Archiveren by design en de Woo
Vindbare en doorzoekbare informatie voor iedereen; informatiebeheer by design. Ook binnen informatiemanagement zien we deze trend steeds vaker voorbij komen. De invoering van de Woo is van grote invloed op het by design denken.
Woo, Wet open overheid
De vraag naar een transparante overheid neemt nog altijd toe. Sinds de invoering van de Woo (mei 2022) zien we een aanzienlijke stijging in het aantal informatieverzoeken. Ook de wettelijke verplichting ten aanzien van publicatie van informatie is met de inwerkingtreding van de Woo uitgebreid. Veel overheidsorganisaties hebben moeite om tijdig de juiste informatie te verstrekken.
Structuur in informatiemanagement
Om tijdig de juiste informatie te kunnen verstrekken is grip op de informatiehuishouding essentieel. Door de hoeveelheid informatie en ook de vrijheid die medewerkers soms nemen, verdwijnt vaak de structuur op het gebied van informatiemanagement.
De informatiemedewerker vervult een sleutelrol als het gaat om grip hebben én houden op de informatiehuishouding. Is er geen of nauwelijks beleid, toezicht en naleving op het gebied van informatiebeheer? Dan zal een organisatie niet kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de Woo en de Archiefwet.
Archiveren by design
Binnen ons vakgebied zien de Doxis Informatiemanagers een steeds groter wordende trend op het gebied van ‘by design-denken’. Vanuit de Archiefwet spreekt men over ‘archiveren by design’. Bij deze gedachte sluit de Woo aan. Met archiveren by design bedoelen we het beheren van informatie zodat het duurzaam toegankelijk blijft. Hierbij kijken we niet alleen naar de lange termijn. Ook moet de informatie die al gebruikt en openbaar gemaakt is, bruikbaar blijven.
Open by design – Woo
Wanneer we kijken naar de relatie met de Woo, dan is het ontzettend belangrijk dat er vanaf het prille begin, bij het opstellen van een document, wordt nagedacht over openbaarmaking. Wordt het document uiteindelijk openbaar gemaakt, of niet? En zo ja, op welke manier wordt het document openbaar gemaakt?
Vereenvoudiging Woo-index
Het idee van het Platform Open Overheidsinformatie (nu Woo-index) sluit naadloos aan op het ‘by design-denken’. Vindbare en doorzoekbare informatie voor iedereen. Het uitgangspunt hierbij was dat informatie twee weken nadat het definitief is gemaakt openbaar moet zijn gemaakt. Helaas is gebleken dat dit op korte termijn niet uitvoerbaar is. Daarom heeft het ministerie BZK besloten om de Woo-index te vereenvoudigen en er een verwijsindex van te maken.
Gevolgen vereenvoudiging Woo-index
De vereenvoudiging van de Woo-index (voorheen PLOOI) heeft helaas ook gevolgen voor het Woo-implementatieplan. De informatie hoeft niet op de Woo-index te worden gepubliceerd. Een organisatie moet daarentegen een eigen platform hebben waarop zij publiceren. In de Woo-index dient een verwijzing naar de publicatie te worden geplaatst.
