Informatiebeheer is natuurlijk niet nieuw. Dat bestaat al zolang er archieven zijn. Hoewel tegenwoordig de meeste aandacht uitgaat naar digitale data bestaan er ook nog vele kilometers analoog archief die beheerd moeten worden. Doxis heeft hier al meer dan honderd jaar ervaring mee en wij zijn hier dus zeer goed thuis in. We hebben in onze bestaansgeschiedenis al honderden kilometers archief bewerkt en doen dit nog steeds met veel plezier.
Een deel van het archief kan op termijn worden vernietigd, een deel moet blijvend – voor eeuwig dus- worden bewaard. Dergelijke archieven worden beheerd door de verschillende archiefdiensten die Nederland rijk is. Voordat zij het in beheer nemen moeten archiefstukken echter aan strenge voorwaarden voldoen. Hier kan Doxis bij helpen. Om analoog archief aan de gestelde voorwaarden te laten voldoen, wordt het ‘bewerkt’: we bepalen welke informatie blijvend bewaard gaat worden en welke niet, zorgen voor de materiële verzorging en stellen een toegang in de vorm van een inventaris op zodat de blijvend te bewaren informatie goed vindbaar is.
Breng blijvend te bewaren archief tijdig over.
Delen van overheidsarchieven worden blijvend bewaard: die delen die van belang zijn vanuit cultuur-historisch perspectief. Een voorbeeld zijn bouwvergunningen: als je een huis uit 1903 wilt gaan verbouwen, dan is het fijn als de bouwtekeningen nog bestaan. Dat blijvend – voor eeuwig dus- bewaren doet een overheidsorganisatie niet zelf. Daarvoor hebben we de archiefdiensten. Voordat archief naar een archiefdienst wordt overgedragen wordt het bewerkt. Er wordt een toegang in de vorm van een inventaris opgesteld zodat de inhoud vindbaar is en het archief wordt materieel verzorgd. Door vele jaren ervaring zijn we hier expert in.
Professionele archiefbewerking levert je het volgende op:
– Een inventaris die wordt goedgekeurd door de archivaris
– Probleemloze overbrenging naar de archiefdienst
– De eigen beheerkosten nemen af
– Kwalitatieve bewerking tegen een goede prijs
– Overgebracht archief dat toegankelijk en openbaar is
Archiefbewerking is vanouds ons vak. Ervaring genoeg dus.
Voordat digitaal informatiebeheer zijn intrede deed kenden we enkel analoog archief. In dat tijdperk zijn we groot geworden en dat vak oefenen we nog steeds met veel passie uit. Misschien is het wel meer een ambacht inmiddels. Hoewel we het niet exact hebben bijgehouden, is het zeker dat we over de jaren heen honderden kilometers archief hebben bewerkt. Onze methoden en technieken zijn dus gebaseerd op jarenlange ervaring. We leveren kwaliteit en doen dat op een efficiënte manier.
