Gemeente Vaals zet grote stappen in informatiebeheer
De Gemeente Vaals riep de hulp in van Doxis voor het duurzaam organiseren van haar informatie, zodat ze kon voldoen aan de Archiefwet. Daarnaast vroeg Vaals aan Doxis om medewerkers te begeleiden naar een nieuwe manier van informatiebeheer die toekomstbestendig is. En dat is ons samen gelukt: Vaals werkt nu volledig volgens de geldende wet- en regelgeving, en is klaar voor de toekomst.
De opdracht
Alle overheidsorganisaties moeten hun informatie zó bewaren dat die gedurende een bepaalde termijn goed vindbaar is, staat in de Archiefwet. Dat is niet alleen nodig voor de organisatie zelf. Het is bijvoorbeeld ook belangrijk dat inwoners informatie kunnen vinden.
Uit controles van de Archiefdienst bleek dat Vaals nog niet volledig voldeed aan de Archiefwet, dus er was werk aan de winkel. Doxis had al eerder naar tevredenheid een opdracht gedaan bij de gemeente, dus vroeg Vaals Doxis nu ook voor het op orde brengen van haar informatiebeheer volgens de geldende wet- en regelgeving.
De uitdaging
Om alle informatie volgens de Archiefwet te bewaren was een cultuuromslag nodig en daarom had de gemeente óók behoefte aan het opleiden van medewerkers.
Voorheen ging de binnenkomende post naar de geadresseerden in de organisatie en werd het document pas aan het einde van het proces gearchiveerd. Om ervoor te zorgen dat deze informatie vanaf een eerder stadium in het proces beschikbaar is en op elk moment de status ervan kan worden geraadpleegd, wordt de rol van de informatiebeheerder aan de voorkant van het proces verbeterd.
De digitalisering van alle processen vereist een nieuwe manier van werken. De bijbehorende rol verandert dan ook: van medewerker post & archief naar informatiebeheerder.
De rolverantwoordelijkheid is daarbij ook veranderd; de informatiebeheerder gaat pro actief de werkvloer op, neemt meer verantwoordelijkheid op zich en dat vergt dus ook andere competenties en vaardigheden. Vergezeld uiteraard door het verhogen van de inhoudelijke kennis.
De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor de juiste start van het proces en daarmee welke route het document doorloopt. Die route bepaalt onder meer de juiste bewaartermijn en welke andere relevante documenten in het dossier moeten komen. Door de ervaring van Doxis in dit soort trajecten, konden wij gemeente Vaals helpen om medewerkers te begeleiden en bewust te maken van het nieuwe proces.
De stappen vooruit hadden we niet gezet zonder deskundige ondersteuning vanuit Doxis.
Roger Smeets, hoofd bedrijfsvoering Gemeente Vaals
Onze aanpak.
Na een uitgebreide voorbereiding startte ons team vol enthousiasme aan het project. Grofweg gezien bestond het project uit 3 stappen. In het eerste deel lag de focus op het inventariseren van de huidige situatie en het in kaart brengen van de verbeterpunten. Het tweede deel bestond uit het creëren van draagvlak en als laatste maakten we een ontwikkelingsplan zodat we Vaals met een mooi resultaat konden achterlaten.
1
Plan van aanpak
We maakten een plan van aanpak voor de punten waarop de gemeente niet aan de Archiefwet voldeed. Dit plan bestond onder meer uit het opstellen van een metadata-schema, het opstellen van informatiebeleid, het updaten van archiefordening, een e-mailprotocol en een conversie- en migratieprotocol.
2
Samenwerking
We hebben Vaals begeleid bij het oplossen van deze punten. Dat was een soepele samenwerking met korte lijnen
3
Verbeterpunten
Na verloop van tijd maakten we een tweede versie van het plan van aanpak van verbeterpunten (een doorontwikkelingsplan), om het eindresultaat te verfijnen.
Resultaten
Vaals voldoet nu aan de Archiefwet. De gemeente heeft door het traject met Doxis duurzame controle over en inzicht in haar informatiebeheer, wat betekent dat ze ook is voorbereid op eventuele toekomstige veranderingen op dit gebied. En ook belangrijk: Vaals is blij met de behaalde resultaten.
Hoe kunnen wij jou helpen?
Ook hulp nodig bij het voldoen aan de Archiefwet? Wij kunnen helpen! Neem contact met ons op of maak vrijblijvend een afspraak met onze accountmanagers.
