Digitalisering op z’n Rotterdams

Gemeente Rotterdam zit midden in de transitie om over te gaan op digitale dossiervorming in een nieuw informatiesysteem. Dat is een hele klus. Doxis begeleidt met succes het meerjarige traject om zo'n minimaal 6.000 tot naar verwachting 10.000 Rotterdamse ambtenaren mee te nemen in deze verandering.

De opdracht

Gemeente Rotterdam worstelde met onvolledige digitale dossiers, waarvan een deel analoog bestond en een deel digitaal, zonder centraal toegankelijk digitaal archief. Dit zorgde voor financiële en juridische risico’s en het belemmerde efficiënte samenwerking tussen de Rotterdamse ambtenaren én de burger. 

Digitaal samenwerken aan dossiers moest onderdeel gaan worden van het DNA van de organisatie in de context van de uitrol van een nog in ontwikkeling zijnd systeem. Door onze visie op leren en ontwikkelen en ons begrip van het vakgebied was Doxis de aangewezen partij voor gemeente Rotterdam om deze verandering vorm te geven.

 

De uitdaging

De uitdaging lag er in om de Rotterdamse ambtenaren meer informatiebewust te maken én om hen vertrouwd te maken met de nieuwe werkwijze voor digitale dossiervorming. Jarenlang was men gewend om een document pas te delen als het definitief was. Het nieuwe digitale werken heeft juist als fundament dat documenten vanaf de eerste letter op een gedeelde omgeving staan. Zodat collega’s direct kunnen meewerken, het versiebeheer altijd klopt en het dossier vanaf de basis compleet is. Dat is een grote stap voor mensen, dat weten we bij Doxis. Het kan voelen als controleverlies, ons doel was dus om dit gevoel weg te nemen en zekerheid ervoor terug te geven.

Ik ervaar de samenwerking met Doxis als heel prettig. De experts van Doxis hebben continu constructief meegedacht met ons in de ontwikkeling van de veranderaanpak en hun expertise en ervaring zijn zeer waardevol gebleken voor het succes hiervan."

- Bart Ballaux, Programmamanager GERS Gemeente Rotterdam

De veranderaanpak

Bij de start heeft Doxis een uitgebreid veranderplan opgesteld naar de wensen en eisen van gemeente Rotterdam. Al bleek tijdens de uitvoering dat juist flexibiliteit om hiervan af te kunnen wijken en dit continu in gezamenlijkheid bij te schaven de sleutel was voor succes bij het doorvoeren van de verandering binnen de organisatie. 
1
Creëren van wil & urgentie Het lukt nooit om een systeem te implementeren enkel omdat het moet, daarom is een simpele knoppencursus niet voldoende. Ambtenaren moeten het nut en de noodzaak begrijpen van het nieuwe digitale samenwerken. Daarom leggen we het belang van dossiervorming uit aan de hand van de 4 V's. Informatie moet vindbaar, veilig en volledig zijn én voldoen aan wet- en regelgeving. Iedereen haakt wel op één van deze vier punten aan en zo creëren wij urgentie bij ieder individu binnen de organisatie. 
2
Van willen naar kunnen De weg van willen naar kunnen moet niet te lang zijn. Daarbij is het spannend dat we agile werken: het nieuwe systeem is terwijl men het leert gebruiken in ontwikkeling. Soms duurt het daarom wat langer voordat het systeem kan doen wat is beloofd. Het is essentieel om eerlijk te zijn hierover, zodat altijd duidelijk is: ik ben betrouwbaar. Anders haken mensen af. 
3
Leren en doen Ieder heeft zijn eigen manier van leren. Wij zijn ervan overtuigd dat je het beste leert in je eigen tempo, op je eigen manier, zowel fysiek als online. Met deze vorm van blended learning hebben de ambtenaren het nieuwe systeem leren gebruiken. 
4
Borging leerproducten Uiteindelijk ga je het programma afsluiten, maar we zorgen ervoor dat er altijd nog leerproducten over het gebruik van DIVA zijn wanneer dit in de toekomst nodig is. Veel hulplijnen zijn zelfs ingebouwd in het systeem, zodat de vraag van de gebruiker in DIVA al direct beantwoord wordt.

Resultaten

Acceptatie
De Doxis visie op leren en ontwikkelen heeft ervoor gezorgd dat er een breed gedragen acceptatie is van het nieuwe informatiesysteem.
Bewustwording
Het door ons begeleide leertraject heeft ertoe geleid dat de ambtenaren bewuster en vaardiger zijn in hun omgang met overheidsinformatie.
Vertrouwen
Door de structurele, flexibele en mensgerichte ondersteuning tijdens dit verandertraject kregen de ambtenaren vertrouwen in zichzelf, het nieuwe systeem en het werkproces.
Duurzame adoptie
De producten die ontwikkeld zijn vanuit het veranderprogramma zijn overgedragen aan de interne organisatie zodat duurzame adoptie voor de toekomst wordt geborgd.

Waar kunnen we jou bij helpen?

Ook de overgang maken naar volledig digitaal informatie- en archiefbeheer? Wij helpen je hier graag bij!


Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie