Zo zet je MS Teams effectief in als onderdeel van je informatiebeheerbeleid

MS Teams en informatiebeheer by design

Lege vergaderruimtes, verlaten koffiecorners, onbezette kantoortuinen en uitgestorven bedrijfskantines. Kantoorwerkend Nederland werkt thuis vanwege de uitbraak van het coronavirus. Des te meer videovergaderingen, telefoonverkeer en overvolle mailboxen. Digitaal (samen)werken dus. Veel organisaties moeten opeens versneld nadenken over hoe ze dit succesvol gaan vormgeven. Andere bedrijven komen aan deze vraag tegemoet door gratis informatie of software aan te bieden. Zo ook Microsoft, die meerdere gratis mogelijkheden binnen Microsoft Teams, hét samenwerkplatform van Microsoft, aan de man brengt. Handig! Of toch niet?

Doelmatig gebruik

Pearl Hagen, business adviseur bij Doxis Informatiemanagers, adviseert organisaties goed na te denken voordat je MS Teams zomaar inzet. “Waarvoor gaan we MS teams gebruiken? Voor welke activiteiten? Hoe breder je MS Teams gaat gebruiken, hoe beter je als organisatie moet nadenken over de onderliggende structuur. Zo wordt het voor de gebruiker makkelijker om MS Teams te gebruiken. Bovendien moet je dit in een breder perspectief zetten. Wat is de visie op hoe we met elkaar samenwerken binnen deze organisatie? Hoe zet je dat om in beleid en welke keuzes maak je daarin? In dat kader moet je MS Teams gebruiken, waarbij de nadruk ligt op de gebruiksvriendelijkheid.”

MS Teams en archivering bij langdurig gebruik

In ons vak is het ook belangrijk om na te denken over hoe informatie wordt verwerkt en opgeslagen waarover achteraf verantwoording afgelegd moet worden. Zo ook in MS Teams. Hagen zegt hierover: “Informatie in de teamsomgeving wordt op verschillende plekken opgeslagen. Microsoft biedt geen functionaliteiten om deze informatie goed te archiveren, omdat het een webbased applicatie is. Als organisatie kan dit dus negatieve gevolgen hebben voor je beheer en archivering. Als de autorisatiekant niet goed is ingericht, kan dat problemen geven voor je SharePointkant, de onderliggende structuur die gebruikt wordt bij MS Teams.” Hagen noemt ook enkele effectieve oplossingen: “Stel je hebt een teamsruimte voor langdurig gebruik. Dan kan je je bewaarbeleid toepassen op lijsten (zoals planningen), libraries en webapps in MS Teams. Dit kan je ook koppelen aan bijvoorbeeld zaaktypes.” Hagen licht verder toe: “Documentatie komt terecht in de onderliggende SharePointsite. Voor elk kanaal dat je binnen MS Teams aanmaakt ontstaat een map in SharePoint. Verschillende mappen kan je samenbrengen in een library (bibliotheek).

  Een praktijkvoorbeeld:
  archiveren van chats in MS Teams

Binnen samenwerkingshub MS Teams bestaat ook de functionaliteit om te chatten. Hoe pas je dat in je informatiebeheerbeleid in? Hagen: “Binnen chats praat je over stukken en link je naar documentatie op de onderliggende SharePointsite. Die documentatie archiveer je dus op basis van de selectielijsten. Bij de archivering van chats leg je de focus op ‘wat wil ik bewaren?’ en niet op ‘wat wil ik weggooien?’.”

MS Teams en informatiebeheer by design

Eén library koppel je bijvoorbeeld aan dezelfde zaak of hetzelfde procestype met dezelfde bewaartermijn. Op deze manier werk je niet op informatieniveau binnen de selectielijst.” Verder adviseert Hagen om MS Teams en de onderliggende SharePointsite één keer per jaar op te schonen om het overzicht te behouden. Ook voor het beheren van de groepsmail heeft ze een goed advies: “Sleep de groepsmail naar de onderliggende SharePointsite.”

“De coronacrisisbeheersing van een MS Teamsite is een hotspot. Dat moet allemaal bewaard en in zijn geheel gearchiveerd worden. Momenteel hebben we daar nog geen mogelijkheden voor, maar we gaan er vanuit dat die mogelijkheden in de toekomst wel bestaan.”

Archivering van projecten in MS Teams

Gebruik je MS Teams voor projecten, dan is de archivering een ander verhaal. “Voor een project gebruik je de MS Teamsruimte voor een beperkte tijd, een paar jaar. Gedurende die tijd gaan we niks weggooien en daar hangen we dus ook geen bewaartermijn aan. We bewaren alles en na afloop wordt het project in zijn geheel gearchiveerd. Deze werkdocumentatie wordt nog vijf jaar bewaard voor bedrijfsvoeringsbelang of zeven jaar vanuit financieel of belastingtechnisch oogpunt. Daarna wordt alle documentatie vernietigd,” aldus Hagen.

Er bestaan echter ook projecten die voor altijd moeten worden bewaard. “Neem nu bijvoorbeeld de documentatie over het coronavirus,” illustreert Hagen. “De coronacrisisbeheersing van een MS Teamsite is een hotspot. Dat moet allemaal bewaard en in zijn geheel gearchiveerd worden. Momenteel hebben we daar nog geen mogelijkheden voor, maar we gaan er vanuit dat die mogelijkheden in de toekomst wel bestaan.”

Informatiebeheer by design

Kortom, Hagen heeft een duidelijk beeld van hoe organisaties het gebruik van MS Teams in een bredere context in hun informatiebeheer kunnen inbedden. Het belangrijkste principe dat ze hierbij noemt is informatiebeheer by design: “Je wilt niet achteraf bepalen wat de bewaartermijn is. Je wilt hier van tevoren over nadenken over welke type dossiers we zouden kunnen hebben. Wat voor output hebben we daarbij? Kunnen we deze output alvast definiëren?

Kunnen we alvast in de SharePointomgeving libraries maken met verschillende dossiersoorten met een vaste bewaartermijn? In de huidige situatie wil Microsoft alles bij default in één mapje proppen. Maar we willen juist geen default library, maar een eigen template aangepast op je eigen situatie, waarbij de MS Teamsruimte verwijst naar de juiste library in de onderliggende SharePointstructuur.” Kortom, informatiebeheer by design.

Praktische tips voor organisaties voor het gebruik van MS Teams

Χ     Gewoon starten en denken dat het vanzelf wel op zijn pootjes terecht komt.

√     Van tevoren nadenken over het beleid, zoals het langere termijn doel, de beheerorganisatie en de
plaats van MS Teams binnen de processen voor informatiebeheer.

Χ     Alles zoveel mogelijk dichttimmeren en geen risico’ nemen.

√      De gebruiker centraal zetten: hoe ziet de gebruiker prettig digitaal werken voor zich? Maak de
gebruiker medeverantwoordelijk voor de informatieverwerking.

Χ      De relevante afdelingen, zoals DIV, niet betrekken bij het maken van beleidskeuzes.

√      Definieer duidelijke rollen en taken en kijk goed wie waaraan kan bijdragen. Denk hierbij bijvoorbeeld
aan het toezichthouden op naleving  van informatiebeheerbeleid.

Ondersteuning nodig van onze experts?

Benieuwd naar de mogelijkheden van Microsoft Teams bij jullie organisatie? Of wil je van deze situatie gebruik maken om van digitaal werken een succes te maken? Doxis kan hierbij helpen met praktische adviezen, ondersteuning bij implementatie en bijvoorbeeld een optimale inrichting en gebruik van Office 365 en SharePoint Online. We helpen u graag.  Meer weten? Neem dan contact op met onze experts via tel. 070-317 71 72 of stel je vraag per e-mail via commercielebinnendienst@doxis.nl.