en per e-mail via info@doxis.nl

2. Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van zakelijke contacten van Doxis.

Dit Privacy Statement geldt voor:
– klanten van Doxis
– potentiële klanten met wie Doxis contact wil leggen of al heeft gelegd
– bezoekers van de website van Doxis
– ontvangers van nieuwsbrieven en commerciële e-mails van Doxis
– deelnemers aan events georganiseerd door Doxis
– alle andere personen die contact opnemen met Doxis of van wie Doxis persoonsgegevens verwerkt

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt en persoonsgegevens die wij hebben verkregen uit andere bronnen, zoals zakelijke websites en social media.

Persoonsgegevens die u zelf hebt verstrekt:
– contactgegevens en andere persoonsgegevens in het kader van onze zakelijke samenwerking
– contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op formulieren op onze website
– contactgegevens verstrekt tijdens seminars, workshops en andere kennismakingen, zoals gegevens vermeld op visitekaartjes

Persoonsgegevens die wij aan andere bronnen hebben ontleend:
– persoonsgegevens zoals die te vinden zijn op openbare zakelijke social media zoals LinkedIn
– persoonsgegevens ontleend aan het Handelsregister van de Kamer van Koophandel
– persoonsgegevens beschikbaar op openbare websites van overheden of bedrijven

4. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Wij noemen ze hieronder:

  • Het uitvoeren van een overeenkomst. 

Als wij met u een overeenkomst sluiten, dan gebruiken wij uw contactgegevens in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.

  • Het onderhouden van contact met u. 

Uw contactgegevens, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer, houden wij bij in ons klant- en relatiesysteem en gebruiken we voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd.

Voor verzending van digitale nieuwsbrieven en commerciële e-mails zullen wij altijd uw toestemming vragen, tenzij u al klant van ons bent. Onderaan iedere nieuwsbrief of mailing vindt u de mogelijkheid om uw gegevens aan te passen of om u af te melden.

  • Het uitvoeren en analyseren van klanttevredenheidsonderzoeken. 

Soms vragen wij klanten mee te werken aan een klanttevredenheidsonderzoek. Dat gebeurt door middel van een online vragenlijst. Deelname hieraan is vrijwillig. Voorafgaand aan een klanttevredenheidsonderzoek ontvangt u nadere informatie over de werkwijze en de manier waarop wij met de verkregen informatie omgaan.

  • Het maken van gebruikersstatistieken. 

De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag. Het gaat om rapportages met geaggregeerde gegevens, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren. Zie hiervoor ook ons cookie statement

5. Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

5.1  Toestemming
5.2  Op basis van een overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
5.3 In verband met een gerechtvaardigd belang

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken op basis van één van de rechtsgronden genoemd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De drie rechtsgronden waar Doxis zich op baseert zijn:

5.1. Toestemming
Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken. Dat kunt u doen door contact op te nemen via 070 – 317 7172 of privacy@doxis.nl

5.2. Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
Indien wij een overeenkomst met u sluiten, is het mogelijk dat wij ter uitvoering daarvan uw persoonsgegevens moeten verwerken, zoals uw contactgegevens.

5.3. Gerechtvaardigd belang
Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld uw contactgegevens om u uit te nodigen voor congressen, seminars en workshops en andere activiteiten die wij organiseren. Hebt u daar bezwaar tegen, dan kunt u ons dat laten weten via 070 – 317 7172 of privacy@doxis.nl

6. Persoonsgegevens delen

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden. Alleen in het kader van een reorganisatie, fusie, of de verkoop van onze onderneming of een deel daarvan, kunnen uw persoonsgegevens aan de hierbij betrokken partijen worden verstrekt.

7. Verwerkers

Wel kunnen wij voor het verwerken van uw persoonsgegevens externe leveranciers (verwerkers) inschakelen. Deze verwerkers mogen uw persoonsgegevens niet voor hun eigen activiteiten en doeleinden gebruiken. Zij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht. Met deze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst die aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldoet. Lees meer

Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij de uitvoering van onze diensten, zoals het digitaliseren van documenten. Ook gebruiken wij diensten van derden voor drukwerk, het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails en voor het vervoer en de opslag van documenten. Dit zijn voorbeelden van dienstverleners die zijn aan te merken als verwerker als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

8. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

De wettelijke bewaarplicht voor gegevens in een debiteurenadministratie en verkoopadministratie is zeven jaar. Persoonsgegevens die van deze administraties deel uit maken, bewaren we daarom zeven jaar. Persoonsgegevens die zijn opgeslagen in ons klanten- en relatiesysteem, bewaren we tot u daar bezwaar tegen hebt gemaakt door middel van de opt-out die wij opnemen in onze communicatie aan u of als u op andere wijze hebt aangegeven uit ons bestand te willen worden verwijderd.

9. Doorgifte van persoonsgegevens naar landen binnen de (Europese Economische Ruimte) EER

Voor het versturen van online mailingen en digitale nieuwsbrieven, maken wij geen gebruik van een buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigde dienstverlener (verwerker).

De verwerker binnen de EER die ons diensten verleent bij het versturen van onlinenieuwsbrieven en mailingen host deze gegevens in Nederland en Duitsland.

10. Indien u uw rechten wilt uitoefenen

U kunt op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kunt u uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij. Wilt u van één van deze rechten gebruik maken, dan kunt u contact opnemen door te bellen naar 070 – 317 7172 of een e-mail te sturen naar privacy@doxis.nl

11. Bij wie kunt u terecht met klachten?

Als u een klacht hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u altijd contact met ons opnemen door een mail te sturen naar privacy@doxis.nl of te bellen met 070 – 317 7172. Samen met u gaan wij dan op zoek naar het vinden van een oplossing. Indien wij daar niet in zouden slagen, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

12. Websites van derden

Onze website www.doxis.nl bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media buttons. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van betreffende social media platforms. Ook is Doxis niet verantwoordelijk voor het privacy beleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms.

13. Wijzigingen in het Privacy Statement

Wij blijven werken aan verbetering van onze dienstverlening en websites. Daardoor kan er soms iets veranderen in de persoonsgegevens die we van u vragen en waar we deze voor gebruiken. Ook kan regelgeving wijzigen. In dat geval zullen we dit Privacy Statement aanpassen. We nodigen u daarom uit om het Privacy Statement regelmatig even opnieuw na te lezen, zodat u up-to-date blijft. Als het Privacy Statement wordt gewijzigd, zullen wij u daarover tijdig op onze website informeren.

versie: 2.0 – 6 maart 2018