Dweilen werkt beter met de kraan dicht, dat geldt ook voor overheidsinformatie.

Stel je voor… je badkamer staat blank omdat het bad is overstroomd. Je begint met dweilen, de kraan laat je openstaan. Dit klinkt onrealistisch, toch is het precies wat Doxis consultants vaak zien bij overheidsorganisaties, ongeacht de bestuurslaag of omvang. Informatie wordt opgeruimd en geordend, maar gelijktijdig blijft er ongeordende informatie bij komen en zijn er onvoldoende structurele oplossingen.

Dat moet anders vindt Doxis directeur Michiel Rijneke: ‘Overheidsorganisaties zijn nu nog te vaak bezig met suboptimale oplossingen. Wij helpen graag bij het opruimen van ontstane problemen, maar veel liever helpen we deze te voorkomen. Dan creëer je ruimte om te innoveren, dat is waar we naartoe willen.’

Kraan dicht 

‘Voor Nederland en onze democratische rechtsstaat zou het beter zijn als er geen werk was voor Doxis,’ zegt Michiel Rijneke met een glimlach, maar niet zonder ernst. Hij zou liever zien dat onze overheid minder geld en tijd kwijt is aan slecht functionerend informatiebeheer. Een enorm probleem waar jaarlijks vele miljoenen euro’s aan overheidsgeld en duizenden werkuren van ambtenaren in gaan zitten. 

‘Ik zie hoe we in ons advieswerk nog te veel bezig zijn met het opruimen van de in het verleden ontstane chaos. Hierdoor is er nauwelijks ruimte voor vernieuwing. De overheid loopt achter de feiten aan en wij lopen vaak noodgedwongen mee. We blijven dan samen dweilen met de kraan open. Het zou zo mooi zijn als we die eens goed konden dichtdraaien. Dat vereist keuzes op bestuurlijk en directieniveau, terwijl daar in mijn ogen nog regelmatig onvoldoende wordt begrepen wat er nodig is.’

Grijze haren en veel lef

Hier ziet Michiel Rijneke een rol voor Doxis. ‘Doxis is ooit begonnen als bedrijf dat voornamelijk op operationeel niveau diensten verleende, bijvoorbeeld op het gebied van archiefbewerking en het wegwerken van achterstanden. Dat kunnen we goed en daar staan we om bekend. Al sinds vele jaren zijn we ontwikkeld tot een bedrijf dat op tactisch niveau diensten verleend: we richten de organisatie van het informatiebeheer in en zijn kennispartner.’

‘Maar om de kraan dicht te kunnen draaien moeten we vaker op het strategische niveau zitten. Daar waar de beslissingen worden genomen, de koers wordt uitgezet en keuzes worden gemaakt over investeringen. Dat is waar we met Doxis de komende jaren verder naar toe gaan groeien. Het mooie is dat we dat strategisch partnership kunnen invullen vanuit onze enorme kennis en ervaring op het gebied van de inrichting en de uitvoering. Daardoor maken we geen abstracte verhalen, maar doen we voorstellen die realiseerbaar zijn en daadwerkelijk effect hebben.’

Michiel erkent dat dit een meerjarige route is. ‘Naast dat het een mooi vooruitzicht is, schept het ook perspectief voor onze medewerkers om mee te kunnen groeien in het vak. Onze adviseurs zullen niet zomaar op het strategisch vlak zitten, daar heb je grijze haren voor nodig en veel lef.’

Informatiebeheer topprioriteit

‘Dit is iets waar we de komende jaren aan gaan werken,’ vult Titia Beuker aan, die samen met Michiel Rijneke de directie vormt. ‘Wat opvalt is dat nu iedereen op afstand werkt door de coronacrisis er geen enkele discussie meer bestaat bij het management over het belang van informatie goed terug kunnen vinden. Waar de informatiehuishouding vroeger niet zo’n leuk onderwerp was staat het nu ineens bovenaan de agenda. Die omslag in denken biedt veel mogelijkheden.’

‘Absoluut,’ zegt Michiel instemmend, ‘informatiebeheer is nu in één klap topprioriteit.’

De digitale overheid

Michiel en Titia vertellen met enthousiasme over de ontwikkelingen binnen Doxis om het fundament te leggen voor deze ambitie. Titia vertelt: ‘We zijn bezig om onze dienstverlening te verbeteren en door te ontwikkelen. Zo gaan we nadrukkelijker aan de slag met adviestrajecten voor de inrichting van omgevingen als Sharepoint en MS Teams. Mede door corona heeft het gebruik daarvan een vlucht genomen, maar de inrichting van het informatiebeheer heeft daarbij niet altijd voldoende aandacht gekregen. Nieuwe informatiechaos ligt daardoor op de loer. Doxis groeit zo mee in de veranderende markt van een steeds meer digitale overheid.’

Het nieuwe Doxis

‘De uitdaging is om bestaande en potentiële klanten nóg beter te gaan vertellen waar we vanuit Doxis bij kunnen ondersteunen. We willen een sterk profiel bouwen waar klanten Doxis op gaan kennen,’ zegt Titia, ‘waarin duidelijk is dat Doxis heel veel te bieden heeft om informatiebeheer en -managementvraagstukken in de breedte op te lossen.’ Om het vernieuwde profiel van Doxis naar buiten te communiceren wordt de komende maanden – naast interne kennisontwikkeling- vol ingezet op het optimaliseren van de uitstraling naar de klant. Michiel: ‘Er is ontzettend hard gewerkt aan een compleet nieuwe website. Waarmee we precies kunnen laten zien wat Doxis nu is, waar we klanten bij kunnen helpen en waar we naartoe willen.’