College van bestuur RUG gaat digitaal

De Rijksuniversiteit Groningen wilde een oplossing om de stap te kunnen zetten naar volledige digitale ondersteuning van het bestuurlijke proces.

De opdracht

De Rijksuniversiteit Groningen wilde een oplossing om de stap te kunnen zetten naar volledige digitale ondersteuning van het bestuurlijke proces. Het ging om meer dan digitaal vergaderen: het uiteindelijke resultaat moest zijn dat de mensen die beslissingen moeten nemen beschikken over alle relevante informatie op het juiste moment.

De uitdaging

Het proces van informatie verzamelen moet voorafgaand aan het vergaderen aangepakt worden. Informatie staat op netwerkschijven, in het archief of waar mensen ‘hun’ informatie maar opslaan. De vergaderstukken stonden uiteindelijk weliswaar in het vergadersysteem, maar daarin zat geen of onvoldoende structuur. Het secretariaat van de RUG wil een oplossing op maat, die toegesneden is op wat het College van Bestuur nodig heeft en vooral, waar zij snel en efficiënt mee kan werken.

Het secretariaat is heel enthousiast: het scheelt daar veel tijd en stress om alles bij elkaar te hebben en te houden. Er is grip op informatie.

- Ate Veenstra, Programmamanager Rijksuniversiteit Groningen

De volgende stap

De volgende stap is om het systeem verder uit te rollen naar andere overlegstructuren binnen de universiteit. Uiteindelijk moeten al die zaken op elkaar en op het DMS aansluiten, met gebruikmaking van zaakgericht archiveren. Dan komt bijvoorbeeld ook alles rondom een digitaal studentendossier op zijn plek, inzichtelijk gemaakt volgens dezelfde methodieken.

De aanpak

De deadline om elke vrijdag op tijd alle vergaderstukken en -agenda rond te hebben voor de collegevergadering van maandag lag behoorlijk zwaar op de maag bij het (bestuurs)secretariaat van het College van Bestuur van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Het project 'Digitaal Aanleveren, Vergaderen en Archiveren' maakte daar een einde aan.

Informatie structureren Het proces van informatie verzamelen moest voorafgaand aan het vergaderen worden aangepakt. Informatie stond op netwerkschijven, in het archief of waar mensen 'hun' informatie maar opslaan. De vergaderstukken stonden uiteindelijk weliswaar in het vergadersysteem, maar daarin zat geen of onvoldoende structuur. Het veel werk om iets terug te vinden en daarnaast voldeed niet alles aan wet- en regelgeving, waaronder de AVG.

Aanpassen Het proces moest aangepast, maar zo weinig mogelijk afwijken van de huidige werkwijze. Om de acceptatie zo hoog mogelijk te krijgen, moesten we ervoor zorgen dat aan alle eisen met betrekking tot structuur, beschikbaarheid, veiligheid en vertrouwelijkheid werd voldaan, maar ook dat het niet ineens een heel andere procedure zou worden.

Digitaliseren Alle communicatie gaat nu via de digitale weg. De vergaderstukken en de agenda worden in de loop van de vrijdag bij elkaar gebracht, waarbij direct de stukken worden voorzien van metadata om ze te kunnen archiveren in Corsa. Alle informatie wordt opgeslagen en beheerd volgens het bijbehorende recordmanagement regime.

Uniforme workflow

Er is een uniforme workflow, die het hele informatiebeheerproces rondom de vergaderingen aanstuurt.

Werkbare deadlines

De deadlines zijn voor het secretariaat veel beter te hanteren, waar vroeger nogal wat extra werk werd vereist is nu een eventueel herstel eenvoudiger.