VGGM kiest voor digitaal duurzaam

Voor VGGM is een goede informatievoorziening essentieel. Zij vroegen ons een goed werkend DMS in te stellen zodat met oog op de toekomst grotendeels digitaal kunnen werken.

De opdracht

De Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Een goede informatievoorziening en een organisatie die rechtmatig en doelmatig werkt is hierbij essentieel. VGGM heeft Doxis gevraagd om een groot aantal uitdagingen op het gebied van informatiebeheer aan te pakken.

De adviseur heeft hier een goede rol in gespeeld door met de juiste balans tussen uitvoering van wet- en regelgeving en de praktische procesinrichting mee te denken en voorstellen te doen.

- Remco Aarts, Servicemanager bij VGGM

De uitdaging

Door alle processen rondom de documentaire informatievoorziening in beeld te brengen wil VGGM een goed werken Document Management Systeem (DMS) instellen. Hierdoor wordt de organisatie grotendeels digitaal en is zij voorbereid op de toekomst. 

De aanpak

Om de informatiehuishouding van VGGM te versterken hebben we een breed pakket aan diensten en producten geleverd. Hiermee heeft VGGM een stevige basis voor zowel een goede informatievoorziening in het nu als in de toekomst.
1
Inrichting Het opstellen van instrumenten (metadataschema en bewaartermijnen) voor inrichting van het DMS, zodat voldaan wordt aan de eisen gesteld in de nieuwe selectielijst en het Toepassingsprofiel metadatering lokale overheden (TMLO).
2
Adviseren over de toekomst Advies over de toekomst van de DIV-functie, waaronder functieprofielen en vacatureteksten.
3
Opstellen van een handboek Een goedgekeurd handboek waarmee vervanging voor digitale documenten is ingeregeld
4
Actualiseren van regelingen Het actualiseren van de archiefverordening, beheerregeling en mandaatregeling.

Resultaten

Processen in kaart
Processen zijn beschreven en in kaart gebracht
Nieuw beleid en instrumenten
Beleidsstukken, het handboek Vervanging en de benodigde instrumenten zijn opgesteld.
Rechtmatig en doelmatig werken
Op basis hiervan is de VGGM van het startblok gegaan met de implementatie van al deze producten om rechtmatig en doelmatig te blijven werken.
Praktische ondersteuning
Daarnaast heeft Doxis in de vakantieperiode (last-minute) nog enkele weken praktische ondersteuning kunnen bieden bij afwezigheid van een medewerker DIV.

Waar kunnen we jou mee helpen?

Ook stappen zetten naar een digitaal duurzame organisatie? Wij helpen je hier graag bij!