De aanpak
Na een uitgebreide voorbereiding startte het archiefbewerkingsteam. Optimale afstemming is essentieel voor het slagen van het project. Herben: "Gedurende het project vond dan ook intensieve communicatie tussen de Doxis coördinatoren en de DIV-medewerkers plaats."
Stap 1. Voorbereiding
Tijdens de voorbereidingsfase werkten de projectteams van de verschillende locaties nauw samen met de opdrachtgever RWS. De inhoud van het Basisselectiedocument RWS-Waterstaat werd eigen gemaakt en het archiefbewerkingsplan geschreven. Ook werden de desbetreffende opslaglocaties bezocht om nadere schouw uit te voeren.
Stap 2. Opstart van het project
Voordat het archiefbewerkingsteam van start kon gaan troffen de projectcoördinatoren de nodige voorbereidingen. Werkplekken werden ingericht en op de bewerkingslocaties werden de archiefmaterialen verzameld.
Hierna startte het Doxis-bewerkingsteam met de projectuitvoering door het selecteren en waarderen van vijf kilometer aan RWS-archief. Deze opdracht voerden we in twee fases uit.
Stap 3. Toetsing en deelopleveringen
Door RWS werden strikte eisen opgesteld aan de oplevering van de geschoonde en gearchiveerde documenten. Maandelijks werden inventaris- en vernietigingslijsten aan RWS verstrekt. Wim Alblas, teamleider DIM bij RWS: "Deze maandelijkse deelopleveringen werden vervolgens op vooraf afgestemde elementen getoetst. Op basis van deze toetsing kreeg Doxis decharge op het geschoonde deel van het archief en voerden we aanpassingen in de werkwijze door."
Stap 4. Archiefbewerking
Het team voerde zeer gemotiveerd de archiefbewerking uit. Hierbij werden het opgestelde archiefbewerkingsplan, de DIV-kaders en de gestelde normen en eisen van het Nationaal Archief als uitgangspunt genomen. Door optimale communicatie en afstemming met de DIV-contactpersonen kwamen de bewerkingswerkzaamheden zelfs voor op schema te lopen!
Stap 5. Projectafronding
Wim: "Het volledige project is eerder opgeleverd dan gepland. Het uitvoerige en afgestemde projectplan, heldere kaders, goede communicatie en een hoge bewerkingssnelheid maakten dit mogelijk. Wij zijn zeer tevreden met zowel de kwaliteit van het afgeleverde product als de samenwerking."
