Gemeente Bergen op Zoom gaat voor een toekomstbestendige DIV

Gemeente Bergen op Zoom werkt al een aantal jaar aan de doorontwikkeling van haar informatiemanagement. De afdeling DIV wil een kwalitatief hoogwaardig digitale informatievoorziening realiseren. Wij hielpen hen hierbij.

De opdracht

Gemeente Bergen op Zoom werkt al een aantal jaar aan de doorontwikkeling van haar informatiemanagement. De afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) wil een kwalitatief hoogwaardig digitale informatievoorziening realiseren. Het team heeft een duidelijk beeld van waar zij nu staan, waar zij naartoe willen bewegen en welke werkzaamheden opgepakt moeten worden om het informatiemanagement te optimaliseren en (beter) te laten voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Aan Doxis de opdracht om deze vooruitzichten te realiseren. 

De uitdaging 

Gemeente Bergen op Zoom had te maken met een aantal ontwikkelingen en maatregelen die een andere manier van werken in de hele organisatie tot gevolg had. Voor de afdeling DIV betekende dit dat er grote en snelle veranderingen in zowel taken als de manier van werken op stapel stonden. Daarnaast moesten de DIV-medewerkers ook de nieuwe manier van werken in de organisatie in goede banen leiden. De gemeente Bergen op Zoom wilde daarom laten onderzoeken of haar DIV-medewerkers over de benodigde kennis, competenties en vaardigheden beschikten die nodig zijn om met deze veranderingen mee te gaan en de organisatie met een kwalitatief hoogwaardig informatievoorziening kon blijven ondersteunen. 

Na deze eerste opdracht kregen wij een vervolgopdracht om een nulmeting te doen om te kijken waar de medewerkers nu staan en waarin zij zich verder moeten ontwikkelen. Dit vraagt van de medewerkers DIV dat zij nieuwe kennis, competenties en vaardigheden verwerven om deze processen te kunnen inrichten en hun collega's optimaal te kunnen ondersteunen. 






De aanpak

Om de informatiehuishouding van gemeente Bergen op Zoom toekomstbestendig te maken hebben we per medewerker en op teamniveau ontwikkelplannen gemaakt, aan de hand van de Doxis DIV-game.
1
Advies toekomstbestendigheid DIV Door middel van deskresearch en interviews kregen we een goed beeld van de (digitale) informatiehuishouding van de gemeente Bergen op Zoom, de samenstelling en competenties van het team DIV en welke risico's er spelen. Op basis hiervan hebben we het adviesrapport opgesteld. In dit adviesrapport werden onder andere de functieprofielen geschetst van de toekomstbestendige DIV.
2
DIV-game Voor het vervolgtraject hebben we de DIVĆ¢ā‚¬Āgame uitgevoerd. De DIV-game van Doxis is een nulmeting waarin medewerkers worden uitgedaagd om hun eigen kennis, vaardigheden en houding ten opzichte van het vakgebied te laten zien. De DIV-game van Doxis biedt inzicht in waar de medewerkers in het team nu staan (lST) ten opzichte van hun mogelijke toekomstige functie en rol binnen de organisatie (SOLL). De uitkomsten vormen de basis voor een persoonlijk ontwikkelplan. Het resultaat van de DIVĆ¢ā‚¬Āgame is een ontwikkelplan per medewerker en op teamniveau.

Resultaten

Met het behaalde gezamenlijk resultaat was de opdrachtgever in staat om:
Capaciteit huidige taken
De benodigde capaciteit (formatie, rollen en de daarbij horende kennisniveau en competenties) voor de huidige taken en de lopende trajecten vast te stellen.
Capaciteit toekomst
De benodigde capaciteit (formatie, rollen en de daarbij horende kennisniveau en competenties) voor recente toekomst (2020-2022) te kunnen vaststellen.
Toekomstbestendig
De ontwikkeling van het team richting een toekomstbestendig DIV in te zetten.

Meer weten over de DIV-game?

Wij hebben ruime ervaring met het organiseren van DIV-games.