Zo werk je effectief vanuit huis met MS Teams

Omdat we vanwege de maatregelen tegen het coronavirus massaal vanuit huis werken, zijn organisaties naarstig op zoek naar effectieve digitale mogelijkheden om een goede samenwerking vorm te geven. Initiatieven en oplossingen schieten als paddenstoelen uit de grond. Microsoft biedt bijvoorbeeld haar thuiswerksoftware MS Teams op dit moment tijdelijk gratis aan, zodat organisaties hun medewerkers gewoon thuis kunnen laten werken. Hoe kan je hier als organisatie handig op inspelen en van digitaal (samen)werken een succes maken?

Wat is Microsoft Teams en hoe werkt het?

Microsoft Teams is onderdeel van het welbekende Microsoft Officepakket 365. Het fungeert als een digitale ontmoetingsplek met functies zoals chatten, video-vergaderen, centraal delen en opslaan van bestanden en het (gezamenlijk) bewerken van documenten. De applicatie kan worden ingezet als samenwerkingstool. Teams is onderverdeeld in verschillende kanalen. Elk kanaal heeft zijn eigen naam, bijvoorbeeld naar een bepaald onderwerp, project of afdeling.  Onder dit kanaal kan je je bestanden opslaan. Teams is geïntegreerd in Office 365, waardoor je met de bekende applicaties zoals Word, PowerPoint en Excel kunt werken. Niek Duijf, consultantinformatiemanagement bij Doxis Informatiemanagers: “Als je teams goed inzet heb je geen mailverkeer meer nodig.”

“Als je teams goed inzet heb je geen mailverkeer meer nodig.”

Optimale inzet van MS Teams als organisatie

Maar het effectief gebruiken van MS Teams, hoe pak je dat aan? De onderliggende structuur van MS Teams wordt gevormd door SharePoint. Het is belangrijk om je dat ook als gebruiker te realiseren. Duijf geeft bijvoorbeeld als tip: “Zorg ervoor dat je goed nadenkt over de naamgeving van een groep of team. Het is namelijk lastig om deze naamgeving achteraf te herstellen.” Het is verstandig om te bedenken met welk doel je MS Teams gebruikt. Duijf adviseert: “Momenteel wordt MS Teams gratis aangeboden, maar denk als organisatie ook goed na over de beheerkant ervan. Een wildgroei aan groepen en documenten wil je voorkomen. Bedenk welke mensen toegang hebben tot jouw MS Teams omgeving. Hoe archiveer je belangrijke informatie?” Kortom, aan de beheerkant van MS Teams zit veel regelwerk, dus denk van tevoren goed na over de inrichting.


Handige tip:

Gebruik de zoekbalk van MS Teams om commando’s te geven door een / in te typen. Zo verhoog je je navigatiesnelheid in de app en werk je efficiënt door gebruik van shortcuts.

Tips voor de gebruiker

Je hebt als organisatie goed nagedacht over het gebruikersdoel van MS Teams en ook de beheerkant is goed ingeregeld. Maar welke tips en trucs zijn handig voor gebruikers? Hier noemen we vijf tips om je aandacht erbij te houden, effectief samen te werken en je werk met Teams goed te organiseren.

1. Markeer een bericht of andere content

  • Waarom? Door een bookmark te gebruiken vind je het bericht later makkelijker terug. Zo vind je snel informatie die je vaak nodig hebt.
  • Hoe? Klik in een chat het bookmarkicoon aan. Om je gemarkeerde chats te vinden, kun je het volgende in de zoekbalk intypen om al je bewaarde bookmarks terug te vinden: “/opgeslagen”.

 

2. Markeer een bericht als 'ongelezen'

  • Waarom? Als je niet gelijk tijd hebt om te reageren op het bericht, herinner je je door het bericht als “ongelezen” te markeren dat je op een later moment nog actie moet ondernemen.
  • Hoe? Ga op het bericht staan, klik op de drie puntjes en kies “markeren als ongelezen”.

 

3. Do not disturb!

  • Waarom? Blijf gefocust op die ene taak door je status op “afwezig” te zetten. Hierdoor krijg je geen pop-ups van MS Teams.
  • Hoe? Typ in de zoekbalk bovenin /afwezig en klik de optie aan. Wil je jezelf weer op aanwezig zetten? Typ dan /beschikbaar in de zoekbalk in.

 

4. Volgorde van je teams aanpassen

  • Waarom? Soms heeft het ene project of onderwerp je prioriteit en soms het andere. Door de volgorde aan te passen heb je de flexibiliteit om je prioriteiten bovenaan te zetten.
  • Hoe? Klik en sleep het team dat je wilt verplaatsen. Als het scherm grijs wordt, verplaats het team dan naar boven of naar de gewenste positie.

 

5. Managen van een team

  • Waarom? Omdat teams dynamisch zijn, wil je leden kunnen verwijderen en toevoegen. Met deze functie kan je beheren wie er in het team zit: eigenaren, gasten en leden.
  • Hoe? Klik op de puntjes naast het team van je keuze en selecteer de optie “Team beheren”.

 

Thuis werken als kans

Gedwongen thuiswerken om het coronavirus onder controle te krijgen; het is een behoorlijke kluif om op een effectieve manier vanuit huis samen te werken. Maar dit biedt ook kansen, zo vertelt Duijf. “Deze situatie biedt een gouden kans om het digitale werken aan de man te brengen. Vaak vragen mensen zich af: ‘wat moet ik ermee?’, maar nu word je gedwongen om digitaal te werken. Dat is goed voor je adoptie. Veel bedrijven geven momenteel gratis informatie over dit

Zo werk je effectief vanuit huis met MS Teams

onderwerp. Maak daar gebruik van!” Duijf adviseert professionals gretig gebruik van te maken van de aangeboden informatie om je digitale vaardigheden, zoals het werken met MS Teams, verder te ontwikkelen. Hij geeft hierbij nog wel wat wijze raad: “Filter de informatie goed. Kijk wat je wel en wat je niet kunt gebruiken en zet dit om naar een nieuwe werkwijze.”

“Deze situatie biedt een gouden kans om het digitale werken aan de man te brengen. Vaak vragen mensen zich af: ‘wat moet ik ermee?’, maar nu word je gedwongen om digitaal te werken. Dat is goed voor je adoptie. Veel bedrijven geven momenteel gratis informatie over dit onderwerp. Maak daar gebruik van!”

Ondersteuning nodig van onze experts?

Benieuwd naar de mogelijkheden van Microsoft Teams bij jullie organisatie? Of wil je van deze situatie gebruik maken om van digitaal werken een succes te maken? Doxis kan hierbij helpen met praktische adviezen, ondersteuning bij implementatie en bijvoorbeeld een optimale inrichting en gebruik van Office 365 en SharePoint Online. We helpen je graag.  Meer weten? Neem dan contact op met onze experts via tel. 070-317 71 72 of stel je vraag per e-mail via commercielebinnendienst@doxis.nl.