Een krachtige informatie­huishouding. Hét funda­ment voor de publieke sector.

Wij helpen organisaties hun ‘informatie-stip op de horizon’ te bepalen – en de route daar naartoe vorm te geven. De taken van overheidsorganisaties en de manier waarop die worden uitgevoerd, veranderen voortdurend. Nieuwe taken ontstaan, oude verdwijnen, samenwerkingsverbanden komen en gaan. Informatiemanagement en -beheer moeten daarin meebewegen en de digitale transitie ondersteunen. We helpen daarbij met onder meer een strategisch informatiebeheerplan, het vormgeven van programma’s als Informatie op orde, of de herijking van beleid en uitvoering op dit vlak.

Lees ook Informatievisie en -strategie

In het huidige informatietijdperk gelden steeds hogere eisen aan hoe organisaties omgaan met informatie. De bijzondere maatschappelijke positie van de overheid vraagt bovendien om extra zorgvuldigheid en naleving van wet- en regelgeving, beleidsregels en kwaliteitsnormen. Wij kennen deze spelregels en helpen organisaties ze toe te passen, zodat er doelmatig én rechtmatig gewerkt kan worden.

We toetsen in hoeverre een organisatie al voldoet aan de eisen en stellen waar nodig praktische verbeterplannen op. Denk aan een audit of QuickScan op basis van RODIN, NEN- of ISO-normen, of aan het borgen van naleving van de Archiefwet, AVG en Woo.

Lees ook Kwaliteitssysteem  | Wetten en normen  | Woo-scan 

Bij alles wat organisaties doen, speelt informatie een cruciale rol. Toch wordt bij het ontwerpen van processen vaak onvoldoende nagedacht over hoe met procesinformatie wordt omgegaan. Doxis heeft ruime ervaring met het inrichten van (overheids)processen en weet welke eisen gelden voor informatiemanagement en -beheer.

We integreren deze kennis in onze aanpak en richten processen in die passen bij de organisatie. Binnen dit kennisgebied ondersteunen we onder meer bij procesontwerp, inrichtingsplannen voor informatieafdelingen, interim-management en verandermanagement.

Vrijwel iedere organisatie gebruikt meerdere applicaties en informatiesystemen. Zeker binnen de overheid is de combinatie van zaaksystemen, taaksystemen en samenwerkingsomgevingen gebruikelijk. Voor goed informatiebeheer is het essentieel dat helder is welk systeem welke rol vervult – en dat deze systemen doordacht zijn ingericht.

De keuze voor passende metadata is daarbij cruciaal voor overzicht en vindbaarheid. Wij helpen bij de inrichting van nieuwe systemen, afgestemd op kwaliteitseisen, procesontwerp en rollen binnen de organisatie. Ook adviseren we over informatie-architectuur, functioneel ontwerp en de toepassing van de nieuwe metagegevensstandaard (MDTO).

Lees ook Implementatie Microsoft 365 met Teams en SharePoint Online

Een goed ingericht informatiesysteem is belangrijk, maar pas effectief als medewerkers het ook daadwerkelijk gebruiken. Daarom begeleiden wij implementaties binnen de gebruikersorganisatie via training, communicatie en ondersteuning op de (digitale) werkvloer.

Onze aanpak gaat verder dan een ‘knoppencursus’: we leggen uit waarom systemen op een bepaalde manier zijn ingericht en waarom consequent gebruik cruciaal is. Zo zorgen we voor echte adoptie, waarbij medewerkers begrijpen én handelen vanuit de bedoeling van het systeem.

Lees ook Bewust omgaan met informatie

Na implementatie begint het beheer. Ook goed ingerichte systemen vragen om toezicht, onderhoud en voortdurende verbetering. Wij ondersteunen bij functioneel beheer, kwaliteitsbewaking van informatie en het bijstellen van beheerregels.

Wanneer systemen niet goed zijn ingericht en digitale chaos dreigt, helpen we met analyse en herstel. Migratie van informatie uit oude systemen of netwerkschijven pakken we planmatig aan, met oog voor de waarde van de informatie. Ook begeleiden we de overbrenging van digitale archieven naar een e-depot.

Lees ook het artikel: Je wilt ongestructureerde data, zoals netwerkschijven, opruimen.

Informatiebeheer bestaat al zolang er archieven zijn. Hoewel de aandacht tegenwoordig vooral uitgaat naar digitale data, beheren we in Nederland nog vele kilometers analoog archief. Doxis heeft hier meer dan honderd jaar ervaring mee en bewerkt nog altijd met plezier grote archiefcollecties.

Een deel van deze archieven wordt op termijn vernietigd, een ander deel blijft blijvend bewaard bij archiefdiensten. Voor die overbrenging moeten archieven aan strenge eisen voldoen. Wij zorgen ervoor dat archieven daaraan voldoen: we bepalen wat blijvend bewaard wordt, verzorgen het materiaal en stellen toegangen (inventarissen) op, zodat waardevolle informatie vindbaar blijft voor de toekomst.

Lees ook Analoge archiefbewerking