8 juli 2021
Geschreven door Hannah Kooy, Doxis consultant
Het was tijd om opnieuw te kijken naar de inrichting van de interne en externe kennisstructuur, en vooral: om deze een eenheid te laten vormen. Met resultaat! Doxis heeft een vernieuwde kennisstructuur en nieuwe werkwijze voor de interne kennisorganisatie. Handig voor de klant én voor de Doxis professional.
Ons vakgebied verdeeld in zeven kennisgebieden: de Doxis kennisstructuur
Toen Doxis vorig jaar een nieuwe directie kreeg met het aantreden van directeur Michiel Rijneke en Titia Beuker was het ook tijd voor een evaluatie van de kennisstructuur. Michiel vertelt: “Wij hebben een heel breed vakgebied, daardoor is het voor de buitenwereld best moeilijk om te begrijpen wat we nou precies zijn en doen. En voor ons om dit op een eenduidige manier uit te leggen aan de klant. Daar wilden we orde en helderheid in brengen.”
“Er werden gesprekken gevoerd met sales, marketing en onze consultants met als centrale vraag: ‘Hoe vertellen wij onze klanten wat wij doen?’ en ‘wat zijn de elementen van onze kennisstructuur?’. Ik vind het belangrijk om daarbij niet de hypes in het vakgebied te volgen, maar juist te kijken naar de onderliggende thema’s die ook na dergelijke hypes nog bestaan.”
Al gauw werd Doxis adviseur Dominiek Geense gevraagd om mee te denken over deze duurzame en logische ordening. Met zijn jarenlange ervaring in informatie- en kennismanagement, was hij de aangewezen persoon. Michiel: “Dominiek denkt heel ordelijk en systematisch. Dat werkte heel goed in het proces.”
Uiteindelijk is gekozen voor een structuur van zeven kennisgebieden waarbinnen Doxis opereert en zijn er vier disciplines gedefinieerd van waaruit de Doxis experts werken.
We hebben begin dit jaar zeven kennisteams samengesteld. Die bestaan uit medewerkers die aanjagers zijn voor de ontwikkelingen in ‘hun’ kennisgebied. Zij zorgen voor kennisborging en allerlei vormen van kennisdeling met andere collega’s.”
Een manier van denken over informatiemanagement
Michiel legt uit: “Sommige klantvragen spelen zich af binnen één kennisgebied waarbij één rol bij de klant wordt ingezet. Bijvoorbeeld als een adviseur een kwaliteitshandboek schrijft. Vaker komt het voor dat klantvragen betrekking hebben op meerdere kennisgebieden. Bijvoorbeeld als we adviseren over de ingebruikname van Microsoft 365. We kunnen dan helpen bij de juiste systeeminrichting (van architectuur tot metadatering), bij de migratie van content en we kunnen ook de veranderaanpak voor een goede adoptie binnen de organisatie begeleiden. Daarin zie je meteen de samenhang tussen de kennisgebieden. Daarbij worden vaak ook verschillende rollen ingezet: een deel is advieswerk, een deel is bijvoorbeeld projectmanagement.”
“Het idee is om de klant mee te nemen in deze manier van denken en zo het praten over het vakgebied een stukje eenvoudiger te maken,” vervolgt Michiel. “We zijn ervan overtuigd dat dat helpt als we met klanten werken aan de verbetering van de informatiehuishouding binnen de overheid.”
“We komen nu vaak tegen dat de klant met een probleem zit, maar moeite heeft om precies te beschrijven waar de uitdaging ligt. We proberen het dan inzichtelijk te maken. Daar helpt deze kennisstructuur bij. Want voor ieder probleem is de oplossing te vinden in een van die zeven kennisgebieden of een combinatie daarvan.”
Waar wordt de Doxis kennisstructuur toegepast?
De kennisgebieden zijn terug te vinden in alle interne en externe communicatie en dienstverlening van Doxis. Michiel: “De kennisgebieden helpen bij het uniform uitleggen van onze dienstverlening. Iedere Doxis medewerker gebruikt dezelfde basisstructuur.” Het wordt gebruikt in het gesprek met de klant, bij het opstellen van offertes en in de marketing. Zo zie je het op de website bij het kopje artikelen terugkomen.
Intern worden de kennisgebieden ook intensief gebruikt en verder uitgewerkt. Dominiek: “Vanuit onze Doxis-visie zetten we in op het voortdurend ontwikkelen van onze kennis. Daarom hebben we begin dit jaar zeven kennisteams samengesteld. Deze kennisteams bestaan uit medewerkers die aanjagers zijn voor de ontwikkelingen in ‘hun’ kennisgebied. Zij zorgen voor kennisborging en allerlei vormen van kennisdeling met andere collega’s.”
De meest recente ontwikkeling waaraan de kennisteams een belangrijke bijdrage hebben geleverd, is de ontwikkeling van de vernieuwde Doxis kennisbank. Hier is de kennis te vinden die onze experts nodig hebben bij het uitvoeren van werkzaamheden binnen een bepaald kennisgebied.
Nieuwsgierig naar hoe wij binnen Doxis kennis inzetten? Daarover binnenkort meer!
Wil je dit bericht niet missen? Schrijf je in op de nieuwsbrief!