De stappen naar digitaal informatie- en archiefbeheer

Wij hielpen Gemeente Enschede bij de stap die zij wilden maken naar volledig digitaal informatie- en archiefbeheer.

De opdracht

Gemeente Enschede wil de stap maken naar volledig digitaal informatie- en archiefbeheer. Dat betekent dat de komende jaren verschillende activiteiten opgepakt moeten worden. Dit noemen we “de basis op orde”. De kennis over welke activiteiten dit zijn, is in overvloed aanwezig. De kennis en kunde om dit gestructureerd, geprioriteerd en helder in kaart te brengen niet. Gemeente Enschede vroeg onze hulp bij het maken van een concreet en integraal uitvoeringsplan.

 

De uitdaging

De uitdaging voor de gemeente Enschede is het overzicht houden over alle ideeën en initiatieven van collega’s die te maken hebben met informatiemanagement. Veel initiatieven stranden en de teams voor document- en informatiebeheer zijn veelal bezig met ad-hoc taken, waardoor er nauwelijks tijd over blijft om activiteiten planmatig op te pakken. De gemeente heeft veel inhoudelijke kennis over informatiebeheer, maar zocht hulp voor de praktische kant voor de overstap naar digitaal informatie- en archiefbeheer.

De manier van werken heb ik als heel prettig ervaren en we zijn trots op het resultaat.

- Hans Lammers, Programmamanager TIB Gemeente Enschede

Ik vond het een heel prettig proces om samen met gemeente Enschede te komen tot een effectief uitvoeringsplan.

- Dominiek Geense, senior adviseur kennis- en informatiemanagement bij Doxis

De volgende stap

Tijdens dit project is een concreet en werkbaar uitvoeringsplan opgesteld. In de volgende stap, het uitvoeren van de activiteiten die staan beschreven in het uitvoeringsplan, gaat Doxis de gemeente op allerlei terreinen rondom informatie- en archiefbeheer ondersteunen.

De aanpak

De uitdaging voor gemeente Enschede lag er in om de visie en strategie voor de toekomst van het informatiebeheer helder te krijgen. Daarom begonnen we met een brede inventarisatie van de doelen, wensen en prioriteiten. Zo kwamen we stapsgewijs tot een gedetailleerd en concreet uitvoeringsplan.
1
Inventariseren In de eerste stap hebben we in kaart gebracht welke activiteiten er de komende jaren spelen op een achttal kennisgebieden van informatie- en archiefbeheer. Per kennisgebied hebben medewerkers prioriteiten gesteld. Zo kregen we een duidelijk overzicht van taken en prioriteiten per kennisgebied. 
2
Detailuitwerkingen maken Daarna hebben we alle activiteiten met de hoogste prioriteit in detail uitgewerkt: wat is het doel van de activiteit, wie hebben we hierbij nodig, wat leveren we op, wat zijn risico's en afhankelijkheden? Door gestructureerd na te denken over de activiteiten, kregen we een goed beeld van het 'wat' en daarmee ook de tijdinvesteringen. 
3
Uitvoeringsplan maken In de laatste stap zijn alle detailuitwerkingen gebruikt voor het maken van het uitvoeringsplan. In het uitvoeringsplan staat hoe de activiteiten opgepakt worden in vorm van het 'programma informatie- en archiefbeheer'. Hierin is aandacht voor onder andere de programmaorganisatie, planning en kosten. Er zijn ruim dertig activiteiten op het gebied van informatie- en archiefbeheer waarmee de gemeente komende jaren aan de slag gaat.

Resultaten

Tevredenheid
De medewerkers geven aan tevreden te zijn met de gestructureerde werkwijze en de resultaten die zijn behaald.
Uitvoering
Het eindproduct van dit project is een concreet en werkbaar uitvoeringsplan
Efficiëntie
Gemeente Enschede kan op korte termijn starten met de eerste activiteiten.
Adoptie
De medewerkers kijken ernaar uit om de benoemde activiteiten op te pakken en samen met elkaar de stap te zetten naar digitaal informatie- en archiefbeheer.

Waar kunnen we jou bij helpen?

Ook de overgang maken naar volledig digitaal informatie- en archiefbeheer? Wij helpen je hier graag bij!


Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie