Archiefbewerking en social return bij Gemeente Heerenveen

De gemeente Heerenveen heeft in het najaar van 2016 een Europese aanbesteding gedaan om circa 1 kilometer papieren archief te inventariseren, te selecteren, op te schonen, te bewerken en gereed te maken voor 'eeuwige' bewaring in de archiefbewaarplaats.

De opdracht

De gemeente Heerenveen heeft najaar 2016 een Europese aanbesteding gedaan om circa 1 kilometer papieren archief te inventariseren, te selecteren, op te schonen, te bewerken en gereed te maken voor ‘eeuwige’ bewaring in de archiefbewaarplaats. Doxis heeft die aanbesteding gekregen op basis van de aanwezige vakkennis en beschikbaarheid van de juiste mensen. 

Resultaten
De archieven van de Gemeente Heerenveen zijn eind 2019 succesvol overdragen aan de archiefbewaarplaats, inclusief de bijbehorende verklaring. De social return-medewerker heeft het archiefwerk verder opgepakt, is gemotiveerd en doet haar werk uitstekend.

Informatie moet op orde zijn en blijven, daar moet over worden gewaakt door mensen met verstand van zaken.

- Bert Kampinga, Projectleider Gemeente Heerenveen

De uitdaging 

De aanleiding van dit project was het feit dat op basis van de Archiefwet een deel van het archief zou moeten worden klaargemaakt voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Het ging hier nog om een louter analoog archief. Het beslaat de archieven milieu- en bouwvergunningen over de periode 1934 - 2010, waarna de WABO ('Omgevingswet') van kracht is geworden. Het bevat het secretariearchief van de gemeente over de periode 1986 - 2013. Op 1 januari 2014 is namelijk de gemeente Heerenveen veranderd, er kwam grondgebied bij en er kwamen inwoners bij. Officieel moet je dan weer bij nul beginnen. Voorts is er onder meer het archief van de Muziek- en Dansschool, het archief van de Burgerlijke Stand en dat van de Griffie. 








                
De aanpak
Het gereedmaken van een archief voor overdracht naar de archiefbewaarplaats bestaat uit een aantal overzichtelijke stappen. Voor we van start gaan zoeken we zorgvuldig uit wat voor jouw organisatie de beste aanpak is. 



1

Materiële verzorging
Een flinke klus al met al, waarvoor een gedegen vakkennis is vereist. Het blijft (deels) mensenwerk en beoordeling van de waarde van informatie is nu eenmaal afhankelijk van de kennis van degene die het interpreteert en met een juiste afstemming. Doxis was ervoor verantwoordelijk dat op 1 oktober
2019 een 'perfect' archief was gerealiseerd: opgeschoond, materieel verzorgd en klaar om te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.




                


2

Social return 
Aan dit grote project zat ook een zogenaamde 'social return' verbonden, waaraan Doxis op een mooie wijze invulling heeft gegeven: er is op voordracht van Heerenveen iemand uit de gemeente opgeleid en begeleid om mee te werken aan het project, met daarna volop uitzicht op nieuw werk in dit metier. Een nieuwe toekomst voor iemand met de juiste motivatie en voor Doxis een mooie gelegenheid om iemand in te wijden in het vakgebied.




                

			

			

				
				
				
				
			

				
				
			

				
				
				
				
				
				
				

				

				
				
				
				
				

				
				
				
				
				
Waar kunnen we jou bij helpen?
Ook analoog archief gereedmaken voor de archiefbewaarplaats? Wij helpen je hier graag bij. 


Neem contact op voor meer informatie