13 april 2021
Die boodschap stond centraal in het recente webinar voor informatieprofessionals van Doxis en Key2Control. Hier vertelden we hoe het op KIDO gebaseerde Kwaliteitssysteem informatiebeheer in Key2Control werkt en hoe Doxis de implementatie daarvan begeleidt. Er kwamen veel interessante onderwerpen en vragen naar voren tijdens het webinar, hier gaan we graag dieper op in middels deze vierdelige blogseries.
In dit eerste deel gaan we specifiek in op de vraag waarom het voor elke organisatie van belang is om de kwaliteit van het informatiebeheer te meten.
Informatiebeheer is zowel essentieel voor de uitvoering van taken als dat het goed in het werkproces moet worden geïntegreerd. Zeker in deze digitale tijd is scheiding tussen informatiebeheer en werkprocessen feitelijk onmogelijk. In het ‘analoge tijdperk’ was het informatiebeheer overzichtelijk: originele papieren werden netjes geordend in het archief geplaatst en de verspreiding ervan werd geregistreerd. Zo kon de organisatie altijd verantwoorden wat de output van een proces was en op welke informatie deze was gebaseerd. De (plicht tot) verantwoording is gebleven maar de grip op informatie lijkt helemaal verloren te zijn gegaan: informatie zit in tal van systemen en medewerkers zijn in staat eenvoudig bestanden te dupliceren en te delen. Dit heeft tot gevolg dat van een origineel document vaak diverse (werk)kopieën in omloop zijn die niet langer zorgvuldig en systematisch beheerd worden. Bovendien neemt de hoeveelheid informatie bijna exponentieel toe, waarbij het steeds lastiger wordt om te bepalen welke informatie te bewaren of te vernietigen is. Daarmee is sturing op de ‘kwaliteit van informatie’ (betrouwbaarheid, beschikbaarheid en bruikbaarheid) haast onmogelijk.
Verantwoordelijkheid
De verantwoordelijkheid van de traditionele DIV-afdeling rijkt onvoldoende ver om dit op te vangen. Nu is iedere medewerker zelf verantwoordelijk voor het toepassen van informatiebeheer: maar weet de medewerker waarvoor zij dan verantwoordelijk is? En is de medewerker daartoe in staat: beschikt zij over de kennis en wordt zij daarin gefaciliteerd en ondersteund? Daarbij komt dat het denken in productieketens het werkproces juist ‘verkokerd’ heeft: de medewerker wordt beoordeeld op de uitvoering van zijn taak binnen het proces. Door deze versplintering voelen medewerkers zich steeds minder verantwoordelijk voor het proces als geheel. Minder betrokkenheid leidt tot minder fout-herstellend vermogen binnen het werkproces en maakt ook dat het informatiebeheer onvoldoende aandacht krijgt. Van een geordende en duurzaam toegankelijke staat is al gauw geen sprake meer. En de organisatie kan niet aan haar verplichtingen voldoen bijvoorbeeld daar waar het de privacywetgeving betreft.
Verantwoording
Volgens artikel 16 van de Archiefregeling moet elke zorgdrager ervoor zorgen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Het resultaat: een duurzaam toegankelijke informatiehuishouding. Iedere overheidsorganisatie moet haar handelen kunnen verantwoorden, kunnen reconstrueren, en informatie verstrekken aan recht- en bewijszoekende burgers of bedrijven, voor cultuurhistorisch onderzoek en voor bedrijfsvoering. Ook van digitale informatie mag geëist worden dat deze zorgvuldig wordt beheerd. De organisatie moet in staat zijn haar taken goed te vervullen en daarbij voldoen aan wet- en regelgeving, beleid en normen. Om open en transparant te zijn moet de organisatie haar informatie op orde hebben. In deze context is het kwaliteitssysteem een effectief instrument om de kwaliteit van het informatiebeheer te monitoren en systematisch te verbeteren.
Organiseren van kwaliteitszorg in de praktijk
Kwaliteitszorg is niet nieuw in de organisatie, ook niet op het gebied van informatiebeheer. Alleen vindt monitoring traditioneel vaak geïsoleerd plaats of voor een specifiek doel. Door hierbij te veel op een selectie aan elementen te focussen loopt te organisatie het risico dat maatregelen elkaar uiteindelijk gaan tegenwerken of dat het verbetereffect kleiner is dan verwacht. Voor een succesvolle kwaliteitszorg wordt deze ingericht en uitgevoerd vanuit een integraal perspectief. Door elementen met elkaar te verbinding wordt efficiënter bijgestuurd en het effect versterkt. Zo krijgt de organisatie meer grip op de kwaliteit van informatie en informatiebeheer. Dat leidt ertoe dat de werkprocessen beter ondersteund worden en de organisatie sneller kan voldoen aan wet- en regelgeving.
Van papier naar praktijk
Doxis en Key2Control werken al twee jaar samen om de kwaliteit van informatievoorziening bij de overheid te verbeteren. We hebben elkaar gevonden vanuit een pragmatische insteek. Dat noemen we van papier naar praktijk. We doen beiden waar we goed in zijn en vullen elkaar prima aan. Doxis legt de focus op het organiseren van beleid en implementatie van het kwaliteitszorgsysteem. Doxis levert de expertise om de juiste vertaalslag van wet- en regelgeving in het eigen beleid en de organisatiecontext te maken en begeleidt zowel mens als de organisatie in de verandering die de invoering van een kwaliteitszorgsysteem met zich meebrengt. Key2Control legt de focus op het faciliteren van hoogwaardige en gebruiksvriendelijke software om de uitvoeringskwaliteit van informatiebeheer te kunnen beheersen en zorgt voor goede begeleiding om het kwaliteitszorgsysteem goed te kunnen gebruiken.