Via digitaal werken naar verantwoord, effectief digitaal informatiebeheer

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid wil een goed informatiemanagement. Digitale informatie moet op de juiste manier worden opgeslagen en beheerd. Doxis heeft met het Ministerie binnen het programma 'Samen Digitaal' de 'i-Wasstraat' ontwikkeld.

De opdracht

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid hecht veel waarde aan goed informatiemanagement. Digitale informatie moet op de juiste manier worden opgeslagen en beheerd. Doxis heeft met het Ministerie van JenV binnen het programma ‘Samen Digitaal’ de ‘i-Wasstraat’ ontwikkeld. De i-Wasstraat is een onderzoeksmethode waarbij Doxis-consultants en andere deskundigen nagaan in hoeverre de informatiehuishouding bij de diverse directies van het Ministerie van Justitie en Veiligheid op orde is. Het bleek een innovatief traject!

 

De uitdaging

Tijdens het onderzoek werd duidelijk dat er bij veel medewerkers nog de nodige onduidelijkheid bestond over de manier waarop het Ministerie van JenV digitaal haar informatie wil beheren. Maar niet alleen onduidelijkheid, ook signaleerde het team weerstand tegen de gewenste manier van werken. Bijvoorbeeld door informatie niet vast te leggen op een daarvoor bestemde gedeelde schijf maar in de eigen mailbox. Samen Digitaal versterkt het i-bewustzijn, i-vaardigheden en i-discipline van de medewerkers en leidinggevenden, met als doel veilig, vindbare en duurzaam toegankelijke informatie. Medewerkers zijn hierdoor in staat gemakkelijker met elkaar samen te werken en bedrijfsrisico’s worden verminderd. Denk hierbij aan het tijdig en volledig beantwoorden van WOB-verzoeken en Kamervragen.

Doxis medewerkers zijn zonder uitzondering deskundig, communicatief vaardig en hebben merkbaar passie voor het vakgebied.

– Jan Rooijmans, Programmanager van Samen Digitaal bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid

De aanpak

De i-Wasstraat bestaat uit een grondige aanpak. Het start met de i-Scan waarbij drie processen van de desbetreffende directie onder de loep worden genomen. Daarna toetst het team de i-Vaardigheden, het i-Bewustzijn en de i-Discipline van de medewerkers binnen de geselecteerde processen. Hierbij hanteren de onderzoekers de normen: veilig, vindbaar en duurzaam toegankelijk. Het team van Samen Digitaal doet er alles aan om het belang van een goede informatiehuishouding onder de aandacht te brengen en directies te helpen bij het verbeteren ervan.
1

Ontwikkelen en verzorgen van workshops en trainingen op gebied van i-vaardigheden, i-bewustzijn en i-discipline voor leidinggevenden en beleidsmedewerkers

2

Vervullen van projectleidersrol voor verbetertrajecten bij specifieke directies

3

Projectleiding implementatie DigiJust (DMS) voor specifieke directies en processen

4

Uitvoeren van nulmetingen informatiehuishouding bij de directies (in kaart brengen huidige situatie en concrete verbeteradviezen geven, de i-Scan)

5

Invullen gebruikersondersteuning en floorwalking

6

Ontwikkelen nieuwe dienstverlening op basis van best practices die zijn voortgekomen uit de ervaringen van afgelopen 2,5 jaar

Resultaten

Eén digitaal archief
Er is één digitaal archief gemaakt, volgens een logische en generieke ordeningsstructuur. Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan
het realiseren van de recordmanagementfunctie in het DMS DigiJust voor het bewaren en tijdig vernietigen van informatie.
Betere dienstverlening
Betere ondersteuning door geordende en vindbare informatie leidt tot betere dienstverlening. Het leidt ook tot betere beslissingen.
Bewust omgaan met informatie
De grootste winst is voor ons de groeiende bewustwording van het belang van ‘informatie in beheer’. Zonder die bewustwording wordt het heel lastig om gebruikers een nieuwe manier van werken aan te reiken. Wanneer mensen het belang niet onderkennen, zijn ze niet bereid om oude gewoontes
los te laten. We zijn goed op weg om steeds betere feedback te organiseren over waar informatie wordt opgeslagen.
Een toekomstbestendige informatiehuishouding
De aanpak vanuit het programma Samen Digitaal richt zich nu op concrete werkprocessen die zich lenen om in het DMS DigiJust te worden uitgevoerd. Vooral te bewaren informatie heeft daarbij prioriteit.
Proactief omgaan met informatie
Informatiebeheer is geen doel op zichzelf, maar een middel. Het gaat er uiteindelijk om dat mensen belangrijke beslissingen kunnen nemen
op basis van álle beschikbare en relevante informatie. En dat je dat achteraf ook kunt uitleggen. Het uitvoeren van het verbeterplan draagt eraan
bij dat je bewuster met informatie omgaat. Dat je jezelf steeds afvraagt waarom je welke informatie waar opslaat en wat de relevantie is voor anderen.

Waar kunnen we jou bij helpen?

Geïnteresseerd in de i-Wasstraat? Wij vertellen je er graag meer over!

Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie.